Viele Unternehmen möchten die Chancen der Automatisierung nutzen. Im Rahmen des it&t business Future Talk sprachen Branchenkenner über die Bedeutung von Standards, warum nicht alle Energie in die Softwareauswahl fließen sollte, welche Hausaufgaben vor KI-Projekten zu erledigen sind und darüber, wie die Verknüpfung von Effizienz mit Nachhaltigkeit gelingt. Von Michaela Ortis.

Mit dem neuen Format „Future Talk“ wollen wir zukunftstaugliche und nachhaltige IT-Strategien für Anwenderunternehmen in den Fokus stellen. Dafür haben wir die wirtschaftliche Praxis mit wissenschaftlicher Forschung vernetzt. Zum Auftakt des neuen Formats stand das Thema Business Software auf dem Programm. Sie steuert und kontrolliert heute unzählige Prozesse in sämtlichen Unternehemensbereichen, angefangen bei ERP, über CRM, HR, Analytics bis hin zu DMS und diversen Branchenlösungen. Die lebhafte Diskussion bewies, dass Unternehmenssoftware mehr als ein IT-Thema ist und in alle Unternehmensbereiche hineingreift.

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Die Teilnehmer

• Stefan Elsigan leitet Vertrieb und Bestandskundenmanagement bei easyconsult in Wien. Als CRM-Experte treibt ihn die Motivation, Unternehmen weiter zu entwickeln.

• Helmut Rabanser hat mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Umsetzung von ERP-Projekten mit Microsoft Dynamics. Der Vorstand der Kumavision AG leitet auch die Geschäfte in Österreich.

• Alexander Schaefer ist CIO von Editel. Er verantwortet die Weiterentwicklung der Applikationen und Services im Bereich Supply Chain Optimierung sowie den reibungslosen Betrieb.

• Christoph Weiss ist Mitglied des Advisory Boards der SERES Unit, Lehrender an der Uni Innsbruck und Veranstalter der ERP Future, die Anwender, Anbieter und Wissenschaft zusammenbringt.

Foto: Editel/Spiola Alexander Schaefer, Editel: „Interne Prozesse sind heute vielfach gut optimiert, jetzt liegt das große Potenzial in der digitalen Integration von Kunden und Lieferanten.“ Mit Automatisierung gegen den Fachkräftemangel

Das Brainstorming über den Nutzen von Business Software begann Stefan Elsigan, Vertriebsleiter bei easyconsult: „CRM ist nicht nur Software, sondern ein strategisches Thema: Unternehmen wollen mit einer 360-Grad-Sicht auf ihre Kunden und mit kompetenter Betreuung ihre Umsätze erhöhen und Geschäftserfolge absichern. Das alles sind allgemein gültige Nutzenkriterien, aber die eigentliche Frage stelle ich in der Beratung jedem Unternehmen individuell: Wo genau drückt der Schuh?“ Derzeit gäbe es viel Interesse an CRM-Projekten, als Herausforderung bei der Umsetzung im B2B-Bereich nannte Elsigan den Fachkräftemangel, sowie die Schaffung von Kompetenzen und des richtigen Mindsets. „Der Fachkräftemangel ist ein Treiber für uns alle. Beim Finden von Personal können wir Unternehmen nicht unterstützen, sehr wohl aber bei der Effizienz im Servicebereich – zum Beispiel, damit die richtigen Anfragen zu den richtigen Personen kommen“, so Stefan Elsigan weiter.

„Die Kunden leiden unter dem Fachkräftemangel und den fehlenden Ressourcen, um Projekte umzusetzen. Elektronischer Datenaustausch – kurz EDI – kann helfen, Ressourcen umzuschichten, damit Mitarbeiter sich um Kunden kümmern können, statt um Technik“, bestätigte Alexander Schaefer, CIO bei Editel. Interne Prozesse seien bei vielen Unternehmen zu einem hohen Grad optimiert, bei externen Prozessen mit Lieferanten und Kunden bestünde noch hohes Potenzial. Viele Firmen hätten den Vorteil bereits erkannt, Papier- und Postkosten zu sparen, indem sie Rechnungen elektronisch verschicken. „Der digitale Lieferschein hingegen ist erst bei den großen Unternehmen angekommen; im Mittelstand werden die Dokumente auf Papier ausgedruckt und mit der Ware mitgeschickt, da ist noch viel Sparpotenzial drin“, meinte Schaefer.

