Das Benediktinerstift Admont nutzt Qlik und Mail & Deploy als Basis für valide Entscheidungsfindung.

Foto: Marcel Peda Das Benediktinerstift Admont beherbergt den weltweit größten klösterlichen Büchersaal. Die Analyselösung hilft dabei, den wertvollen Bestand zu schützen Das Benediktinerabtei St. Blasius zu Admont ist das älteste bestehende Kloster der Steiermark. Mit etwa 500 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in rund 20 Betrieben ist das Unternehmen im Bezirk Liezen ein regionaler Wirtschaftsmotor.  Die Aktivitäten in den Betrieben reichen von der Land- und Forstwirtschaft über die holzverarbeitende Industrie und die Energiewirtschaft bis hin zum Tourismus. Das Stift wird von Harrer & Partner IT-seitig betreut und setzt seit rund zwölf Jahren auf QlikView und (seit 2017) Qlik Sense für Datenanalysen in den Betrieben und Einrichtungen. Die Hauptanforderung für eine unternehmensweite BI-Lösung war von Anfang an die Bereitstellung transparenter Auswertungen und Reports über alle Firmen und Fachbereiche hinweg. Man entschied sich ganz bewusst gegen die Implementierung eines Data-Warehouse.

Der In-Memory-Ansatz von Qlik ermöglicht Analysen und Auswertungen mit hoher Flexibilität und Datenintegrität über alle Systeme hinweg. Analysiert werden neben klassischen Vertriebs- und Umsatzdaten auch Temperaturmessdaten, Daten aus dem Personalwesen, Zeitstempel, Bankstände, Immobilienobjekte und vieles mehr. Und die Anwendungsbereiche steigen mit jedem Jahr. Diverse Auswertungen und Ergebnisse aus den verschiedenen Anwendungen werden mithilfe der Reporting-Komponente Mail & Deploy automatisiert in standardisierte Reports übernommen und verschiedenen Empfängergruppen auf Infoscreens und Smartboards, über HUB oder auch per E-Mail laufend zur Verfügung gestellt.

Analysen im klösterlichen Büchersaal

Für den Museumsbetrieb des Stifts werden laufende Verkaufs- und Besucherstatistiken geführt. Die Auswertungen der jährlich rund 40.000 Reservierungen bilden die Basis für eine optimierte Mitarbeitereinsatzplanung.  Im Bereich der Besucherstatistiken werden zusätzlich Geodatenanalysen angewendet sowie Social Media-Daten über die Qlik Web Connectors eingebunden. Um einem möglichen Schädlingsbefall in den Bibliotheksräumen entgegenzuwirken, werden die Messdaten von Temperaturfühlern und Luftfeuchtigkeitssensoren laufend ausgewertet. Diese Daten werden den Besucherströmen gegenübergestellt, um Überlastungen zu vermeiden. 24 Millionen Datensätze werden von drei Messstationen in der Bibliothek und einer Outdoor-Messstation im Minutentakt aufgezeichnet mit Hilfe von Mail & Deploy den verantwortlichen Mitarbeitern entsprechend zur Verfügung gestellt.

Durchblick in der Immobilienbewirtschaftung

Die zum Stift gehörige STIA Immo GmbH verwaltet mehr als 400 Objekte und 4500 Bestandseinheiten für derzeit 40 Eigentümer.  Analysen finden hier sowohl in der klassischen Objektverwaltung statt, als auch zur Kontrolle von Objektkennzeichen, Stammdaten und ähnlichem. Für die 125.000 Konten, welche im ITS-Buchhaltungssystem hinterlegt sind, werden mit Hilfe von Qlik und Mail & Deploy umfangreiche Nachkalkulationen automatisiert durchgeführt.

Laufende Erweiterung

Klassische HR-Analysen für die rund 500 Mitarbeiter werden genauso in der Qlik BI-Lösung gemacht, wie auch Arbeitszeitauswertungen und Fehlzeitenanalysen.  Im Helpdesk-Bereich werden mit einer Qlik-Applikation allgemeine Anfragen, Serviceanfragen, Störungen und Prozesskontrollen der IT erfasst und bearbeitet. Für die Analysen werden die mehr als 430 technischen Services des HelpLine-Module, die mit Zuständigkeiten und garantierten Wiederanlaufzeiten hinterlegt sind, in Qlik eingespielt und um Active Directory-Daten und Excel-Inputs ergänzt.  Analysen von Druckaufträgen nach Kostenstelle und Verursacher zu den 30 Multifunktionsgeräten mit rund 90.000 Drucken pro Monat, sowie die Auswertung von Serverauslastungen und Nutzerverhalten diverser Systeme werden ebenso geführt, wie alle Paragrafen der DSGVO. Ausgewertet werden auch die Kontobestände der rund 200 Bankkonten auf 12 Bankinstituten mit mehr als 65.000 Kontoauszugsdaten. Diese werden ausgelesen, in eine separate Datenbank übertragen und mit den entsprechenden Buchungssalden abgeglichen. Differenzen werden an die zuständigen Fachbereichsmitarbeiter per Report mit Mail & Deploy gemeldet. Dass es auch in Zukunft immer neue Bereiche geben wird, die noch in die Analysen miteinbezogen werden, davon ist Hannes Brottrager, IT-Manager von Stift Admont, überzeugt: „Am Plan stehen bereits Themen wie die Integration von Leistungsdaten der stiftseigenen Wasserkraftwerke und Photovoltaikanlagen, die Darstellung der Erzeuger- und Abnahmedaten in der Fernwärme, sowie die Einbindung von Smart-Meterdaten.“

Standardisiertes Reporting

Daten und Analyseergebnisse aus Qlik werden in gängigen Reportformaten wie Excel, PowerPoint oder PDF automatisch an die Verantwortlichen geschickt oder im Mail & Deploy HUB als Download zur Verfügung gestellt.  „Durch diese gezielte Darstellung einzelner Analysen in gängigen Reportformaten wurde die Datenkompetenz über allen Usergruppen hinweg verbessert und damit die Benutzerakzeptanz der Lösung mit Qlik erhöht“, so Brottrager.  Die Reporting Lösung kommt bei den Infoscreens im Museums- und Helpdesk-Bereich genauso zum Tragen wie bei Alarmierungsmeldungen, z.B. im Brandfall, wo je ein Bericht von Stempelmeldungen, die im Zwei-Minuten-Intervall in Qlik aktualisiert werden, an Betriebsfeuerwehr und Vorgesetzte geschickt wird. So wissen die Verantwortlichen, welche Mitarbeiter aktiv sind und wer bereits ausgestempelt hat. Diese Information kann im entscheidenden Moment Leben retten.