Der ERP-Spezialist BE-terna unterstützt etliche heimische Kunden mit Lösungen und Expertise bei verschiedenen Aspekten der Digitalen Transformation: von Automation und Data Analytics über Kommunikation und Sicherheit bis zum Kernthema ERP – und stark zunehmend auch beim Thema KI. Einen zentralen Erfolgsfaktor für ein Projekt sieht man vor allem in der optimalen Abstimmung von innovativen technologischen Lösungen mit den eigenen Prozessen.

Foto: BE-terna Für Christian Reiter-Kofler, Business Line Manager bei BE-terna, gilt es beim Umstieg auf eine neue Lösung stets auch die bestehenden Prozesse zu hinterfragen. Die BE-terna Gmbh, österreichische Tochter des deutschen ERP-Spezialisten BE-terna, ist mit Standorten in Wien, Linz und Innsbruck am heimischen Markt stark aufgestellt. Entsprechend nah ist man an den Needs und Problemstellungen der Kunden dran, mit denen man auch hierzulande schon eine lange Reihe an Projekten erfolgreich umgesetzt hat und die man bei verschiedenen Themen der Digitalen Transformation mit Lösungen und Expertise unterstützt: von Automation und Data Analytics über Kommunikation und Sicherheit bis zum Kernthema ERP – und stark zunehmend auch beim Thema KI.

Die letzten beiden Themen liefern aus der Sicht von Christian Reiter-Kofler eine Kombination, die enormes Potenzial für die Effizienz in den Abläufen eines Unternehmen freimacht. Für den Business Line Manager und Spezialist für D365 Finance & Supply Chain bei BE-terna gibt es dabei allerdings eine wichtige Voraussetzung: Es gilt dazu stets auch die bestehenden Prozesse kritisch zu hinterfragen und ob diese noch zu aktuellen Anforderungen udn Strukturen einer Organisation passen.

Herr Reiter-Kofler, aus der Erfahrung zahlreicher Projekte heraus: Was sind die Faktoren, damit eine Business-Software möglichst positive Effekte und möglichst großen Nutzen generiert?

Eine moderne ERP-Lösung kann einen enormen Effizienz-Boost für ein Unternehmen bedeuten – aber ihr optimales Potenzial schöpft sie vor allem dann aus, wenn der Umstieg auf die neue Lösung mit einer kritischen Auseinandersetzung mit den internen Prozessen verbunden wird. Nicht selten stellt sich bei der Analyse heraus, dass Abläufe nicht mehr zur aktuellen Struktur des Unternehmens passen, im Laufe der Jahre immer umständlicher wurden oder gar nicht eindeutig festgelegt sind. Wer solche Schlaglöcher im Rahmen des ERP-Projekts beseitigt, profitiert anschließend mehrfach: durch eine saubere Datenbasis sowohl für die neue Lösung als auch für eine hinsichtlich Kosten, Umsatz und Gewinn effektivere Unternehmenssteuerung, sowie durch per se effizientere interne Abläufe.

Welche Erfolgsstrategien gibt es, um die Akzeptanz der einzelnen User und der Fachbereiche für die Anwendung zu erreichen?

Aus unserer Sicht kommt es vor allem auf eine offene Kommunikation an. Für Mitarbeitende ist es nicht immer leicht, individuelles Wissen preiszugeben und sich dadurch unter Umständen ersetzbar zu machen. Entsprechend ist es wichtig, die Belegschaft für eine Migration ins Boot zu holen. So kann es helfen, ganz konkret aufzuzeigen, welche Vorteile sich durch eine bestimmte Änderung für Kolleginnen und Kollegen auf späteren Prozessstufen ergeben. Wer einen konkreten Nutzen sieht und sich wahrgenommen fühlt, lässt sich auch deutlich leichter für einen Veränderungsprozess gewinnen. Flankierend und ergänzend wäre professionelles Change Management wertvoll. Denn wenn Veränderungen als positiv erfahren werden, verdeutlicht sich auch deren Nutzen im ERP-Projekt.

Was sind häufige Fallstricke beziehungsweise Aspekte, die oft nicht genügend beachtet werden?

Was wir in der Praxis tatsächlich immer wieder beobachten, ist, dass sich Anpassungswünsche an der Lösung sehr schnell potenzieren und dann ausufern können. Dies hat unweigerlich negative Auswirkungen auf Projektdauer und -kosten, erschwert gleichzeitig aber auch die spätere Wartbarkeit der Lösung. Unternehmen sollten sich immer die Frage stellen, ob eine bestimmte Modifikation tatsächlich notwendig ist oder ob nicht der Ablauf, den die Lösung vorgibt, für die Praxis vorteilhaft sein könnte. Entsprechend gilt es, zwischen „Must-Haves“ und „Nice-to-Haves“ zu unterscheiden. Letztere können dann auch nach Projektende Schritt für Schritt abgearbeitet werden – falls sie dann überhaupt noch gewünscht werden.

Gibt es aktuell Bereiche, Prozesse und Themen, in denen Business-Anwendungen besonders viel Potenzial freimachen können?

Eine zentrale Herausforderung für viele Unternehmen ist natürlich nach wie vor der anhaltende Fachkräftemangel. Erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehen in den Ruhestand, für die frei gewordenen Stellen findet sich kein Ersatz. Oft bleibt da als einziger Ausweg nur eine stärkere Automatisierung durch IT-Lösungen. Gerade künstliche Intelligenz verspricht hier ein enormes Potenzial. Kombiniert mit dem ERP-System als informationstechnischem Rückgrat eines Unternehmens kann sie Teams entlasten und in die Lage versetzen, das anfallende Aufgabenpensum auch mit geringeren Kapazitäten weiterhin effektiv zu bewältigen.

Welche Trends und Entwicklungen zeichnen sich bei Business-Anwendungen ab? Wird sich die Art, sie zu bauen, aber auch sie zu nutzen, in näherer Zukunft ändern?

Ja, zweifellos, und diese Änderung hat bereits begonnen! Gerade generative KI eröffnet uns dabei Möglichkeiten, auf völlig neue Weise mit IT-Systemen zu interagieren. Ein Beispiel: Anstatt gewünschte Kundensegmente für eine Marketing-Aktion manuell im Kundenstamm herauszusuchen, lässt sich die Auswahl in natürlicher Sprache formulieren: „Selektiere mir alle Kunden aus der Gastronomie mit mehr als 200 Mitarbeitenden, die im vergangenen Jahr neue Lizenzen bestellt haben.“ Das IT-System ermittelt dann selbstständig die passenden Filter. Diese völlig neue Interaktionsweise spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es auch Usern, die keine umfassende Kenntnis der Datenbank und ihrer Struktur haben, effizient damit zu arbeiten.

Wie können und sollten sich Unternehmen und ihre IT-Organisationen auf diese Entwicklung einstellen?

Trotz aller Vorteile ist es aus meiner Sicht entscheidend, nicht in Torschlusspanik zu verfallen und einfach „irgendwas mit KI“ zu implementieren. Damit echter Nutzen für das Unternehmen entsteht, gilt es, sich im Vorfeld Gedanken zu machen: Wo könnte KI ganz konkret unterstützen? Welche Daten wären hierfür notwendig? Wo wären Vorarbeiten erforderlich, um z. B. für einen sauberen und einheitlichen Datenbestand zu sorgen? Und: Werden Compliance-Richtlinien zu Datensicherheit und Verwendung von personenbezogenen Daten berücksichtigt? Wem hier die notwendige Expertise fehlt, sollte nicht zögern, ein spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen ins Boot zu holen, das in der Praxis mit seinem Know-how unterstützen kann.

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