Elektronische Personalakte verbessert Sicherung persönlicher Daten und reduziert administrativen Aufwand.

Foto: Austrian Airlines Group Seit vergangenen Dezember wickelt die Personalabteilung von Austrian die Bearbeitung digital ab Die Austrian Airlines (AUA) führte gemeinsam mit dem Softwarehersteller Fabasoft die digitale Personalakte ein. Seit vergangenen Dezember wickelt die Personalabteilung von Austrian die Bearbeitung digital ab. „Die digitale Personalakte bildet nun die Grundlage für effiziente Prozesse in unserer zentralen serviceorientierten Personalabteilung. Der Aufwand in der Administration konnte dadurch erheblich reduziert werden und gleichzeitig wurde die Sicherheit erhöht“, erklärt Cornelius Schöne, Head of SIMPLE/Lean Management. „Der Zugriff auf die Akten ist eindeutig definiert und wird protokolliert.“
„Digitale Personalakten bringen Unternehmen viele Vorteile. Der Aufwand für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Personalabteilungen wird deutlich verringert, da die Unterlagen digital abrufbar sind. Gleichzeitig können Kosten für Lagerung und Papier eingespart werden sowie Personalprozesse wesentlich effizienter gestaltet werden. Wir haben in die Entwicklung unsere Erfahrungen der letzten Jahre einfließen lassen“, beschreibt Michael Hadrian von Fabasoft die Lösung.
Von der Beauftragung der Lösung bis zur Inbetriebnahme dauerte es rund sechs Monate. Ursprünglich waren rund 6.500 physische Akten in Wien und in den Bundesländern verteilt. Dies verursachte einen hohen manuellen Aufwand beim Suchen nach Akten und den damit verbundenen hohen Platzbedarf. Als Projektziele wurden unter anderem festgelegt, dass alle Austrian Airlines-Personalakten digital zur Verfügung stehen müssen, gleichzeitig sollte die Sicherung persönlicher Daten verbessert und der administrative Aufwand reduziert werden. Ein wesentliches Ziel war auch die Durchlaufzeiten-Reduktion bei HR-internen Bearbeitungsprozessen.
Die digitale Personalakte dient zur elektronischen Führung der Personalakten. Sie verwaltet dabei sowohl personenbezogene Dokumente als auch strukturierte Daten wie Personenstandsinformationen. Über ein differenziertes Zugriffssystem wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Dokumente und Informationen erhalten. Regelmäßige Abläufe können über eine Ablaufsteuerung automatisiert werden. Die Softwarelösung ist individuell auf die vorhandenen Unternehmensspezifika anpassbar und dient gleichzeitig als revisionssichere Langzeitarchivierung. Darüber hinaus erlaubt die digitale Personalakte mit Fabasoft einen Zugriff über die gesamte Firmengruppe hinweg.