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2016 suchte das in Paris ansässige Beratungsunternehmen Capgemini nach Möglichkeiten, sein globales Netz von Mitarbeitenden mit vorhandener Technologie besser zu verwalten. Damals hatte das Unternehmen nur einen eingeschränkten Überblick über seine externen Mitarbeitenden, und das Beschaffungsteam brauchte ein Tool, mit dem es Informationen zusammenführen und Kennzahlen wie Mitarbeiterzahl, Leistung, Kompetenzen und Compliance verfolgen konnte. Da sich außerdem die gesetzlichen Anforderungen in verschiedenen Regionen rasch änderten, benötigte das Beratungshaus eine Technologie, die sich schnell anpassen ließ.
Quelle: SAP
Diese Herausforderung spiegelt sich in allgemeinen Trends wider, die in der von SAP gesponserten Studie „Flexible futures: Navigating the evolving external workforce“ von Economist Impact beleuchtet werden. Die Studie beschreibt eingehend, wie Unternehmen wie Capgemini externes Personal nutzen, um Qualifikationslücken zu schließen und Produktivitätsanforderungen zu erfüllen. Dabei wird aufgezeigt, wie sich Unternehmen für innovative Technologien und Strategien entscheiden, um externe Mitarbeitende nahtlos zu integrieren und damit in einem sich schnell verändernden Fachkräftemarkt wettbewerbsfähig zu bleiben.
Capgemini setzte auf SAP-Fieldglass-Lösungen, um sein Programm für externe Mitarbeitende in über 30 Ländern zu steuern. Die cloudbasierten Lösungen lassen sich in andere SAP-Lösungen integrieren und nutzen künstliche Intelligenz (KI), um die Verwaltung externer Mitarbeitender zu optimieren. Dies stärkt die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen in einem sich weiterentwickelnden Fachkräftemarkt. Mit der Einführung von SAP-Fieldglass-Lösungen war Capgemini in der Lage, freie Mitarbeitende und Leiharbeiter in seiner gesamten Wertschöpfungskette zu verwalten. Das Unternehmen konnte Daten aus über 50 Ländern erfolgreich nutzen, bei den Einheitskosten zusätzliche Einsparungen von 26 Prozent erzielen und die Produktivität des internen Beschaffungsteams um 50 Prozent steigern.
„Durch den besseren Überblick über sämtliche Tätigkeiten und Prozessschritte in Bezug auf unser externes Personal konnten wir wertvolle Erkenntnisse gewinnen und außerdem kürzere Auftragsabwicklungszeiten, höhere Erfüllungsraten und eine bessere Compliance erreichen“, sagt Andreas Hettwer, Group Procurement Category Director bei Capgemini. „Wir konnten die Abläufe rund um unsere externen Mitarbeitenden wirklich optimieren.“
Im dynamischen Geschäftsumfeld von heute sind externe Mitarbeitende – also freie Mitarbeitende, Berater und Leiharbeitnehmer – für viele Unternehmen zu einem wichtigen Faktor geworden. Die effiziente Einstellung und Verwaltung dieser unterschiedlichen Fachkräfte kann jedoch eine große Herausforderung sein, wenn Unternehmen gleichzeitig weiterhin in der Lage sein wollen, auf den zukünftigen Personalbedarf flexibel zu reagieren.
Das liegt daran, dass es bei der Beschaffung externer Ressourcen darauf ankommt, häufig unter Zeitdruck die richtigen Personen zur richtigen Zeit zu finden. Die Studie von Economist Impact wies auch darauf hin, dass sich durch Lücken bei internen Qualifikationen und Fachkräftemangel die Nachfrage nach externem Personal erhöht hat.
Capgemini ist ein Musterbeispiel dafür, wie das in der Praxis funktioniert. Bei stark gestiegenem Personalbedarf im Unternehmen werden die bevorzugten Anbieter benachrichtigt. SAP-Fieldglass-Lösungen machen dabei auf der Grundlage von Listen von Personen, die über die nötigen Qualifikationen verfügen, entsprechende Vorschläge. Dadurch wird der Einstellungsprozess beschleunigt und gewährleistet, dass Capgemini aus dem bestmöglichen Pool geeigneter Personen wählen kann. Die Daten werden in SAP-Fieldglass-Lösungen generiert und in verschiedene Dashboards von Capgemini extrahiert, die auf diese Weise sofort einen umfassenden Überblick über die gegenwärtige Leistungsfähigkeit jedes Anbieters bieten.