Ein EDI-Projekt sei verhältnismäßig schnell umgesetzt, die Herausforderung liege jedoch darin, dass dabei Prozesse von unterschiedlichen Unternehmen zusammengeführt werden müssen. Davor schrecken manche Kunden zurück. Bei ERP und CRM ginge es um Prozesse innerhalb des Unternehmens und das sei komplex genug, meinte Schaefer, jedoch: „Bei EDI geht es um Schnittstellen nach außen. Hier fungieren wir als neutraler Vermittler mit Know-how für Kommunikation, so können wir die optimale Lösung für beide Partner implementieren.“ Es sei wichtig, sich auf Industriestandards wie GS1 zu beziehen, um den Datenaustausch zu optimieren.

Automatisierung für effizientere Prozesse einzusetzen, war auch für Helmut Rabanser, Geschäftsführer Kumavision, das große Nutzenargument: „Gerade haben wir unser Kundenforum veranstaltet und dabei eine Aufbruchstimmung festgestellt. Unsere Kunden wollen schnell auf geänderte Marktsituationen reagieren. Unser Fokus liegt daher darauf, Technologie einfach zur Verfügung zu stellen: weg von Anpassungen, hin zu Standardisierung.“ Auch das Einbinden von KI wie ChatGPT sieht Rabanser als wesentlich an.

„Digitalisierung ist im Grunde nichts Neues, eigentlich machen wir das seit der Erfindung von null und eins, früher nannte man es eben EDV. Jedenfalls ist es wichtig, dass Unternehmen Digitalisierung und Automatisierung vorantreiben, um den Wettbewerbserfolg zu sichern. KI ist gerade in aller Munde, aber zuerst müssen die Firmen ihre Hausaufgaben machen und mit Unternehmenssoftware die Basis schaffen“, ordnete Christoph Weiss von der Universität Innsbruck ein.

Foto: C. Weiss Christoph Weiss, Universität Innsbruck, SERES Unit: „Mit einem wissenschaftlich unterstützten Vorgehensmodell zur Systemauswahl möchten wir Unsicherheiten reduzieren, um die Basis für Digitalisierung zu schaffen.“ KI ist gekommen, um zu bleiben

Wie aktuell in jeder IT-nahen Diskussion war das Wort KI bereits ein paar Mal gefallen. Zeit also, sich diesen Trend genauer anzusehen. Laut Christoph Weiss sei auch KI schon ein paar Jahre alt, etwa als Prognosemodell in ERP oder bei Simulationsmodellen. Mit KI könne man viel mehr Daten verarbeiten, doch zuerst müssen Unternehmen diese Daten auch generieren. Zur künftigen Entwicklung meinte Weiss: „Wir haben bereits Anfragen, ob KI uns alle ersetzen wird. Das glaube ich nicht, der Mensch wird – außer wir lassen es anders zu – weiter die Entscheidungen treffen.“

„KI ist gekommen, um zu bleiben“, stellte Stefan Elsigan eindeutig fest. Die Potenziale seien da und in KI-Anwendungen wie ChatGPT werde verstärkt investiert, etwa von Microsoft. Das beträfe sowohl die CRM- als auch die ERP-Funktionen, bestätigten easyconsult und Kumavision, beides Anbieter von Microsoft-basierten Lösungen. Dennoch müsse man den Hype relativieren, denn vielfach gebe es andere Herausforderungen, die aber mindestens genauso relevant sind. So betonte Stefan Elsigan, bezugnehmend auf die Empfehlung, dass Firmen zuerst ihre Hausaufgaben machen sollten: „Viele Unternehmen arbeiten gerade daran, eine Basis zu schaffen, um moderne Arbeitsmittel einzusetzen. Da sehe ich die wenigsten bei KI, die Firmen sind eher dabei, ihren Mitarbeitern gutes und effizientes Arbeiten zu ermöglichen.“

Als Softwareentwickler müsse man sich unbedingt mit KI beschäftigen, hob Alexander Schaefer mit seiner Erfahrung als Techniker hervor: „KI wird die Softwareentwicklung massiv verändern. Das bedeutet nicht, dass Programmierer ersetzt werden, aber die Programmierung wird effektiver, schneller, sicherer und stabiler.“ KI-Anwendungsmöglichkeiten im Bereich Supply Chain sieht Schaefer etwa bei der Tourenoptimierung oder Lieferplanung. Solche Anwendungen würden bereits von großen Unternehmen eingesetzt, jetzt erreiche KI auch den Mittelstand.

