Fünf Trends, die den digitalen Arbeitsplatz 2021 prägen werden.

Foto: Konica Minolta „Wachsen, ersetzen oder reparieren und schützen“ ist laut Konica Minolta die strategische Leitlinie für 2021 Im Jahr 2020 überlebten Unternehmen nicht zuletzt dank Tools, die remotes Arbeiten ermöglichten. Hierdurch stieg die Nachfrage nach digitalen Arbeitsplatzlösungen und die Digitalisierung erlebte ihren Durchbruch. Während also 2020 ein Jahr der Lösungsfindung war, erwarten Experten von Lösungsanbieter Konica Minolta, dass 2021 das Jahr sein wird, in dem diese Lösungen in strategische Ansätze münden, die der neuen Arbeitsrealität nach Corona Rechnung tragen. Die Imperative für diese Strategien lauten: "Wachsen, reparieren oder ersetzen und schützen".

Trotz aller Herausforderungen, mit denen sich Organisationen 2020 konfrontiert sahen, waren Unternehmen aus der Perspektive der digitalen Arbeit noch nie so bereit wie heute, mit den arbeitsplatzbezogenen Auswirkungen einer solchen Pandemie umzugehen. Sie haben Beeindruckendes in kurzer Zeit erreicht. In den meisten Fällen wurde dies durch bestehende Digitalisierungsstrategien und -lösungen unterstützt, die in den vergangenen Jahren aufgebaut wurden. Dennoch lag der Fokus darauf, dass alle arbeiten konnten. Die Pandemie war nicht die Zeit für ausgeklügelte strategische Ansätze, vielmehr war sie von schnellen Ad-hoc-Reaktionen geprägt. Das wird sich im Jahr 2021 ändern müssen. Unternehmen werden zu dedizierten strategischen Digitalisierungsansätzen zurückkehren, die auf langfristige Veränderungen abzielen. Die Arbeitsmethoden von der Zeit vor Corona gehören der Vergangenheit an. Mehr noch: 2021 wird zeigen, welches Potenzial die Digitalisierung für Organisationen und ihre Mitarbeiter bereithält.

Trend 1: Das hybride Büro wird der neue Arbeitsplatz sein

2020 hat zu einer unumkehrbaren und grundlegenden Verschiebung der Bedeutung des Arbeitsplatzes geführt: Die Entkopplung des Begriffs „Arbeitsplatz“ von einem bestimmten geografischen Ort wurde schon seit einiger Zeit als Folge der digitalen Arbeitsmethoden proklamiert. Als Reaktion auf die Pandemie ist dies viel schneller als erwartet Realität geworden. Um Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten, sind Unternehmen in vielen Fällen Kompromisse eingegangen und ließen beispielsweise Bring Your Own Device (BYOD)-Strategien zu, die sie zuvor abgelehnt hatten. Im Jahr 2021 werden wir in die Ära des hybriden Büros eintreten. Dieser hybride Arbeitsplatz wird den Mitarbeitern nahtlose und effiziente Arbeitsabläufe bieten müssen - unabhängig davon, ob sie von ihrem Bürostandort oder von einem anderen Ort aus arbeiten. Somit werden physische Büroflächen in Unternehmen kleiner, was den „Immobilien-Fußabdruck“ verringert. Das verändert auch die Anforderungen an die IT, die nicht mehr aus einem zentralen internen Netzwerk bestehen wird, auf das von außen zugegriffen werden kann. Vielmehr wird sie ein dezentrales Netzwerk von Geräten verwalten. Diese Geräte sind intelligent miteinander verbunden und kommunizieren über eine Vielzahl von internen Zugangspunkten miteinander. Der Workplace Hub von Konica Minolta ist ein Beispiel für eine solche Lösung. Er vereint Lösungen für sicheres und effektives Remote-Working und Collaboration bis hin zu digitalen Workflow-Lösungen.

Trend 2: Anpassung von Security, Safety und Compliance an das hybride Büro

Die Transformation hin zu hybriden Büros muss von einem neuen, ganzheitlichen Sicherheitsansatz begleitet werden. Die Parameter für den Schutz eines Unternehmens haben sich 2020 deutlich verschoben - das wird für viele Unternehmen eine Überarbeitung der Sicherheitsstrategie notwendig machen. Konica Minolta Experten erwarten, dass dies sicherere und regelkonforme Informationsmanagementsysteme, Sicherheitslösungen für Räumlichkeiten sowie Managed Security und Disaster Recovery Services umfassen wird. Das fängt bei der IT an, denn die Cyber-Kriminalität hat sich schnell an die neue Arbeitsrealität angepasst: 2020 gab es einen steilen Anstieg von Ransomware und Datendiebstahlsversuchen, die versuchen, unsichere Arbeitsprozesse im Home Office auszunutzen. Für 2021 müssen wir mit einer weiteren Professionalisierung dieser Angriffe rechnen, die strategisch auf die 'schwachen Glieder' einer unvorbereiteten IT abzielen. Um seinen Kunden Lösungen zu bieten, die diesen Bedrohungen entgegenwirken, hat Konica Minolta die Sicherheit zu einem integralen Bestandteil aller seiner Intelligent Connected Workplace-Angebote gemacht.

