Mal eben auf Homeoffice umstellen? Das gelingt den wenigsten Unternehmen. Entscheidend sind drei Stellschrauben, damit Sie während der Corona-Krise aus dem Homeoffice erfolgreich arbeiten. Und vielleicht ja sogar darüber hinaus. Gastbeitrag von Sven Sester

Foto: 42he Sven Sester verantwortet die Bereiche Marketing und Kommunikation bei 42he Liest man derzeit die typischen Listen zum Homeoffice in der Corona Krise, reduziert sich viel auf die Technik. Mit einem Laptop und ein paar Online-Tools ist es jedoch nicht getan. Wir wissen das aus Erfahrung, denn bei 42he entwickeln wir selbst kollaborative Software und das seit fast zehn Jahren vorwiegend remote. Die Software selbst ist dabei meist das kleinere Problem, die kann man kaufen oder mieten. Es sind diese drei Bereiche, die zusammen funktionieren müssen.

Organisation

Die Arbeit im Homeoffice bringt es mit sich, dass man die Kollegen nicht mehr permanent vor Augen hat. Somit weiß man nicht, wer sich gerade zurückgezogen hat, um sich zu konzentrieren oder wer auf dem Weg zur Kaffeemaschine ist. Das macht es essentiell, Stillarbeitsphasen einzurichten und noch wichtiger, den Umgang und die Erwartungshaltung mit Benachrichtigungen zu definieren: Direktnachrichten etwa über Chat-Tools nur in Ausnahmefällen, gleiches gilt für Telefonate. E-Mails werden zwei mal täglich beantwortet.

Kernarbeitszeiten sind sinnvoll, doch nicht jeder ist zur gleichen Zeit produktiv. Und spätestens in der Corona-Zeit merken Mitarbeiter und Vorgesetzte gleichermaßen, dass sie zeitlich flexibler arbeiten müssen. Mit Kindern daheim ist effektiv gar nichts anderes möglich. Damit das zeitversetzte Arbeiten funktioniert, müssen Meetings (auch Video-Meetings) auf ein Minimum reduziert werden. Das setzt jedoch voraus, dass Diskussionen vielmehr als sonst verschriftlicht werden.

Damit die Verschriftlichung nicht zu konfus wird, gilt es dezidierte Kanäle zu definieren. Thematische Diskussionen und Entscheidungen werden im Projektmanagement-Tool “besprochen”, alles rund um Kunden und den Vertrieb findet sich im CRM-System, Gruppeninformationen und Direktnachrichten im Chat. E-Mail-Schlangen mit vielen CCs bleiben so die Ausnahme.

Aktuell mehr denn je muss es im Chat auch “Off-Topic-Kanäle” geben. Nicht nur für Corona-News, sondern auch für lustige Bilder, witzige Sprüche und andere Absurditäten, die einen nicht vergessen lassen, dass man mit Kollegen auch lachen kann und nicht nur arbeiten. Ohne Humor ist Arbeit nicht zu ertragen, auch interessante Arbeit nicht.

Technik

“Kollaborative Software” ist wie “Cloud Computing” seit Jahren ein Buzzword, ohne dass kaum ein Artikel auskommt. Aber zum einen ist längst nicht alles kollaborativ was so daher kommt und zum anderen hilft es nur, wenn es wirklich zu Ende gedacht und vollzogen ist. Niemandem hilft es, wenn im Chat über Dokumente diskutiert wird, die nur auf lokalen Servern liegen.

Unsere Tools der Wahl sind vor allem folgende:

• Projektmanagement und Chat: Basecamp eine Alternative dazu wäre z.B. Trello
• CRM-System: CentralStationCRM - das CRM richtet sich vor allem an kleine Dienstleistungsunternehmen im B2B-Bereich und ist sehr einfach in der Anwendung.
• Newsletter: Newsletter2Go - das Newsletter-Tool aus Hamburg hat eine Schnittstelle zu CentralStationCRM.
• Kunden-Support und Ticketing: Central Desk aus dem gleichen Hause wie unsere CRM-Software
• Datenschutztechnisch unkritische Texte und Tabellen: Google Docs
• Ordner- und Dokumentenmanagement: Lucky Cloud oder Own Cloud
• Video-Konferenzen: Zoom - für Unternehmen im reinen Microsoft-Kosmos funktioniert auch MS Teams gut, doch wir arbeiten auch im Apple- und Linux-Umfeld.
• Webinare: Demio - die Anwendung ist vor allem für die Zuschauer sehr einfach, denn sie müssen kein Plugin installieren. Eine Alternative wäre vielleicht Edupip aus Aachen.

Mindset

Was in den meisten Unternehmen fehlt, ist jedoch das richtige Mindset. Das beginnt ganz banal schon beim Vertrauen, dass die Kollegen und Mitarbeiter zu Hause wirklich arbeiten. Studien zeigen immer wieder, dass dem so ist und Menschen bei freier Einteilung oftmals sogar mehr arbeiten, als im Büro. Doch der Mensch ist notorisch misstrauisch und will kontrollieren. Umso befreiender ist es dann, wenn man sich vor Augen führt, dass Leistung das entscheidende Kriterium sein sollte und nicht Arbeitszeit. Leistung kann man natürlich schwerer einfordern, denn konkrete Aufgaben, Prozesse und Ziele zu definieren und abzufragen ist deutlich aufwendiger, als Anwesenheit zu kontrollieren. Doch einen Arbeitstag mal guten Gewissens eine halbe Stunde früher zu beenden, weil alle Aufgaben erledigt sind und kein Chef die Stempelkarte kontrolliert, hat etwas sehr befreiendes für alle Parteien.

Damit Menschen im Homeoffice effektiv arbeiten können, brauchen sie eine gewisse Entscheidungskompetenz. Das fängt bei Kleinigkeiten an. Unsere Mitarbeiter haben z.B. fast alle die Zugänge zu den wichtigen Online-Shops inklusive hinterlegter Kreditkarte. Benötigt jemand eine neue Tastatur, Druckerpatronen oder ein Headset, packt sie oder er es einfach in den Einkaufskorb.

Wichtiger ist jedoch, Mitarbeitern die Chance zu geben, die Tragweite ihrer Entscheidungen überblicken zu können und Fehlentscheidungen zu verbessern, nicht zu strafen. Nichts hemmt ein Unternehmen mehr, als unzählige “Cover your Ass-Mails”. Versuche, die Verantwortung für eigene Entscheidungen stets auf andere abwälzen zu können, falls etwas schief geht. Im Homeoffice gilt noch mehr als sonst im Unternehmen: Man muss loslassen können, um zu gewinnen.

Der Autor Sven Sester beschäftigt sich beim Kölner Software-Anbieter 42he mit Marketing- und Vertriebsabläufen kleinerer Unternehmen. Das Softwarehaus bietet mit CentralStationCRM ein Customer Relationship Management-System speziell für KMUs und Selbstständige