Suchmaschinen für den Unternehmenseinsatz heben den Umgang mit Dokumenten auf ein neues Level.

Mails, Schriftverkehr, Verträge, Reports, Analysen, Angebote, etc. – jedes Unternehmen sieht sich einer Flut an Daten gegenüber. Um dieser Herr zu werden, setzen viele Unternehmen auf Dokumentenmanagementsysteme, welche im Wesentlichen Möglichkeiten zur strukturierten Datenspeicherung und der einfachen Auffindbarkeit von Dokumenten bieten. 
Die Kosten einer solchen Lösung hängen von der eingesetzten Software und deren Funktionsumfang, aber auch der Anzahl der User ab. Eine Alternative bieten Enterprise Search-Lösungen, erklärt Christoph Wendl, CEO des Wiener IT-Unternehmens Iphos IT Solutions, Anbieter von „searchIT“. „Festgefahrene Gewohnheiten im Arbeitsalltag zu ändern, fällt vielen Mitarbeitern schwer. Oft leidet die Effizienz unter der ungewollten Umstellung der Arbeitsprozesse. Dabei können die entscheidenden Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems auch durch eine wirklich gute Enterprise Search Lösung, also einer Suchmaschine für den Unternehmenseinsatz, abgedeckt werden.“
Der entscheidende Vorteil einer Enterprise Search Software gegenüber einem reinen DMS liege darin, so Wendl weiter, dass die Suchsoftware nicht nur Fileserver, sondern alle angebundenen Quellen durchsucht. „Also auch Datenbanken, Webseiten, Mailserver und selbstverständlich auch die Metadaten von Grafiken und Fotos – für Betriebe, die auch mit grafischen Daten arbeiten, ein Muss. Die gewohnte Speicherstruktur für Dateien und Arbeitsprozesse der Mitarbeiter müssen so nicht geändert werden. Die Zugriffe werden selbstverständlich auch hier über ein unternehmensinternes Berechtigungssystem geregelt, das dafür sorgt, dass Daten nicht in falsche Hände gelangen.“ 
Der Einsatz von auf künstlicher Intelligenz beruhenden Algorithmen eröffnet zusätzliche Möglichkeiten. So ist es möglich, Dokumente automatisch zu klassifizieren und bestimmten Kategorien zuzuordnen, beispielsweise können Beschwerdemails automatisch erkannt oder auch Rechnungen und Berichte automatisiert nach Datum abgelegt werden. 
Zusätzliche Features wie die Dokumentation von Zugriffen, OCR-Funktionen – also das Umwandeln von Scans und Text in Bildform in durchsuchbaren Text oder die Ausgabe von rechtskonformen DSGVO-Reports bei der Anforderung von Datenschutzauskünften sind Vorteile, die den Einsatz einer Enterprise Search Lösung attraktiv erscheinen lassen. Die Enterprise Search Software searchIT von Iphos bietet über eine sogenannte Timeline-Funktion zusätzlich einen raschen Überblick über den Aktualisierungszeitraum von Dokumenten. Egal, ob nach der aktuellsten Version eines Dokuments gesucht wird, oder man Daten aus einem bestimmten Zeitraum finden möchte, mit der Timeline ist dies mit einem Klick möglich.