Trend 3: Mit begrenzten Budgets große Veränderungen umsetzen

Mit Unterbrechungen in ihren Lieferketten und Märkten wird das Jahr 2020 die Finanzen vieler Unternehmen in den meisten Branchen belasten. Dadurch werden Budgets selbst für Aktivitäten mit hoher Priorität, wie beispielsweise die Digitalisierung, eingeschränkt, so dass sie so effizient wie möglich eingesetzt werden müssen. Kostenintensive Investitionsausgaben wie für On-Premise-Szenarien werden flexiblen und skalierbaren hybriden und Cloud-basierten Lösungen weichen, die es Unternehmen ermöglichen, für das zu zahlen, was sie nutzen, und nicht für das, was sie besitzen. Auch dies ist ein Trend der letzten Jahre, der durch die Pandemie beschleunigt wurde. Das Portfolio von Konica Minolta bietet eine breite Palette von XaaS-Angeboten auf Basis monatlicher Abonnementgebühren - von der Anwendungsüberwachung über das Backup-Management bis hin zum Drucken als Service.

Trend 4: Prozessautomatisierung und datengesteuerte Entscheidungsfindung

Mit begrenzten Budgets werden Organisationen im Jahr 2021 ihre wertvollste Ressource so gut wie möglich nutzen müssen - ihre Mitarbeiter. Mühsame, sich wiederholende manuelle Aufgaben führen zu Fehlern und frustrierten Mitarbeitern. Durch Robotic Process Automation (RPA) werden diese Aufgaben von Prozessrobotern übernommen, die eine geringere Fehlerrate liefern. Die Mitarbeiter wiederum erledigen anspruchsvollere Aufgaben, wodurch tendenziell ihre Arbeitszufriedenheit steigt. Der gleiche positive Effekt lässt sich durch den Einsatz intelligenter Videolösungen in produzierenden Unternehmen erzielen, wie sie Konica Minolta mit MOBOTIX bietet, um Produktionsabläufe zu optimieren. Datenbasierte Entscheidungsfindungslösungen, wie sie auf Microsoft Power BI basieren und von Konica Minolta implementiert werden, gehen noch einen Schritt weiter und unterstützen Wissensarbeiter dabei, bessere Entscheidungen zu treffen. In Märkten, die zunehmend von Volatilität und Komplexität geprägt sind, ist eine schnelle, faktenbasierte Entscheidungsfindung ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Ähnlich wie die Pandemie im Jahr 2020 einen Durchbruch für digitale Arbeitsplätze geschaffen hat, wird das volatile Geschäftsumfeld des Jahres 2021 und darüber hinaus die Nachfrage nach solchen Entscheidungslösungen vorantreiben.

Trend 5: Digitale Arbeitsplätze - ein Sprungbrett für mehr nachhaltiges Wachstum?

Die digitale Transformation ermöglicht ein Umdenken, vor allem im Hinblick auf mobilitätsbedingte Emissionen. Dazu gehören sowohl das tägliche Pendeln als auch Geschäftsreisen. Collaboration-Tools ermöglichen eine nahtlose Kommunikation und Vernetzung über verschiedene Standorte hinweg und tragen durch die Vermeidung von Geschäftsreisen zur CO2-Reduzierung bei. So helfen Collaboration-Tools wie Konica Minoltas Workplace Go den Unternehmen, ihren CO2-Fußabdruck zu verringern. Die zukünftige Wachstumsfähigkeit einer Organisation wird von ihrer Fähigkeit abhängen, den Wandel zu einer CO2-armen, sauberen Technologie-Wirtschaft zu bewältigen. Hier hilft ein höherer digitaler Reifegrad der Organisation, diese Ziele zu erreichen: Digitales Informationsmanagement unterstützt die Menge an Papier zu reduzieren, jedoch verbrauchen auch digitale Prozesse Energie. Hier sind Effizienzsteigerungen und erneuerbare Beschaffung der Schlüssel. Sie werden in den kommenden Jahren eine noch größere Rolle spielen. Nachhaltigkeit wird daher ein Schwerpunkt in den Digitalisierungsstrategien ab 2021 sein.

Während 2020 zweifellos ein außerordentlich intensives Jahr für alle Organisationen war, wird auch das Jahr 2021 reichlich Herausforderungen für sie bereithalten. Bei allem, was in den vergangenen Monaten erreicht wurde, wird das Jahr 2021 eine Generalüberholung der digitalen Landschaften in den Unternehmen bringen. Konica Minolta erwartet eine weitere Verfolgung der bereits eingeleiteten Transformationsaktivitäten. Aber auch viele Lösungen, die im Zuge der Pandemie schnell implementiert wurden, werden die Unternehmen überdenken. Sie werden darauf abzielen, sie zu reparieren oder zu ersetzen, wo es notwendig ist, um die Effizienz zu verbessern, aber auch um die Sicherheit und Compliance zu erhöhen.