Alle 14 Tage aktuelle News aus der IT-Szene   >   
KPMG Österreich tritt SAP-PartnerEdge-Programm bei 27. 03. 2024
Dem Beratungshaus stehen im Rahmen der neuen Kooperation zahlreiche Tools für die digitale Geschäftstransformation zur Verfügung.
SAP und NVIDIA intensivieren Partnerschaft 20. 03. 2024
Die beiden Tech-Player wollen mit ihrer neuen Kooperation den Einsatz generativer KI in Unternehmensanwendungen vorantreiben.
IT Security made in Austria 13. 03. 2024
Medialine partnert mit dem österreichischen Hersteller von „Quantum safe“ Speicherlösungen fragmentiX.
Neue Funktionen für SAP Datasphere 07. 03. 2024
Frische Features für SAP Datasphere und eine neue Unternehmenspartnerschaft helfen Unternehmen beim produktiven und sicheren Umgang mit Geschäftsdaten.
KI-Transformation: Effizienzsteigerung statt Innovation im Mittelpunkt 06. 03. 2024
Laut einer aktuellen Befragung hat die Mehrheit der Unternehmen noch keine KI-Strategie.
Nagarro fördert Digitalisierungsideen 19. 02. 2024
Nagarro sucht erneut innovative Ideen zu digitalen Geschäftsmodellen, Produkten und Services. Als Gewinn winkt ein Realitätscheck durch Expert:innen im Wert von 50.000 Euro.
Einfacher Weg zur Cloud-First-Strategie 12. 02. 2024
SAP präsentiert neue Möglichkeiten für Migration und Modernisierung von Softwaresystemen.
Dätwyler IT Infra übernimmt Seabix 18. 12. 2023
Der IT-Infrastruktur-Anbieter holt sich eine intelligente Kommunikationslösung ins Portfolio.
Bechtle konsolidiert Geschäft in Österreich 18. 12. 2023
Die beiden österreichischen Unternehmen der Bechtle-Gruppe gehen ab 2024 gemeinsame Wege.
hosttech launcht Kl-gestützte Domainsuche 15. 12. 2023
Der Internet Service Provider lanciert mit Domain GPT eine eigens entwickelte Kl-gestützte Domainsuche.
BOLL übernimmt Distribution von WALLIX in Österreich 15. 12. 2023
Der Security-VAD nimmt die Privileged-Access-Management(PAM)-Lösung des französischen Softwareanbieter ins Programm für Österreich.
vshosting expandiert nach DACH 14. 12. 2023
Der europäische Business Cloud Provider bietet seine Dienstleistungen nun auch im deutschsprachigen Raum an.
BestRecruiters 2023: BEKO holt Gold 01. 12. 2023
Der österreichische Technologiedienstleister sichert sich den Sieg in der Kategorie „Arbeitskräfteüberlassung“.
Trusted Access Client: Rundum-Schutz fürs Netzwerk 30. 11. 2023
Mit der Cloud-managed Remote Network Access-Lösung sorgt LANCOM für Sicherheit beim hybriden Arbeiten.
BOLL schließt Distributionsverträge mit Tenable und ALE 30. 11. 2023
Der DACH-IT-Security-VAD BOLL Engineering ist ab sofort Distributor für die Lösungen von Tenable in Österreich und in der Schweiz sowie ab 2024 für Alcatel-Lucent Enterprise in Österreich.
SVS setzt auf SuccessFactors 29. 11. 2023
Die HR-Lösung aus dem Hause SAP sorgt bei der SVS für Datentransparenz und eine aktive Einbindung der Belegschaft in die Geschäftsprozesse.
Trend Micro zeigt KI-gestützten Cybersecurity-Assistenten 28. 11. 2023
Der Companion unterstützt Analysten, um die Erkennung von und Reaktion auf Bedrohungen zu beschleunigen.
Nagarro bringt neue KI-Plattformen auf den Markt 23. 11. 2023
Genome AI, Ginger AI und Forecastra AI ermöglichen einen schnellen Einstieg in die KI-Welt.
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Digitale Rechnungserfassung

Das Wohnbauunternehmen Wien Süd schafft die Digitalisierung von tausenden Eingangsrechnungen.

