Gastbeitrag: Eine moderne Technical Data Management-Lösung ist cloudbasiert und prozessorientiert. Und sie bietet all jene Vorteile, die mit der Low-Code-Technologie verknüpft sind – von der Entlastung der IT bis hin zu schnelleren Entwicklungsprozessen, erklärt Andreas Dangl anhand des Use Cases „Technical Data Management“.

Foto: Fabasoft Der Autor Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft

Die aktuelle Studie „State of Low Code 2021“ zeigt deutlich: Das Digitalisierungstempo hat während der Pandemie derart angezogen, dass IT-Abteilungen oftmals völlig überfordert sind. So liegen rund 80 Prozent aller Softwareprojekte bereits um Monate hinter dem geplanten Zeitplan zurück. Der Wunsch, mehr externe Entwickler einzustellen, ist ebenfalls kaum realisierbar – Stichwort IT-Fachkräftemangel. Die Folge: Unternehmen leiden unter einem massiven Digitalisierungsstau.

Daher verwundert es nicht, dass derzeit immer mehr Unternehmen auf Low-Code setzen. Fast zwei Drittel der Befragten sehen diese Technologie auch langfristig als einen Trend, den ihr Betrieb nicht verpassen darf. Zu den Stärken gehören schnellere Entwicklungsprozesse, geringere Kosten, eine bessere Zusammenarbeit zwischen IT- und Fachabteilungen sowie eine Entlastung der bestehenden IT-Ressourcen. Mehr als die Hälfte (54 Prozent) erkennt in Low-Code zudem das Potenzial, der industriellen Fertigung digitalen Schwung zu verleihen.

Soweit die Theorie. Welche Stärken Low-Code in der Praxis ausspielen kann, zeigt der Use Case des Technical Data Managements, welches insbesondere im industriellen Umfeld eine wichtige Rolle spielt.

Foto: Farknot_Architect via gettyimages Technical Data Management umfasst all jene Informationen, die entlang von Lieferketten zum Einsatz kommen Hohe Prozessorientierung

Technical Data Management umfasst all jene Informationen, die entlang von Lieferketten zum Einsatz kommen. Das können Maßzeichnungen, Spezifikationen, Bewilligungen oder auch Handbücher sein.

Eine moderne Lösung in diesem Bereich speichert derartige Informationen zentral in der Cloud (Stichwort CDE – gemeinsame Datenumgebung). Das bedeutet, dass neben unternehmensinternen Stakeholdern auch alle Supply Chain-Beteiligten – sprich Hersteller, Lieferanten, Partnerunternehmen, aber auch Behörden und Endkunden – je nach Berechtigungsstufe darauf zugreifen können. Und das unabhängig vom aktuellen Ort, dem Zeitpunkt oder dem jeweiligen Endgerät. Grundvoraussetzung dafür ist eine starke Prozessorientierung, bei der wichtige Prozesse für Freigaben oder Genehmigungen bereits integriert sind.

Falls die Out-of-the-box-Funktionen nicht ausreichen, stehen Low- oder No-Code Werkzeuge wie ein grafischer Prozesseditor zur Verfügung. Mitarbeiter der Fachbereiche können damit auch ohne Programmierkenntnisse Prozesse erstellen sowie existierende Workflows an die Besonderheiten der Abteilung oder des Gesamtunternehmens anpassen.

Ist ein Prozess einmal modelliert, übernimmt das intelligente System. Dieses stößt den Prozess an, leitet die anstehenden Aufgaben an die definierten Personen und verschickt Erinnerungs-Mails, um keine Fristen zu versäumen. Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie sich Geschäftsprozesse dank Low-Code in Verbindung mit einem hohen Automatisierungsgrad vereinfachen und beschleunigen lassen.

Intelligente Bausteine

Ein weiterer Bereich, in dem Low-Code im Kontext einer modernen Technical Data Management-Lösung zum Einsatz kommt, ist die Möglichkeit, unterschiedlichen Dokumentenarten eigene Regeln zuzuweisen. Damit können Unternehmen etwa gesetzliche Vorgaben oder Compliance-Regeln automatisieren. Die konkrete Umsetzung einer Vorgabe wäre etwa die automatische Löschung eines Dokuments nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Eine Lösung, die Low-Code integriert hat, bietet Usern der Fachabteilungen zudem Textbausteinsammlungen, die vorgegebene Standardtexte umfassen und das Erstellen von technischen Unterlagen deutlich beschleunigen.

Vordefinierte Suchformulare sind für jene Benutzer und Benutzerinnen hilfreich, die einen Überblick über die aktuell vorhandenen Dokumente und Daten auf der Grundlage bestimmter Suchkriterien benötigen. Mit Hilfe eines Wizards (Assistenten) sind User in der Lage, diese Suchkriterien einfach anzupassen. Aus den Ergebnissen lassen sich zudem mit wenigen Klicks Quick-Reports erstellen.

Last but not least besteht die Möglichkeit, mit einfachen Low-Code-Befehlen das Verhalten von Formularfeldern zu steuern. Übersteigt ein Rechnungsbetrag beispielsweise eine bestimmte Summe, wird ein Pflichtfeld zur Auswahl eines Verantwortlichen eingeblendet, der zusätzlich in den Freigabeworkflow eingebunden werden muss.

Entlastung der IT-Abteilung

Der Use Case des Technical Data Managements zeigt, wie Low-Code den Digitalisierungsstau vor allem im industriellen Umfeld mindern und auflösen kann. Indem Mitarbeiter der Fachabteilungen verstärkt Prozessmodellierungen und -anpassungen übernehmen, unterstützt eine derartige Lösung dabei, wertvolle IT-Ressourcen zu schonen und Entwicklungszeiten drastisch zu reduzieren.