Das Großhandelsunternehmen Schachermayer optimiert seine Prozesse durch digitales Vertragsmanagement.

Foto: Fabasoft Unternehmensweit arbeiten seit November 2019 Schachermayer-Mitarbeiter verschiedener Bereiche mit der cloudbasierten Vertragsmanagementsoftware Fabasoft Contracts Das eigentümergeführte Familienunternehmen Schachermayer stand vor der Herausforderung, IT-Lizenzverträge transparent und zentral zu verwalten. Die steigende Anzahl von IT-Lizenzen als Folge der fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen erforderte die Implementierung eines zentralen Systems. Besonders in der Anschaffung von Lizenzen werden die Forderungen und Verbindlichkeiten komplexer. Durch den Trend hin zu modularen Enterprise-Architekturen steigt der Bedarf an einer transparenten und kompletten Darstellung und Verwaltung aller Verträge sowie der daraus resultierenden Vertragspflichten. Zudem ist ein gesamtheitlicher Überblick über sämtliche Fristen für eine umfassende Risikoabschätzung unabdingbar.

Bis zur Einführung von Fabasoft Contracts gab es keine zentrale Vertragsdatenbank, die den Zugriff auf IT-Lizenzverträge abteilungsübergreifend erlaubt hätte. Der Austausch von Vertragsdokumenten wie Software-Lizenzverträge, Rahmen- und Einzelvereinbarungen, NDAs oder Service Level Agreements erfolgte per E-Mail, das führte zu einem enormen Verwaltungsaufwand und mangelnder Übersichtlichkeit. Daraus resultierten verpasste Fristen und unnötige Mehrkosten. Daher galt es, ein zentrales System zur effizienten und konsolidierten Verwaltung von IT-Verträgen einzuführen. Um schnell zu einer Lösung zu kommen und die abteilungs- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern, suchte die Firma nach einem cloudbasierten Standardprodukt zum Managen der digitalen Vertragsunterlagen sowie der vertragszentrierten Prozesse.

„Als uns Fabasoft Contracts präsentiert wurde, war sofort klar, dass wir die richtige Lösung gefunden haben. Einfach zu bedienen, sofort verfügbar und exakt die Funktionen, die wir für unsere Abläufe benötigen“, erinnert sich Andreas Obermüller, CTO von Schachermayer.

Cloudbasiertes Vertragsmanagement

Unternehmensweit arbeiten seit November 2019 Mitarbeiter verschiedener Bereiche mit der cloudbasierten Vertragsmanagementsoftware Fabasoft Contracts. Zur geregelten Bearbeitung und Einsicht der Verträge bietet die Software ein entsprechendes Rollen- und Berechtigungskonzept. Somit kann die Geschäftsleitung auf sämtliche Verträge zugreifen, während Mitarbeiter aus den Abteilungen nur die für ihren Aufgabenbereich notwendigen Verträge sehen. Zur optimalen Verwaltung von Rahmenvereinbarungen ermöglicht ein intelligentes Dashboard den Überblick über alle Laufzeiten und Konditionen und verhindert somit das Treffen zusätzlicher Einzelvereinbarungen. Fabasoft Contracts unterstützt mit einer integrierten Kalenderfunktionen und automatisierten Benachrichtigungen bei der Einhaltung von Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten, was gleichzeitig das Fristenmanagement von Lizenzverträgen optimiert. Das vermeidet Risiken und unnötiges Budget.

Die Lösung

Ziel von Schachermayer war es, eine sofort und ohne teures, aufwendiges IT-Projekt einsetzbare Lösung zu finden. Fabasoft Contracts ist als SaaS-Anwendung verfügbar und daher mit nur wenigen Klicks als Webanwendung einsatzbereit. Da Usability einen kritischen Erfolgsfaktor für den Großhändler darstellt, kristallisierte sich der Mehrwert nach einer kurzen Testphase der Vertragsmanagement Software heraus. Lizenzverträge werden per Drag & Drop in die Cloud bewegt und nach Vertragsart und -partner automatisch klassifiziert. Rahmenverträge und Einzelvereinbarungen sind entsprechend miteinander verknüpft, somit ist die Nachvollziehbarkeit klar definiert, welcher Einzelvertrag zu welchem Rahmenvertrag gehört. Je nach Vertragsart ermöglicht die Cloud-Lösung das gesammelte Einsehen sämtlicher Verträge. Daraus ergeben sich ein effizientes Lizenzmanagement und ein klarer Kostenvorteil.

Der Mehrwert von effizientem Vertragsmanagement

Fabasoft Contracts wandelt vormals komplexe, intransparente und weitgehend manuelle Aufgaben in einen plan-, steuer- und kontrollierbaren Prozess um. „Damit trägt die Lösung positiv zum effektiven Lizenzmanagement von Schachermayer bei. Es minimiert damit verbundene Risiken und Kosten, und optimiert Prozesse deutlich“, resümiert CTO Obermüller.