Frischeis schafft durchgängig digitales Archiv mit Anbindung zum ERP-System.

Foto: Frischeis Frischeis nutzt Kendox InfoShare in Kombination mit SmartFIX von TQS Der internationale Holz-Großhandelsbetrieb J. u. A. Frischeis hat mit Unterstützung von Kendox und TQS sein Dokumentenmanagement auf eine moderne Basis gestellt und an das ERP-System angebunden. Bei Frischeis fallen jährlich über zwei Millionen Dokumente an. Das bisherige Archivsystem umfasste die elektronisch gespeicherten Rechnungen für den österreichischen und deutschen Markt, während die anderen Auslandsniederlassungen nur Papierbelege verwahrten. „Unser altes System war zwar eine schlanke Lösung, aber nicht mehr zeitgemäß“, beschreibt Markus Schlaghuber, IT-Services bei Frischeis, die Ausgangslage.
Nach einem Vergleich mit anderen Produkten und einer Praxisdemo entschied sich das Unternehmen für die InfoShare-
Software. „Maßgebend war dabei die Möglichkeit, die bisherige AS/400-Plattform und das bestehende InforAS ERP-System zu integrieren“, so der IT-Experte.
Die Implementation erfolgten in nur drei Monaten. Über die „Single Sign-on“-Anmeldung konnten nun alle Mitarbeiter in Österreich und den ausländischen Niederlassungen direkt aus dem ERP-System auf die archivierten Daten zugreifen.
Im nächsten Schritt suchte man nach einer Lösung für den automatisierten Import und die Klassifizierung der Eingangsrechnungen. Zur Lösung dieser Aufgaben nahm Kendox seinen Partner TQS mit ins Boot. TQS implementierte die Extraktionslösung SmartFIX – ein Tool, das sowohl die zuvor gescannten Papierrechnungen, als auch jene, die per E-Mail eintreffen, automatisch analysiert und alle für die Weiterverarbeitung relevanten Informationen ausliest.

Integrationsserver als Datendrehscheibe.

Gleichzeitig baute TQS eine Integrationsplattform auf, die die bestehenden Teilsysteme – Infoshare DMS/ECM, die SmartFIX Extraktionslösung, das InforAS ERP-System sowie die Portolan Finanzbuchhaltung – verbindet. InfoShare ermöglicht darüber hinaus die Bearbeitung der Kontierungsinformationen für bestimmte Rechnungen direkt im ECM. Kendox übernahm den laufenden Betrieb des Basissystems, den Support sowie Erweiterungen um einige Zusatzfunktionen und Schnittstellen.
„Früher benötigten wir rund zwei Stunden täglich, um die Belege zu bearbeiten. Heute hat sich dieser Aufwand auf einen Bruchteil reduziert“, resümiert Schlaghuber.