Für die Verwaltung externer Mitarbeitender müssen zahllose Variablen genau aufeinander abgestimmt werden. Neben der Beschaffung von Fachkräften müssen Budgets verfolgt, gesetzliche Vorschriften eingehalten und die Leistung gemessen werden. Durch KI-gestützte Automatisierung können diese Prozesse gestrafft werden, sodass wichtige Informationen über externe Mitarbeitende einfacher erfasst, verglichen und gemeinsam genutzt werden können. Dies ermöglicht Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihren Return on Investment (ROI) zu maximieren.
Als die Inflation 2023 sprunghaft anstieg, musste sich Capgemini mit einer großen Zahl von Anfragen aufgrund gestiegener Kostensätze auseinandersetzen. Durch konstruktive und sachliche Gesprächen mit seinen Anbietern bewältigte das Unternehmen die Steigerung der Kostensätze und konnte dem Vorstand Kennzahlen präsentieren, die die Auswirkungen der Inflation zeigten. Die Führungskräfte waren dadurch noch stärker davon überzeugt, dass das globale externe Personal zu einer höheren Produktivität beitragen kann. Am Ende der Implementierung konnte Capgemini 80 Prozent seines Bedarfs an externen Mitarbeitenden decken.
„Wir haben vollständige Transparenz“, sagt Hettwer. „Wir kennen die Anzahl der freien Mitarbeitenden, wir kennen unseren Bedarf pro Region und Geschäftsbereich, wir kennen die Kostensätze, die wir für bestimmte Rollen zahlen müssen, und wir können messen, wie sich die Kostensätze im Laufe der Zeit entwickeln.“
Capgemini prüft auch neue Möglichkeiten, die großen Datenmengen aus der globalen Einführung von SAP-Fieldglass-Lösungen, einschließlich KI, zu nutzen. Die Daten von Economist Impact untermauern Capgeminis Perspektive: Für Führungskräfte sei es ein wichtiges Ziel, in den nächsten drei bis fünf Jahren KI und maschinelles Lernen in ihre herkömmlichen Systeme zu integrieren.
„KI wird sicherlich ein wichtiger Faktor in unserem Unternehmen sein“, sagt Hettwer. „Wir gehen langsam und methodisch vor, um eine sichere und wirkungsvolle Einführung sicherzustellen.“
Der Einsatz des SAP-Fieldglass-Portfolios bei Capgemini verdeutlicht die enormen Möglichkeiten, die fortschrittliche Technologie zur Verwaltung und Optimierung von externem Personal eröffnet. Durch höhere Transparenz, optimierte Prozesse und neue Erkenntnisse durch KI konnte Capgemini die Gewinnung von Fachkräften, Anbieterleistung und Kosteneffizienz erheblich verbessern. Als Folge war das Unternehmen in der Lage, 98 Prozent seiner Ausgaben für globales externes Personal zu erfassen und die Auftragsabwicklungszeit im Vergleich zu Beginn des Programms um 60 Prozent zu verkürzen.
Der Markt für Fachkräfte entwickelt sich ständig weiter. Vor diesem Hintergrund bieten SAP-Fieldglass-Lösungen Unternehmen die erforderlichen Werkzeuge, um den gesamten Lebenszyklus ihrer externen Mitarbeitenden – von der Anforderung und Integration bis zum Ausscheiden und zur Bewertung – zu steuern. Diese Funktionen sind entscheidend, um widerstandsfähig und flexibel zu bleiben, datengestützte Entscheidungen zu treffen und externe Mitarbeitende, die einen wichtigen Mehrwert bieten, vielseitig einzusetzen.
Mit seinem strategischen Fokus auf Innovationen und Compliance setzt Capgemini einen Maßstab für Unternehmen, die das Potenzial ihres externen Personals im heutigen globalen Wettbewerbsumfeld optimal ausschöpfen wollen.
