Dokumentenmanagement gehört zur neuen Welt des Arbeitens. Gastbeitrag von Sandra Kolleth, Xerox Österreich

Foto: Xerox Die Autorin Sandra Kolleth ist General Manager Xerox Österreich In den vergangenen zehn Jahren haben wir uns von einer Connectivity- zu einer Hyperconnectivity-Gesellschaft entwickelt. Neue Geschäftsmodelle und Berufsbilder basieren auf der Digitalisierung. Auch das Tagesgeschäft im Büroalltag verändert sich dadurch und verlangt nach Automatisierung und Vereinfachung. Managed Print Services der nächsten Generation spielen dabei eine wesentliche Rolle, denn sie umfassen viel mehr als nur das Drucken: Die Kombination des Managements von Dokumenten-In- und Outputs strafft Prozesse und unterstützt Unternehmen auf dem Weg zum „Less-Paper Office“. Denn es geht nicht nur darum, günstiger zu drucken, sondern auch darum, weniger zu drucken.
Dieser Trend verlangt Unternehmen eine neue Strategie ab. Kunden müssen ihre Büroprozesse wirtschaftlich und produktiv gestalten. Das Ziel ist es, die Stolpersteine innerhalb einer heterogenen Druckerlandschaft aus dem Weg zu räumen und den Weg zum digitalen Dokumentenmanagement und damit zur Automatisierung und Vereinfachung zu ebnen.

Drei-Stufen-Modell.

Unternehmen wollen ihre Informationen grundsätzlich intelligenter erfassen, schützen und verwenden. Hier brauchen sie erfahrene und verlässliche Partner. Ein erprobter Ansatz ist es, innerhalb von drei Stufen für eine moderne und kosteneffiziente Ist-Situation zu sorgen: Stufe eins: Man sollte seine Druckerlandschaft bewerten und optimieren. Dann hat man sich ein realistisches Bild der Ist-Situation gemacht und einen optimierten Zustand hergestellt. Stufe zwei: Sichern und integrieren - und somit die sichere Einbindung in die Netzwerkumgebung, aber auch die Integration in die neue Welt des Arbeitens, zum Beispiel für mobile Mitarbeiter, sicherstellen. Stufe drei: Im Endeffekt suchen Unternehmen nach Automatisierung und Vereinfachung, um sich darum zu kümmern, was wirklich zählt: Ihr Kerngeschäft!
Der Zugriff auf Dokumente muss einfach und plattformübergreifend – vom PC über das Tablet bis hin zum Smartphone – möglich sein. Benutzer wollen ihre Dokumente papierlos am PC oder Tablet bearbeiten, und dabei soll auf allen Geräten jeweils die letztgültige Version verfügbar sein. Das Teilen von Wissen hat sich verändert – Vervielfältigung von Dokumenten in Papierform tauscht mit der Digitalisierung und Teilung die Plätze. Teams arbeiten heute standortübergreifend und virtuell zusammen und müssen Dokumente gemeinsam bearbeiten. Der Arbeitsplatz ist kein definierter Standort mehr. Mitarbeiter müssen auch unter diesen Voraussetzungen sicher, mobil und effizient arbeiten können, um produktiv zu bleiben. Eine digitalisierte Arbeitsumgebung ist unsere Zukunft, denn „less paper“ Initiativen ermöglichen auch eine smartere Arbeitsweise, höhere Produktivität und einen besseren Zugriff auf geschäftsrelevante Daten.
Auf diesem Weg werden wir der Digitalisierung unserer Zeit gerecht und ermöglichen die neuen Entwicklungen mit integrierten Dokumentenmanagementlösungen, die den gesamten Lebenszyklus von digitalen und Hardcopy-Dokumenten gleichermaßen unterstützen. Dabei bringt die Vernetzung von Managed Print Services und Geschäftsprozessgestaltung die besten Ergebnisse.