Sage DPW unterstützt mit Web-Funktionen die agile Organisation der Österreichischen Staatsdruckerei.

Foto: OeSD Sage DPW beschleunigt bei der Österreichischen Staatsdruckerei unter anderem Genehmigungsprozesse Mit der Privatisierung im Jahr 2000 und dem gleichzeitig steigenden Bedarf an Dokumentensicherheit begann der Wandel der Österreichischen Staatsdruckerei in ein Unternehmen für Hochsicherheitstechnologie. Das erforderte zusätzliche Mitarbeiter mit einer Vielfalt von neuen Skills, und daher fiel die Entscheidung, Sage DPW in der Personalverwaltung einzuführen. Denn die kleine Abteilung mit zwei Vollzeitangestellten und einer Teilzeitkraft verwaltet knapp 200 Mitarbeiter und kümmert sich dabei um die ganze Palette von Strategie, Recruiting, Lohnverrechnung, Personalentwicklung bis zum Controlling.

HR-Lösung für vielfältige Anforderungen.

 Während früher die Arbeiter hauptsächlich aus dem Druckereigewerbe kamen, sind nun die Profile der Mitarbeiter äußerst vielfältig: von Produktionshelfern über Facharbeiter, Kalkulanten, Projektleiter, IT-Experten, Verwaltungsangestellten bis zur Geschäftsführung. Zu den maßgeschneiderten Lösungen gehören die Integration von Barcodes, Magnetstreifen oder elektronischen Chips, um Fälschungen zu vermeiden; genauso wichtig ist der professionelle Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten im Produktionsprozess.

Agile Organisation.

 Vor kurzem wurde das Modul Zeit-Web in Betrieb genommen, denn man hatte beschlossen – ähnlich wie in der Software-Entwicklung – einen agilen Arbeitsstil einzuführen. Während bis dato Führungskräfte den Mitarbeitern in der Produktion Aufgaben zugewiesen haben, werden jetzt die anstehenden Tasks aufgelistet und jeder „fischt“ sich seine Tätigkeit heraus, je nach Zeit und Kompetenz. „Agile Personalführung heißt, ich vertraue dem Mitarbeiter, dass er sich selbst organisiert. HR passt sich natürlich daran an, und weil ich Zeit-Web bereits kannte, habe ich es dafür eingeführt. Damit können unsere Mitarbeiter die geleisteten Arbeitsstunden einfach online erfassen“, berichtet HR-Chefin Renate Frühwirth.
Auf diese Weise kann die Änderung in Richtung agiler Organisation unterstützt werden.

Generell schätzt die Personalabteilung die Web-Funktionen von Sage DPW als schöne Ergänzung zum Client. So können Führungskräfte in die Kommunikation eingebunden werden und damit läuft die Genehmigung von Abwesenheitsanträgen viel schneller.

Vorausdenken und umsetzen. 

Die HR-Kennzahlen aus dem Modul Report sind ein wichtiges Werkzeug, weil damit die Personalarbeit dokumentiert ist und künftige Maßnahmen abgeleitet werden können. Einmal jährlich werden mit dem HR-Report Führungskräfte und Mitarbeiter über verschiedenste Kennzahlen wie Verteilung von Geschlechtern, Voll- und Teilzeit oder Fluktuation informiert.

In naher Zukunft möchte Frühwirth das Personal-Controlling einführen, und dabei ist es ihr wichtig, Zahlen so aufzubereiten, dass Führungskräfte daraus Aktionen ableiten.

Effizient zu arbeiten gilt besonders in der Personalabteilung, nur so kann das kleine Team alle Aufgaben managen. So schätzt man die automatischen Updates von Sage über die Wartungsverträge, sodass die Lösung immer gesetzeskonform ist.