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InsideAx

Auftragsabwicklung automatisieren

Intercompany-Prozesse beschleunigen Warenwirtschaft bei Prillinger.

Foto: Prillinger InsideAX integriert Prillinger-Standorte in das zentrale ERP-System Für das oberösterreichische Handelsunternehmen Prillinger haben rasche Auftragsabwicklung und hohe Verfügbarkeit oberste Priorität. Basis dafür ist der Intercompany-Prozess im zentralen ERP-System, um die Warenwirtschaftsabläufe aller fünf europäischen Standorte zu integrieren. Wertvolle Unterstützung in der Projektierung und Umsetzung der Plattform lieferte der Beratungsspezialist InsideAx.
Das Unternehmen sondierte den Markt nach einem passenden ERP-Spezialisten für das Projekt. „Da uns InsideAx bereits bekannt war, beauftragten wir den Dienstleister zunächst einmal mit einer Ist-Analyse. Das Ergebnis war ein Soll-Konzept, das wir als Basis für die Ausschreibung des Projekts verwendeten. Unter den drei Kandidaten der Endrunde entschieden wir uns aufgrund des sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnisses für InsideAx“, berichtet Klaus Brandt, Leiter IT bei Prillinger. Im Sommer 2012 startete die Umsetzung des Inte-grationsvorhabens, mit dem die Standorte nacheinander in die gemeinsame Plattform eingebunden werden sollten. Im ersten Schritt passte InsideAx das System an die spezifischen Anforderungen der Standorte an. Dabei mussten Masken adaptiert und in die jeweiligen Sprachen übersetzt, aber auch Schnittstellen zu Stammdaten, Lieferanten, Lagerverwaltung und Finanzbuchhaltung eingerichtet werden. Danach folgte das Migrieren der bestehenden Informationen aus den Altsystemen mittels Excel-Import in die neue ERP-Plattform. „Die Webshop- und Lagerprozesse haben wir bewusst aus dem Integrationsprojekt ausgespart, diese sollen weiterhin standort-abhängig verwaltet werden können. Ebenso müssen die Niederlassungen weiterhin einen Großteil ihrer Stammdaten erstellen und warten“, so Brandt.

Foto: Prillinger Klaus Brandt, Prillinger: „Mit dem Intercompany-Prozess können wir Aufträge schneller verarbeiten und auf alle relevanten Daten und Lagerstände zugreifen“ Aufträge schneller bearbeiten.

Die Integration der Standorte in das zentrale ERP-System und den gemeinsamen Intercompany-Prozess vereinfacht die Auftragsabwicklung bei Prillinger wesentlich. Wenn nun ein Kunde bei einer der Niederlassungen bestellt – egal ob per Webshop, Telefon oder Fax – wird der Auftrag im jeweiligen Mandanten des Standorts erfasst. Das System erkennt automatisch, ob es sich um einen Intercompany-Auftrag handelt, und erstellt automatisch eine Bestellung und einen Auftrag in der Zentrale in Wels. Hier erfolgt dann die Kommissionierung und Auslieferung, meist direkt an den Kunden, aber teilweise auch an die Niederlassung. „Der Auftrag wird nur einmal erfasst, im Idealfall durch den Kunden der jeweiligen Tochter im Webshop. Danach muss die Zentrale nur noch die Kommissionierung und Auslieferung abwickeln. Die Lieferscheine und Rechnungen werden vollautomatisch generiert“, erläutert Brandt die Abläufe. „An Spitzentagen treffen rund 2.000 Aufträge mit bis zu 11.000 Auftragspositionen in Wels ein, die wir noch am selben Tag ausliefern. Mehr als zwei Drittel der Bestellungen kommen über den Webshop. Da macht sich der einheitliche Prozess bezahlt, denn er beschleunigt und vereinfacht die gesamte Auftragsabwicklung“, berichtet der IT-Leiter.
Mit der Intercompany-Auftragserfassung können die Nutzer alle auftrags- und kundenbezogenen Informationen einsehen. Wenn etwa eine Niederlassung einen Auftrag erhält, dann zeigt das System nicht nur die Kundendaten, den eigenen Lagerstand oder die landesspezifischen Preise an, sondern auch den Bestand in Wels. Wenn die Menge aus dem eigenen Lager nicht gedeckt werden kann, wird per Klick die Intercompany-Bestellung ausgelöst und die Ware in Wels (oder wenn nötig beim Lieferanten) geordert. Im System kann man außerdem per Klick zwischen Original- und Intercompany-Auftrag und damit von manueller zu voll automatisierter Auftragsbearbeitung wechseln. Auch bei automatisch eingespielten Aufträgen – etwa über den Webshop – wird jeweils der aktuelle Status angezeigt. „Mit dem Intercompany-Prozess können wir jetzt nicht nur Aufträge schneller verarbeiten, sondern auch auf alle relevanten Daten und Lagerstände in einem einheitlichen System zugreifen. Einzig Reklamationen können nicht über die Intercompany-Logik abgebildet werden“, fasst Brandt zusammen.
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