Frozen-Yogurt-Start-up optimiert seinen Workflow mit All-in-One Lösung in der Cloud.

Foto: Campaign Creators/Unsplash purefood setzt auf das Cloud-ERP von weclapp Gerade Start-ups sehen sich zum Marktstart in der Situation, eine gute Software zur Abbildung ihrer Geschäftsprozesse finden zu müssen. Häufig behilft man sich zunächst mit Excel-Listen und einzelnen Insellösungen. Das geht so lange gut, bis der Kundenstamm so groß ist, dass die Performance der Excel-Listen schlichtweg nicht mehr mithalten und der Wechsel zwischen den einzelnen Software-Tools mehr Belastung als Arbeitserleichterung ist. In solch einer Situation befand sich auch das Team von purefood, das mit seinen Frozen Yogurts den deutschen Markt erobern möchte. Mit zunehmender Kundenzahl musste eine All-in-One-Lösung her, die CRM und ERP in sich vereint. Größte Herausforderung: Das Interface sollte modern und leicht verständlich sein. Und im besten Falle auch das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmen. Nach einigen Software-Tests wurden die Foodies schließlich fündig.

 „Wir haben einige Zeit auf einen Mix aus Cloud-basierten CRM und Excel-Dateien gesetzt. Über das CRM konnten wir die Kundendaten pflegen, mit den Excel-Sheets haben wir Rechnungen geschrieben und Inventuren durchgeführt“, verrät Felix Leonhardt, einer der drei Lycka-Gründer. Das größte Problem stellte die Schnittstelle dar. CRM und Excel konnten nicht miteinander verknüpft werden, also musste das Lycka-Team im Tagesgeschäft zwischen den beiden Programmen wechseln. „Das ist ein echter Zeitfresser. Ebenso wie die langsame Performance von Excel“, so Leonhardt. „Um unsere Prozesse zu beschleunigen und nicht mehr zwischen verschiedenen Lösungen hin- und herspringen zu müssen, machten wir uns auf die Suche nach einem All-in-One-System.“

Als man bei purefood nach einer neuen Lösung suchte, befragte man zunächst andere Start-ups. Insgesamt kam eine Liste mit rund zehn interessanten Optionen zusammen, die man nun bei Lycka genauer unter die Lupe nahm. Im Rahmen von kostenfreien Testphasen klickten sich die zukünftigen Anwender durch die in Frage kommenden Systeme. Letztendlich blieb man bei der Cloud-Software eines Marburger Unternehmens hängen. Leonhardt erinnert sich zurück: „Im Test hat uns das User Interface von weclapp am besten gefallen.“ Zudem konnte das Tool die Prozesse des Handelsunternehmens komplett abbilden. „Und das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmte auch.“

Eine Lösung für unterschiedlichste Aufgaben

Zu Beginn des Jahres wurde das Paket „Cloud ERP Handel“ eingeführt. Innerhalb von drei Wochen waren die Produkt- und Kundendaten in die neue Lösung integriert und die Formulare eingerichtet. Dann konnte die Arbeit mit dem neuen System losgehen.

Nach der technischen Einführung galt es, die Anwender zu schulen. Das sollte bei Lycka nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Das technikaffine Team konnte sich den Umgang mit der Software selbst aneignen. Für den schnellen Einstieg nahm das Team außerdem an den kostenfreien Online-Schulungen teil. Da jedes Webinar ein konkretes Modul aus der Lösung beleuchtet, können die einzelnen Anwender an der Schulung teilnehmen, die den persönlichen Tätigkeitsschwerpunkt, etwa die Buchhaltung, zum Schwerpunkt hat. „Wir nutzen weclapp nun seit rund einem halben Jahr, und das in jeder unserer Abteilungen. CRM, Verkauf, Buchhaltung – all das bilden wir mit dem System ab“, weiß Leonhardt. Zudem sei die Abwicklung der Produktionsaufträge über das Tool ebenfalls bereits in Planung.

An verschiedenen Standorten im Einsatz                                                        

Heute ist die Lösung fester Bestandteil der täglichen Arbeit von purefood. Genutzt wird weclapp vorrangig im Hamburger Hauptbüro, „aber auch von unseren Mitarbeitern in sechs weiteren deutschen Städten. Durch den Betrieb in der Cloud ist es uns ganz einfach möglich, von jedem unserer Standorte mit dem System zu arbeiten.“ Jeder Anwender hat seine eigenen Login-Daten und kann so zeit- und ortsunabhängig mit dem System arbeiten. Die Pflege einer eigenen Server-Infrastruktur entfällt komplett. Stattdessen werden Hosting, Datensicherung und -bereitstellung komplett vom Anbieter übernommen. Der Server steht in Deutschland.

Zeitersparnis und verbesserter Kundenservice

Schon wenige Monate nach der Einführung ließ sich in dem Start-up eine spürbare Verbesserung des Workflows ausmachen. Dies sei vorrangig der umfassenden Kundenakte zu verdanken, in der der gesamte Schriftverkehr sowie den einzelnen Kunden betreffende Rechnungen, Bestellungen und vieles mehr hinterlegt sind. Durch die Darstellung aller kundenspezifischen Aktionen auf einen Blick, sei ein noch individuellerer Service möglich. Durch die starke Performance des Programms, die übersichtliche Präsentation der benötigten Informationen und die Arbeit innerhalb eines Systems habe sich zudem eine spürbare Beschleunigung in der Abwicklung des Tagesgeschäfts bemerkbar gemacht.

Da sich das System bewährt hat, möchte purefood weiterhin mit der Lösung wachsen. Die Anbindung des Lycka-Online-Shops ist bereits geplant.