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Navax

Fit für die Zukunft

Polychem optimiert internationale Zusammenarbeit und Vernetzung mit ERP-Upgrade.

Foto: Polychem Alfred Fuchs, Polychem: „Unsere Daten sind nun auf einer gemeinsamen Basis vorhanden, können ausgewertet werden und ermöglichen dadurch die Weiterentwicklung des Unternehmens“ Polychem, ein international agierender Anbieter von chemischen Roh- und Hilfsstoffen mit der Zentrale in Markt Allhau (Burgenland), stand vor der Herausforderung, der Expansion der Unternehmensgruppe gerecht zu werden. Neben der Ausweitung der Büro- und Lagerkapazitäten wurde auch eine neue Auftragsabwicklung und Koordination der Logistik notwendig. Das Distributionsnetzwerk erforderte, neue Unternehmensprozesse einzuführen und die bis dato unabhängigen Auslandsniederlassungen an die Zentrale anzuschließen, um grenzüberschreitend auf einem einheitlichen System zusammenzuarbeiten. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, kooperierte das Handelsunternehmen mit dem IT-Systemhaus Navax. Nach umfassender Beratung stand fest, dass eine Umstellung der bisher verwendeten ERP-Lösung Microsoft Dynamics AX 2009 auf Microsoft Dynamics AX 2012 notwendig war. Dadurch sollten die Mitarbeiter entlastet, die Abwicklungswege verkürzt und mehr Transparenz geschaffen werden.

Die Lösung.

Im Vorfeld des Projektes wurden die Anforderungen genau analysiert und neue Prozesse definiert. Das Hauptaugenmerk lag auf der Umstellung von der bestehenden ERP-Lösung auf AX 2012, um die internationalen Tochtergesellschaften an die Zentrale anzubinden, eine zentrale Auswertung der Daten zu ermöglichen und die Logistik, die Personalverwaltung und das Finanzmanagement zu vereinfachen. Dadurch werden die Anforderungen unterschiedlicher Landesgesetzgebungen erfüllt und die Geschäftsprozesse der einzelnen Standorte harmonisiert und standardisiert.
Die Intercompany-Funktionalität wurde für Polychem individuell angepasst und optimiert, um das Bestellsystem aller Niederlassungen zu vereinfachen und zu automatisieren. Dadurch konnte die Fehleranfälligkeit massiv reduziert werden.
Die Oberfläche orientiert sich funktional und layouttechnisch an Microsoft Office-Produkten. Zusätzlich zu den anpassungsfähigen ERP-Modulen ermöglicht Dynamics AX 2012 eine Verbindung mit dem Business Intelligence Tool QlikView, das bei Polychem für statistische Auswertungen zum Einsatz kommt.

Foto: Navax Oliver Krizek, Navax: „Mit Zusatzentwicklungen unserer Spezialisten, die Microsoft Dynamics selbst weiter entwickeln und programmieren können, konnten wir auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden eingehen“ Kundenspezifische Zusatzentwicklungen.

Die Integration zu einem globalen Artikelstamm war für das burgenländische Unternehmen besonders wichtig, um länderübergreifende Bestellungen von rund 5.000 Produkten zu vereinfachen. Zusätzlich zu den Standardfunktionen wurde von Navax eigens die Kopierfunktion von Artikeln entwickelt. Eine gemeinsam entwickelte Umsatzsteuer-Matrix ermöglicht es, alle Geschäfte steuerrechtlich einwandfrei abzuwickeln.
Die Buchhaltung wird nun zur Gänze für alle Länder in einem System abgebildet. Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern, wie Steuerberater und Lohnverrechnung, funktioniert einwandfrei, da auf demselben System gearbeitet wird. Durch die neuen, durchgängigen Prozesse mit einem System wurde das gesamte Berichtswesen vereinheitlicht und vereinfacht.

Aufhebung der lokalen Insellösungen.

Nach der erfolgreichen Migration von Österreich innerhalb von vier Monaten folgte die Anbindung von Tschechien an die Zentrale. Mit den gesammelten Erfahrungen konnte dann auch Kroatien rasch integriert werden. Die Aufhebung der Insellösungen von Tschechien und Kroatien haben laut Polychem die Zusammenarbeit wesentlich vereinfacht und die Steuerung der Unternehmensgruppe verbessert. Derzeit ist die Anbindung von Rumänien in der Umsetzung, Ungarn und Bulgarien werden in Kürze folgen.
„Die Besonderheit dieses Projektes liegt darin, dass die Initiative dafür nicht von mir ausgegangen ist, sondern von meinen Mitarbeitern. Vor allem in Österreich war die Begeisterung der Key-User so groß, dass sie mich innerhalb kürzester Zeit von diesem Migrationsprojekt überzeugt haben. Ich bin im Anschluss wie ein Wanderprediger unterwegs gewesen, um deutlich zu machen, wie wichtig die Anbindung der Tochterunternehmen ist: Daten sind auf einer gemeinsamen Basis vorhanden, können ausgewertet werden und ermöglichen dadurch die Weiterentwicklung des Unternehmens, was mir ganz besonders wichtig ist“, fasst Alfred Fuchs, Eigentümer und Geschäftsführer von Polychem, das Projekt aus seiner Sicht zusammen.
„Mit der Möglichkeit der Zusatzentwicklungen unserer Spezialisten, die selbst Software-Lösungen von Microsoft Dynamics weiter entwickeln und programmieren können, konnten wir besonders punkten und somit auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden eingehen“, ergänzt Oliver Krizek, Eigentümer und Geschäftsführer der Navax Unternehmensgruppe.
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