Foto: Wien Süd Beate Braun, Wien-Süd: „Mit der digitalen Lösung konnten wir während der Hochphase der Corona-Pandemie den Rechnungseingangsprozess am Laufen halten“ Wien-Süd setzt erfolgreiche Schritte in Richtung der digitalen Finanzabteilung mit dem Ziel, die Effizienz im Konzern weiter zu steigern, die Mitarbeiter zu entlasten, und die Bearbeitungszeiten für 50.000 Eingangsrechnungen von 140 Unternehmen zu senken. Gemeinsam mit IT-Partner adesso Austria wurde mittels Ephesoft Transact im ersten Schritt die gesamte formale Rechnungsprüfung automatisiert. Daher wird die Lösung im nächsten Schritt auf die Bereiche Baudokumente und Posteingang ausgerollt.

Start der digitalen Reise im Jahr 2018

Das 20-köpfige Team der Finanzbuchhaltung bearbeitet pro Jahr über 50.000 Eingangsrechnungen von unterschiedlichen Lieferanten und Partnern. Diese Eingangsrechnungen müssen auf formelle und materielle Korrektheit geprüft werden. Bis Anfang 2018 wurden diese Aufgaben noch vollständig händisch erledigt. Die Umstellung auf einen Scanprozess und die Vergabe von Barcodes zur Verknüpfung der Rechnungen mit dem jeweiligen Vorgang im ERP-System brachten erste Erleichterungen.

Während es vor zwanzig Jahren etwa 40 Unternehmen zu managen galt, sind es heute 140 und jedes Jahr kommen weitere hinzu. Die Finanzabteilung ist mit einer steigenden Komplexität der Strukturen konfrontiert. Es braucht eine digitale Lösung. Die Fehlerquoten im bisherigen Barcode-Prozess mussten reduziert, die Effizienz im gesamten Rechnungsverarbeitungsablauf gesteigert und die Mitarbeiter entlastet werden.

Mittels Ephesoft Transact wird die gesamte formale Rechnungsprüfung automatisiert. Dies führt zu einer erheblichen Entlastung des gesamten Teams und zur Steigerung der Produktivität, denn viele Eingangsrechnungen mussten an verschiedenen Stellen korrigiert werden – sei es aufgrund geänderter Bankverbindungen, inkorrekter Adressinformationen oder weiterer relevanter Details. Eine solide, fehlerfreie Stammdatenpflege ist der Schlüssel zum Erfolg.

Nachdem die Teams der Genossenschaft und adesso Anfang Februar 2019 die Roadmap für das Transformationsprojekt erstellt und in Angriff genommen hatten, konnte der „Go Live“ nach erfolgreicher Implementierung von Ephesoft Transact bereits im Dezember 2019.

„Mit der neuen digitalen Lösung konnten wir während der Hochphase der Corona-Pandemie den Rechnungseingangsprozess am Laufen halten. Dank des nunmehr ortsunabhängigen Ablaufs brauchte lediglich ein Kollege in die Zentrale fahren, um einmal täglich sämtliche Dokumente einzuscannen. Den gesamten weiteren Prozess konnten die Kollegen und ich aus den Homeoffices mittels Web-Zugriff auf Ephesoft Transact erledigen“, erzählt Beate Braun, Assistenz Leitung FIBU bei der Wien-Süd.

Großteil aller Rechnungen läuft über den neuen Prozess

Wien-Süd konnte schon in den ersten sechs Monaten die Fehlerquote auf 7,12 Prozent reduzieren – bereits 85,81 Prozent aller Rechnungen laufen über den neuen Prozess. Nur ein paar wenige Ausnahmen müssen aktuell noch händisch verarbeitet werden.

Fortsetzung der digitalen Reise

Die digitale Reise und die Zusammenarbeit von Wien-Süd und adesso Austria werden bereits fortgesetzt: Zukünftig sollen Lieferanten ihre Rechnungen als PDF-Dokumente digital einreichen, sodass auch das Scannen wegfällt und mittelfristig werden sämtliche Eingangsrechnungen über das neue System automatisiert abgewickelt.

„Im nächsten Schritt planen wir in enger Zusammenarbeit mit dem Team der Finanzbuchhaltung Ephesoft Transact auf die Bereiche Baudokumente und Posteingang auszurollen. Damit das Wien-Süd-Team auch hier von den Vorteilen profitiert, die sich bereits in der Rechnungseingangsverarbeitung gezeigt haben“, freut sich Reto Pazderka, Geschäftsführer adesso Austria, über die weitere Zusammenarbeit.

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