Mit dem Acta Nova Dialog Portal vereinfacht das österreichische Parlament seine Spesenabrechnung.

Foto: pexels/RODNAE Productions Die manuelle Spesenabrechnung hat mit dem Acta Nova Dialog Portal ein Ende 41.000 Belege pro Jahr: die Spesenabrechnung des österreichischen Parlaments war bisher nicht nur zeitlich sehr aufwendig, sondern verschlang auch Unmengen an Papier. Nun hat man sich für die Digitalisierung des Prozesses entschieden und dafür das Acta Nova Dialog Portal implementiert, eine gemeinsame Lösung von Gentics Software und Rubicon IT.

Einache Erfassung und Verarbeitung

Der größte Vorteil der digitalen Spesenabrechnung ist die Zeitkomponente, sagt Philipp Dörre, Geschäftsführer von Gentics Software: „Das Acta Nova Dialog Portal ermöglicht die Erfassung einzelner Belege, die ganz einfach mittels Smartphone abfotografiert und sofort erfasst werden können. Erfasste Belege werden sofort vom System berechnet, aufbereitet und an die verantwortlichen Stellen weitergeleitet. Der aktuelle Spesenstand kann vom User am persönlichen Dashboard in Echtzeit verfolgt werden.“

Die Erfassung, die nun binnen weniger Sekunden digital passiert, erforderte zuvor mehre Papierformulare und physische Postwege. Gleiches galt für die Kommunikation bei Rückfragen, welche nun ebenfalls verzögerungsfrei digital übertragen werden. Dörre: „Die Spesenabrechnung im Parlament war bisher ein langwieriger Prozess mit vielen Schritten, viel Papier und langen Postwegen für die Signaturfreigaben.“

Informationen jederzeit verfügbar

Thomas Steiner, Leiter der Abteilung 8.3 der Parlamentsdirektion, bestätigt: „Die digitale Spesenabrechnung schafft für alle Mitarbeiter eine übersichtliche und effiziente Lösung. Durch die Echtzeitanbindung stehen die aktuellsten Informationen sowohl am Desktop als auch mobil am Smartphone jederzeit zur Verfügung.“

Das Acta Nova Dialog Portal wurde entwickelt, um es Behördenmitarbeitern auch ohne technisches Vorwissen zu ermöglichen, komplexe Services einfach online darzustellen und transparent zu bearbeiten. „Das Dialog Portal ist eine Erweiterung von Acta Nova, der Standardsoftware für effiziente Geschäftsbearbeitung und kann schnell und unkompliziert eingerichtet werden“, sagt Christoph Unger, Bereichsleiter und Prokurist bei Rubicon IT. „Die einzelnen Formulare und Eingabemasken können ganz einfach von den jeweiligen Mitarbeitern generiert werden.“

Im Parlament nutzen mittlerweile 540 Userinnen und User die Lösung. Besonders die Möglichkeit der digitalen Freigabe der Belege habe den Prozess massiv verkürzt und vereinfacht, berichtet Thomas Steiner.