Gastbeitrag: Wie Anwender mit der Kombination von Cloud-ERP und einem Dokumentenmanagement-System (DMS) ein digitales Kraftpaket schnüren, erklärt Manfred Terzer

Foto: Kendox Der Autor Manfred Terzer ist CEO und Gründer des Schweizer DMS-Spezialisten Kendox Immer mehr Unternehmen setzen auf die Flexibilität, die ihnen Cloud-basierte Lösungen für Enterprise Resource Planning (ERP) bieten. Nach der Implementierung einer solchen ERP-Lösung stellen sie jedoch häufig fest, dass ihre Unternehmenssoftware zwar „in der Cloud“ ist, aber die zu den Geschäftsvorfällen gehörigen Einzeldokumente und Buchungssätze an ganz anderer Stelle liegen. Dies kann dazu führen, dass für die Echtzeit-Planung und -Analyse wichtige Informationen fehlen und relevante Belege unberücksichtigt bleiben. Die von der Einführung eines Cloud-ERP-Systems erhofften Vorteile können in diesem Fall nur unzureichend realisiert werden.

Nach neuesten Marktanalysen von IDC werden die weltweiten Ausgaben für IT-Infrastruktur im Jahr 2020 trotz des pandemiebedingten Konjunktureinbruchs um rund 4 Prozent steigen. Zurückzuführen ist dies vor allem auf die hohe Nachfrage nach Cloud-Services. Bei der Modernisierung und Weiterentwicklung bestehender ERP-Systeme, beabsichtigen nach einer aktuellen Lünendonk-Studie fast zwei Drittel (65 Prozent) der Unternehmen eine Migration ihrer ERP-Anwendungen in die Cloud – ein Trend, der sich auch auf Anbieterseite bemerkbar macht. Allein der ERP-Anbieter SAP verzeichnete im Jahr 2019 eine starke Wachstumsdynamik von 35 Prozent für Cloud-Software, und rechnet für das Geschäftsjahr 2020 mit einem Wachstum von 24 bis 28 Prozent in diesem Segment.

Unternehmen, die Wert auf agile digitale Prozesse und schnelles Wachstum legen, profitieren besonders von den Vorteilen, die ihnen führende Cloud ERP-Lösungen, wie zum Beispiel SAP Business ByDesign an die Hand geben. Mit einem solchen vollständig integrierten Cloud ERP-System haben sie eine flexible und skalierbare Lösung, behalten orts- und geräteunabhängig alle wichtigen Unternehmensdaten und Ressourcen im Blick, können Prozesse effizient steuern, Trends auswerten und wachstumsrelevante Entscheidungen treffen.

Hierbei stellt das Cloud ERP bewährte Standardprozesse bereit, damit alle Unternehmensbereiche komfortabel über eine gemeinsame Datenbasis ohne Systembrüche die Daten über die Cloud erhalten. Offene Schnittstellen ermöglichen die individuelle Anpassung der Standardprozesse. Für durchgängige „End-to-End“-Prozesse ist zudem die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen sowie die Erweiterung mit spezifischen Applikationen nötig. Zu den effektivsten Erweiterungen zählt ein integriertes Dokumentenmanagement-System (DMS).

Cloud ERP mit Cloud DMS erweitern – Warum?

Insbesondere bei der Liquiditätsplanung spielt ein nahtloser, transparenter Überblick über Eingangsrechnungen eine wichtige Rolle. In vielen Firmen werden ein- und ausgehende Dokumente, wie Rechnungen, Lieferscheine und andere Belege jedoch noch manuell bearbeitet. Automatisierte Prozesse für die digitale Erfassung, Weiterverarbeitung und Speicherung fehlen häufig. Die Folge ist, dass geschäftsrelevante Dokumente ohne jede digitale Verknüpfung zum ERP abgelegt und verwaltet werden. Dieses Manko kann beispielsweise dazu führen, dass bei der Echtzeit-Liquiditätsplanung relevante Belege und offene Zahlungsverpflichtungen unberücksichtigt bleiben oder in der Kundenkommunikation wichtige Informationen nicht verfügbar sind. Die von der ERP-Einführung erhofften Vorteile können somit nur unzureichend realisiert werden.

Die Lösung dafür bietet ein DMS, welches sich mithilfe von offenen Schnittstellen und einer Cloud-basierten Struktur nahtlos mit Cloud ERP-Anwendungen wie SAP Business ByDesign integrieren lässt. Es sorgt dafür, dass eingehende Rechnungen automatisch im ERP-System landen, im Zuge eines Freigabeprozesses bearbeitet und anschließend zur direkten Buchung bereitgestellt werden. Darüber hinaus haben Mitarbeitende unterwegs Zugriff auf die Dokumente, wie z.B. Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Preislisten oder etwa E-Mail-Konversationen, und können diese im jeweiligen Kontext mobil aufrufen oder freigeben.

