Tischlerei Holst archiviert mit Office Manager elektronisch.

Foto: Privat-Tischlerei Holst Bei der Tischlerei Holst hat Papier als Datenträger ausgedient Papier ist auch im Werkstattbetrieb üblich. Aufträge, Zeichnungen, Anmerkungen zu besonderen Kundenwünschen, handschriftliche Anweisungen für die Handwerker: Für all diese Dokumente und Notizen legte Kai Holst, Tischlermeister und Inhaber der Privat-Tischlerei Holst, früher Hängeordner an. Der Hamburger Betrieb fertigt bereits in fünfter Generation Einrichtungen aus Holz. „Als dann 2008 alle Schränke mit abgeschlossenen Aufträgen voll waren, musste eine effektive Alternative her. Und die fanden wir mit der Dokumentenmanagement-Software Office Manager. Papier als Datenträger hat seitdem bei uns ausgedient. Stattdessen archivieren wir nicht nur digital, wir finden auch in Sekundenschnelle Informationen zu Kunden oder Projekten und müssen nicht in Schubkästen danach suchen“, erklärt Holst.
Die Tischlerei hat mit der Enterprise-Version der Software die Lösung für große Datenbestände im Einsatz. Seitdem laufen sämtliche bürokratischen Prozesse digital. „Was heutzutage nicht ohnehin schon digital abgewickelt wird, wie Angebots- oder Rechnungsstellung, wird dank des schnellen Stapelscans digitalisiert. Somit können wir lückenlos alle Schriftstücke einem Auftrag zuordnen“, zeigt sich Holst zufrieden. Dank Volltextindexierung lassen sich sämtliche Dokumente binnen Sekunden wiederfinden und bei Bedarf bearbeiten.
Die Software ermöglicht per Drag&Drop auch der Buchhaltung des Tischlermeisters die einfache und dabei manipulationssichere, steuerrechtlich korrekte Archivierung. „Und das betrifft nicht nur die eigenen digitalen Rechnungen der Tischlerei. Auch eingehende, digitale Rechnungen werden samt E-Mail komplett in den Office Manager importiert. Hierfür klicken die Mitarbeiter lediglich die betreffende E-Mail in ihrem E-Mail-Programm an, halten die Maustaste gedrückt und schieben die E-Mail auf die Office Manager-Dokumententabelle“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, dem Anbieter von Office Manager.
Ein Wartungsvertrag stellt zusätzlich sicher, dass die Tischlerei Holst sowohl sämtliche kleinere wie auch größere Softwareupgrades, wie beispielsweise die im November erschienene Version 14.0 in 32 und 64-Bit-Ausgabe, erhält.