Mit einer Reifegradüberprüfung finden Unternehmen heraus, ob sie die Fähigkeiten für Prozessoptimierungen besitzen. Gastbeitrag von Christian Handtrack und Moritz Winkler
Foto: Yaroslav B
Eine Reifegradüberprüfung gibt Aufschluss über die Qualität des Business Process Management-Systems
Die österreichische Wirtschaft bewegt sich in Richtung Stagnation. Von noch 2,8 Prozent im Jahr 2011 sank das Wachstum laut Statistik Austria in 2013 auf gerade einmal 0,4 Prozent. Vor dem Hintergrund dieses starken Wachstumseinbruchs sehen die CEOs in Österreich ihre Unternehmen gemäß einer Studie des WKÖ-Fachverbandes UBIT durch steigende Konkurrenz belastet. Wollen österreichische Unternehmen konkurrenzfähig bleiben, müssen sie effizienter arbeiten. Das erreichen sie, indem sie ihre Prozesse sukzessive verschlanken und optimieren. Das Geschäftsprozessmanagement (englisch Business Process Management, kurz BPM) bietet die Werkzeuge dazu. In Österreich, Deutschland und der Schweiz setzen laut des Marktforschungsunternehmens PAC bereits 70 Prozent der Unternehmen ein BPM-System ein, um ihre Prozesse zu verbessern. Doch längst nicht jede Organisation und jedes System verfügen über die notwendigen Fähigkeiten dazu. Darum sollten Unternehmen zunächst einmal herausfinden: Wie gut ist mein BPM eigentlich?
Mehrere Prozess-Teilfähigkeiten.
Aufschluss gibt eine Reifegradüberprüfung. Eine Art Steckbrief legt bestimmte Teilfähigkeiten fest, die das Unternehmen zur Optimierung von Prozessen zwingend benötigt. Dazu zählen etwa die Fähigkeiten, Prozesse einheitlich zu modellieren, zu steuern und zu messen. Um die Reife seines BPM zu ermitteln, bewertet das Unternehmen diese Fähigkeiten einzeln hinsichtlich ihres Vorhandenseins und ihrer Qualität. Eine Frage dabei könnte zum Beispiel lauten: „Nutzen die Mitarbeiter unternehmensweit eine einheitliche Modellierungssprache, um Prozesse darzustellen?“ Bilden die einen Mitarbeiter Prozesse in der Unified Modelling Language (UML) mit Microsoft Visio oder PowerPoint ab, während die anderen die ARIS-Methode verwenden oder freihändig an Flipcharts zeichnen, wäre die Antwort „Nein“. Eine erste Einschätzung, wie gut die einzelnen BPM-Fähigkeiten ausgeprägt sind, bietet eine kostenlose Onlineanwendung (siehe unten).
Strategie nicht vergessen.
Bevor ein Unternehmen sein Geschäftsprozessmanagement verbessert, sollte es zunächst bewerten, als wie wichtig die gefundenen BPM-Schwachstellen einzustufen sind. Die Priorität einzelner BPM-Fähigkeiten unterscheidet sich nach Unternehmen, Strategie und Branche. Setzt etwa ein Unternehmen in einem stark regulierten Umfeld die gesetzlichen und firmeninternen Richtlinien nicht optimal um, sollten die Verantwortlichen diese Fähigkeit trotzdem mit höchster Priorität verbessern. Im zweiten Schritt gilt es, Optimierungsmaßnahmen durchzuführen. Um das BPM zum Beispiel hinsichtlich einer einheitlichen Prozessmodellierung zu verbessern, empfiehlt es sich, einen Standard festzulegen, und die Mitarbeiter darüber zu informieren und zu schulen. Regelmäßige Überprüfungen zeigen, ob die implementierten Maßnahmen auch langfristig ihre Wirkung entfalten. Diese Prüfungen sollten IT-gestützt und automatisiert ablaufen.
Sowohl für die Reifegradüberprüfung als auch die Optimierung des BPM ist es hilfreich, externe Spezialisten hinzuzuziehen. Sie bringen zusätzliches Fachwissen, Best Practices und einen objektiven Blick mit.
Die App für das BPM.
Unternehmen, die einen ersten Überblick über die Qualität ihres Geschäftsprozessmanagements gewinnen wollen, bietet die ICT-Unternehmensberatung Detecon einen kostenlosen Online-Selbsttest. Die Teilnehmer bewerten 14 Aussagen zu wichtigen BPM-Fähigkeiten in den Kategorien Menschen, Prozesse und Werkzeuge. Anhand der Antworten ermittelt die App, an welchen Stellen Nachholbedarf besteht, veranschaulicht die Auswertung mit Ampelfarben sowie in übersichtlichen Heatmap-Darstellungen und nennt erste Anhaltspunkte für Verbesserungsmaßnahmen. Das Ergebnis kann zum Beispiel als Ausgangspunkt für detailliertere Analysen und Diskussionen dienen. Die erste BPM-Einschätzung mit der App lässt sich mit Hilfe von Detecon-Experten durchführen, konkretisieren und mit industriespezifischen Best-Practice-Erfahrungen unterfüttern. Infos unter
bpmmaturity.detecon.com
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Eine Reifegradüberprüfung gibt Aufschluss über die Qualität des Business Process Management-Systems
Die österreichische Wirtschaft bewegt sich in Richtung Stagnation. Von noch 2,8 Prozent im Jahr 2011 sank das Wachstum laut Statistik Austria in 2013 auf gerade einmal 0,4 Prozent. Vor dem Hintergrund dieses starken Wachstumseinbruchs sehen die CEOs in Österreich ihre Unternehmen gemäß einer Studie des WKÖ-Fachverbandes UBIT durch steigende Konkurrenz belastet. Wollen österreichische Unternehmen konkurrenzfähig bleiben, müssen sie effizienter arbeiten. Das erreichen sie, indem sie ihre Prozesse sukzessive verschlanken und optimieren. Das Geschäftsprozessmanagement (englisch Business Process Management, kurz BPM) bietet die Werkzeuge dazu. In Österreich, Deutschland und der Schweiz setzen laut des Marktforschungsunternehmens PAC bereits 70 Prozent der Unternehmen ein BPM-System ein, um ihre Prozesse zu verbessern. Doch längst nicht jede Organisation und jedes System verfügen über die notwendigen Fähigkeiten dazu. Darum sollten Unternehmen zunächst einmal herausfinden: Wie gut ist mein BPM eigentlich?
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