Die Lücke zwischen ERP und Dokumentenmanagement schließen

Durch die modulare Erweiterung des Cloud ERP-Systems mit einem Cloud DMS werden die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die Verwaltung von Kunden- und Lieferantenkorrespondenz, von Projekt-, Vertrags- oder Personaldokumenten sowie ganz allgemein die revisionssichere Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten optimal in die ERP-Betriebsabläufe integriert.

Der wesentliche Vorteil eines leistungsfähigen Cloud DMS liegt darin, dass mithilfe von vollständig offenen Schnittstellensammlungen – den sogenannten Web API – nahezu alle Funktionen des Cloud DMS für die Umsetzung individueller Anforderungen verfügbar gemacht werden können. Damit ist sichergesellt, dass sich die Dokumentenarchivierung schnell und einfach in bestehende Geschäftsprozesse und Fachanwendungen, wie zum Beispiel die Finanzbuchhaltung, integrieren lässt.

Ein Zugriff auf die archivierten Dokumente ist jederzeit sichergestellt – entweder vollkommen nahtlos integriert aus dem Cloud ERP heraus oder über einfach zu bedienende Web-Anwendung in einem Web Browser. Komfortable Suchfunktionen stellen sicher, dass benötigte Dokumente und Akten schnell und einfach gefunden und bereitgestellt werden. Entsprechend autorisierte Nutzer können jederzeit auch per Smartphone oder Tablet auf die Dokumente zugreifen. Das erleichtert auch die Anbindung von Projektpartnern oder entfernten Filialen.

Die Verknüpfung von ERP und DMS bietet einen weiteren entscheidenden Vorteil: Im Zusammenspiel mit der Cloud ERP-Software stellt das Cloud DMS die rechtskonforme Verwaltung aller eingehenden und ausgehenden Belege sicher. Bei der Verarbeitung und Verwaltung von digitalen Dokumenten gelten spezifische Regularien und Compliance-Vorschriften. Nur durch eine strukturierte und regelbasierte Ablage sowie eine sichere Archivierung der Dokumente können diese eingehalten werden.

Erfolgskriterium „Made for the Cloud“                       

Der Markt für DMS-Lösungen ist vielfältig. Doch nicht jede Lösung ist für die Erweiterung von Cloud ERP-Systemen geeignet. Lösungen, die ursprünglich für die unternehmensinterne Installation, den sogenannten „On-Premise-Betrieb“ optimiert und nachträglich für den Betrieb in der Cloud „aufgerüstet“ wurden, bieten in der Regel nur begrenzte Möglichkeiten zur Anbindung von Drittsystemen.

Bei der Auswahl sollte sorgfältig geprüft werden, ob das DMS nativ für die Cloud entwickelt wurde. Um den Anforderungen des Cloud-Betriebs zu entsprechen und dabei Infrastruktur- und Finanzressourcen zu schonen, muss das Cloud DMS wirklich „cloud-nativ“ sein. Das ist eine Voraussetzung dafür, dass es über das Internet und insbesondere beim Zugriff mit mobilen Endgeräten auch wirklich zuverlässig und schnell arbeitet.

Erfolgskritisch für eine reibungslose Integration ist beispielsweise die Bereitstellung von standardisierten Web-Schnittstellen, über die die DMS-Lösung mit dem ERP-System verbunden werden kann. ERP und DMS können dabei durchaus in unterschiedlichen Rechenzentren betrieben werden („Cloud-to-Cloud Integration“).

Ein modernes Cloud DMS stellt vielfältige Zugriffsmöglichkeiten auf Dokumente bereit, insbesondere den mobilen Zugriff per Smartphone und Tablet – auch ohne den „Umweg“ über die ERP-Anbindung. Gleichzeitig sollte eine vollständige Integration von Geschäftsbelegen in bestehende Geschäftsprozesse und Abläufe des ERP möglich sein, damit das Cloud DMS eine digitale Plattform für zukünftige Ausbauschritte bietet.

Eine Checkliste mit relevanten Auswahlkriterien und Anforderungen an ein DMS-System, die ein optimales Zusammenspiel von ERP und DMS in der Cloud ermöglichen, stellt Kendox in dem Whitepaper „ERP und DMS – das Kraftpaket aus der Cloud“ zur Verfügung.