Gastbeitrag: Wie erfolgreiches Change Management gelingen kann, erklärt Daniel Gemke.

Foto: SoftwareONE Der Autor Daniel Gemke ist Service Lead Austria bei SoftwareONE Neue Geschäftsstrukturen, Applikationen und nicht zuletzt die Digitalisierung verlangen von Unternehmen und ihren Mitarbeitern am fortlaufenden Wandel mitzuwirken. Nur mit einer gut geplanten und auf die Kultur des Unternehmens ausgerichteten Adoption & Change Management Strategie können diese und deren Mitarbeiter den Umgang mit Veränderungen erlernen und in Zukunft besser bestehen. Externe Dienstleister unterstützen Change-Prozesse durch ihr Knowhow und jahrelange Erfahrung.

Veränderungsprozesse sind in Unternehmen allgegenwärtig. Vom verstärkten Wechsel hin zum Home Office bis zur Einführung neuer Software und Prozesse müssen sich Mitarbeiter ständig anpassen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Aber auch neue Geschäftsstrukturen fordern eine Umstellung der Mitarbeiter. Nicht selten sind diese aber Veränderungen gegenüber zunächst weniger offen und bevorzugen altbekannte Prozesse und Tools. Will ein Unternehmen jedoch wettbewerbs- und zukunftsfähig bleiben, muss die gesamte Belegschaft bei der Einführung neuer Workflows und Technologien begleitet werden. Nur wenn sie die Neuerungen annehmen und akzeptieren, kann der Arbeitgeber die voranschreitende Digitalisierung erfolgreich meistern. Eine gut durchdachte Strategie für Adoption & Change Management hilft dabei, Veränderungen in Unternehmen zu implementieren und dauerhaft umzusetzen.

Der Mensch im Mittelpunkt aller Change-Maßnahmen

Adoption & Change Management muss zu jeder Zeit im Veränderungsprozess den Menschen in den Fokus rücken. Wissensstand, Fertigkeiten und Arbeitsweise können von Person zu Person sehr stark variieren, sodass jeder Mitarbeiter einzeln berücksichtigt werden muss. Damit die Belegschaft Neuerungen auch akzeptiert, müssen die Gründe für die Veränderungen und die Vorteile deutlich gemacht werden. Wenn die Mitarbeiter merken, dass sie beispielsweise durch eine neue Software Zeit einsparen und Prozesse zusätzlich vereinfacht werden, erlernen sie motivierter das neue Tool. Immer wieder sollte im ACM-Prozess sichergestellt werden, dass Feedback aller Kollegen ermöglicht und ausgewertet wird. Nur so kann sich das Change Management immer wieder an die aktuellen Bedürfnisse orientieren und nachjustieren.

Foto: SoftwareONE Die fünf Phasen des Adoption & Change Managements – mit einem Add-on Die fünf Phasen des Adoption & Change Management

Eine erfolgreiche Durchführung von Adoption & Change Management erfordert eine organisierte ACM-Struktur. Besonders jahrelange Erfahrung in dem Bereich ist von Vorteil, um einen Change-Prozess reibungslos abzuwickeln. Oft greifen Unternehmen – nicht zuletzt aus Mangel an Zeit und Expertise – auf externe Dienstleister zurück. Die IT-Spezialisten von SoftwareONE gehen dabei in fünf Phasen vor.

Zunächst geht es in der ersten Phase Preparing darum ein Team zu bilden und erste Ziele zu definieren. Dazu gehört auch sich auf fest messbare Kennzahlen zu einigen und eine ACM-Organisationsstruktur einzurichten. Der Sponsor wird ausgewählt und mit dem Vorgehen vertraut gemacht. Im nächsten Schritt Setting the stage werden die ersten ACM-Pläne ausgearbeitet sowie Coaches und Champions ausgewählt. Führungskräften wird die Aufgabe als Coaches zugeteilt. Sie managen die Mitarbeiter und beachten, dass sie sämtliche Informationen und Methoden erhalten. Die Champions sind die IT-Experten, die sich um technische Aufgaben kümmern. Es folgt Phase drei: Recursion tree. Nun werden die Coaches und Champions in eigenen Trainings auf ihre Aufgaben vorbereitet. Ihnen werden Tipps wie mit Widerstand umzugehen ist, beigebracht. In der anschließenden Tornado Phase werden die ACM-Maßnahmen an einer Pilotgruppe ausprobiert. Die Mitarbeiter aus dieser Gruppe können in ihrem Arbeitsalltag die neuen Veränderungen direkt anwenden und austesten aber auch Feedback geben. Daraus abgeleitet kann festgestellt werden, wo eventuell noch Lücken vorliegen und Prozesse verbessert werden müssen. In Phase fünf geht es anschließend um Sustainable Growth. Strategie und Pläne werden aufgrund der Ergebnisse aus der Pilotgruppe überarbeitet, ergänzt und optimiert und das Rollout flächendeckend durchgeführt. Um all das Erlernte nachhaltig in den Köpfen zu behalten, folgt Triple R. Dies steht für „repeat, repeat, repeat“ und sorgt durch stetiges Wiederholen dafür, dass die Mitarbeiter mit den neuen Technologien und Strukturen vertraut werden und diese auch langfristig verstehen, umsetzen und verinnerlichen.