Software-Lösung „Mailroom Tracking“ ermöglicht transparente Nachverfolgung in Echtzeit.

Foto: Österreichische Post Die Österreichische Post nutzt „Mailroom Tracking“ bereits in der Zentrale am Rochusmarkt Steigende Dokumentationspflichten in Organisationen verlangen – auch im Hinblick auf die im Mai 2018 startende EU-Datenschutz-Grundverordnung – nach innovativen Lösungen. Die Österreichische Post stellte daher vor kurzem in Business Breakfasts und einem Webinar ihre erweiterte Software-Lösung „Post Cloud Mailroom Tracking“ samt mobiler Zusteller-App zur digitalen Übernahme und Nachvollziehbarkeit von Sendungen vor. Die Komplettlösung vereinfacht die zentrale Erfassung von Briefsendungen und Paketen, protokolliert lückenlos den Postlauf sowie den Auslieferungsstatus und stellt die Prozesskette innerhalb des Unternehmens auf Knopfdruck transparent dar.

Durch die Anwendung lässt sich nachvollziehen, wann eine Sendung eintraf, weitergeleitet wurde und welcher Mitarbeiter sie übernommen hat. Jede einlangende Sendung kann mittels Handy-App oder stationärem Scanner über die Barcode-Nummer registriert werden. Die Sendungsnummer wird elektronisch und damit fehlerfrei übernommen. Die weiteren Zustellschritte werden revisionssicher in elektronischen Protokollen dokumentiert und sind in Echtzeit nachverfolgbar bzw. dauerhaft unter dem jeweiligen Sendungs-Barcode archiviert. Via PC, Tablet und Smartphone ist ein flexibler und ortsungebundener Zugriff auf digitalisierte Dokumente möglich. Ein Berechtigungssystem regelt die Zugriffsmöglichkeiten auf die einzelnen Postkörbe und die darin enthaltenen Dokumente.

Testlauf am Rochusmarkt.

Auch in der neuen Post-Zentrale am Wiener Rochusmarkt kommt „Mailroom Tracking“ zum Einsatz, um Sendungen für rund 1.100 Mitarbeiter zu dokumentieren. Seit kurzem ist für Zusteller auch die weiterentwickelte, mobile „Mailroom Tracking“-App als „Software to go“ verfügbar. Die Übernahme von Sendungen kann dadurch vom Empfänger einfach und bequem mittels Unterschrift am Smartphone-Display verifiziert werden. Alternativ ist auch eine Verifizierung durch die Nahfunktechnologie NFC (Near Field Communication) möglich, die bei der Post beispielsweise in die Zutrittskarten der Mitarbeiter integriert ist.