Tipps für die Einführung einer Social Enterprise-Software gibt Joachim Weiß von Netpioneer (Gastbeitrag).

Foto: Netpioneer Der Autor Joachim Weiß ist Expert Consultant bei Netpioneer, einem Spezialisten für Internetlösungen in den Bereichen ECM, Portale, Intranet, Wissensmanagement, E-Learning, Online-Shops und E-Business Immer mehr Unternehmen erkennen, dass sie ihre internen Strukturen partizipativer gestalten und im Hinblick darauf das Wissensmanagement anpassen müssen, wenn sie weiterhin erfolgreich sein möchten. Neben der Etablierung einer entsprechenden Unternehmenskultur ist die Einführung einer geeigneten Social Enterprise-Software ein erster Schritt. Für eine erfolgreiche Implementierung sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

1. Anforderungen und Business-Ziele definieren.

Finden Sie zunächst heraus, welche Anforderungen Ihre Social Enterprise-Software überhaupt erfüllen muss: Wie soll die Plattform im Unternehmen eingesetzt werden? Welchen Nutzen hat ein Mitarbeiter davon? Beachten Sie auch das Verhältnis von erwartetem Nutzen und Entwicklungskosten.

2. Anforderungen priorisieren.

Bei der Priorisierung der Anforderungen wird deutlich, auf welche Funktionalitäten Sie verzichten können und auf welche nicht. Speziell wenn es um die Migration von Inhalten oder Applikationen eines bereits vorhandenen Intranets geht: Prüfen Sie im Vorfeld, was die Mitarbeiter tatsächlich nutzen.

3. Kennzahlen für die Erfolgsmessung festlegen.

Um den Erfolg ihrer neuen Social Enterprise-Software beurteilen zu können, müssen Sie entsprechende Kennzahlen festlegen und diese regelmäßig messen – auch schon vor der Einführung. Versuchen Sie, Zeit- und Kostenersparnisse direkt zu messen.

4. Interne Mitarbeiterkapazitäten für die Umsetzung einplanen.

Je nachdem, wie klar das Ziel umrissen ist und in welchem Umfang der Weg dorthin bereits definiert ist, sollten Sie kalkulieren, dass mindestens ein Mitarbeiter wenigstens 50 Prozent seiner Arbeitszeit für das Projekt aufwenden muss. Meistens werden für die Implementierung jedoch Kapazitäten aus allen beteiligten Abteilungen für einige Zeit benötigt.

5. Externe Partner frühzeitig mit an Bord holen.

Bereits bei der Konzepterstellung können Sie von der Erfahrung eines Partners, der bereits vergleichbare Projekte erfolgreich umgesetzt hat, profitieren. Fragen Sie daher nach entsprechenden Referenzprojekten. So können Sie die Erfahrung des Partners besser beurteilen und außerdem Ihre eigenen Anforderungen anhand von Vergleichsprojekten reflektieren.

6. Konzeption und Einführung intern kommunikativ begleiten.

Ihre Mitarbeiter sind mit der bestehenden Software vertraut und haben sich daran gewöhnt. Eine neue Plattform und neue Arbeitsabläufe werden schneller akzeptiert, wenn Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig mit einbeziehen. Versuchen Sie, deren Wünsche und Anregungen zu berücksichtigen und ermöglichen Sie das frühzeitige Testen neuer Features.

7. Social Enterprise-Software schrittweise einführen.

Weder Nutzer noch IT-Mitarbeiter möchten, dass das alte System von heute auf morgen komplett durch das neue ersetzt wird, zumal dieses oft noch den einen oder anderen Fehler mit sich bringt. Definieren Sie daher zunächst einen eingeschränkten aber nutzenbringenden Funktionsumfang und schalten Sie parallel nur einen Teil der Altsysteme ab.

Foto: Netpioneer Mit Social Enterprise-Software lassen sich Unternehmensstrukturen partizipativer gestalten und das Wissensmanagement fördern 8. Interessanten Content erstellen.

Nur gut geschriebene, relevante und aktuelle Inhalte bewirken, dass Mitarbeiter die neue Plattform gerne und häufig nutzen. Klären Sie, wer für die Erstellung und Aktualisierung von Content zuständig ist. Bieten Sie gegebenenfalls Workshops rund um die Erstellung von Inhalten und die Nutzung bestimmter Funktionalitäten an.

9. Auffindbarkeit für Inhalte und Funktionen sicherstellen.

Der beste Content nützt nichts, wenn man ihn nicht findet. Definieren Sie ein eingängiges, gut durchdachtes Navigationskonzept und implementieren Sie unbedingt eine gut funktionierende Suchfunktion.

10. „Killer-Applikationen“ einsetzen.

Erfolgreiche Social Enterprise-Projekte brauchen sogenannte Killer-Applikationen, die Mitarbeiter dazu bewegen, sich einzuloggen. Klassiker sind hier der Kantinen-Speiseplan, die Arbeitszeiterfassung sowie nützliche Formulare. Die Killer-Applikationen können dabei helfen, bestimmte interne Prozesse schneller, einfacher und bestenfalls fehlerfrei zu gestalten.

11. Platz für Inhalte der Mitarbeiter lassen.

Dem Nutzer ermöglicht eine Social Enterprise-Software die individuelle Gestaltung seiner Einstiegsseite: Icons häufig genutzter Applikationen, eine News-Spalte und ein persönliches Foto als Hintergrund. Mit einem Klick können der interne Chat aufgerufen und Beiträge der Kollegen kommentiert werden. So arbeiten alle gerne und regelmäßig mit der neuen sozialen Unternehmenssoftware.