Foto: Kumavision Helmut Rabanser, Kumavision: „SaaS ist ein Game-Changer. Unternehmen können mit fertigen Systemen schneller arbeiten und erreichen Stabilität für nötige Prozessänderungen im Betrieb.“ Die Qual der Wahl

Am Markt gibt es viele Vorgehensmodelle zur Auswahl eines CRM-, DMS- oder ERP-Systems, dennoch dauert dieser Prozess oft sehr lange, beobachtete Christoph Weiss; über die Auswahl von Unternehmenssoftware hat er auch seine Dissertation verfasst: „Die Komplexität und die Möglichkeiten, die heutige Softwarelösungen bieten, werden größer. Für Entscheidungsträger wird es daher immer schwieriger, sich einen Überblick zu verschaffen. Mit diesem Modell soll Entscheidern die Unsicherheit abgenommen, bzw. reduziert werden.“ In diesem Zusammenhang wies er auch auf Studienarbeiten zu CRM-Projekten hin, die zeigen, dass oft eine Lösung gesucht, eingeführt und dann von den Unternehmen als erledigt betrachtet wird: „Auswahl und Einführung sind der kleinste Teil. Denn CRM ist ein laufender Prozess und das System ist nur das Mittel zum Zweck.“

Diese Gedanken griff Stefan Elsigan auf: „CRM ist eine stetige Reise, denn in jedem Unternehmen ändern sich Prozesse oder Marktanforderungen, da wird es immer Anpassungen geben.“ Auf internationalen Märkten tätige Firmen seien noch mehr Veränderungen unterworfen und ein CRM ist eben die Schnittstelle vom Unternehmen zu den Kunden, hier werde es also immer Bewegung geben. Er begrüßte den Ansatz von Weiss zur effizienten Lösungsauswahl, denn er beobachte Unternehmen, die diesbezüglich enorm viel Aufwand treiben. Manche Evaluierungen würden bis zu drei Jahre dauern, weil Beschlüsse intern verschleppt werden oder sich Stakeholder ändern. Innovative Ansätze mit Testing und Prototyping würden zu schnelleren Entscheidungen verhelfen. „Man diskutiert oft um 30 Personentage in einem Projekt, während für die Evaluierung ganz andere Summen auflaufen. Wir empfehlen schlanke Prozesse bei Entscheidungen, um schnell ins Produktive zu kommen“, so Elsigan.

Dass Schnelligkeit auch bei der Umsetzung gefragt ist, betonte Helmut Rabanser: „Statt jahrelanger Projekte mit detaillierten Workshops sehen wir heute zwar kein reines Scrum, aber viel mehr Agilität. Unsere Kunden möchten fertige Systeme, so können sie schneller damit starten und beurteilen, ob sie mit Standards auskommen, oder ob Anpassungen nötig sind.“ Früher habe man Prozesse stark diskutiert, heute sollten Unternehmen verstärkt betrachten, was ihnen mit Standards geboten wird und wie weit man eigene Prozesse anpassen kann. Denn Standards ermöglichen eine rasche Umsetzung und im laufenden Betrieb könne jede Softwareaktualisierung mitgemacht werden, das bringe Vereinfachung und Stabilität.

Die Komplexität in der Softwaresuche unterstrich Rabanser mit seinen Erfahrungen: „Wir erleben hier ein breites Spektrum: Von der langen Analyse, wie wir sie seit Jahren kennen, bis dahin, dass ein Kunde die komplette Betreuung einkaufen will. Das heißt, er bezahlt einen Auftragnehmer, der alles als Service abwickelt, begonnen bei Evaluierung und Auswahl von Drittprodukten, Lokalisierungen, Systemkonfiguration und laufende Wartung, bis zur abschließenden Schulung und Betreuung, gewünscht sogar in unterschiedlichen Ländern.“ Die Ursache sei, dass in den Unternehmen IT-Wissen aufgrund von Mitarbeitermangel fehle oder man alles, was nicht zum Kerngeschäft gehört, auslagern möchte. Das befördere auch den Trend zur Cloud bzw. Software-as-a-Service, oft ausgelöst durch Überlegungen betreffend IT-Sicherheit. Nicht nur der Mittelstand lagere aus, sondern auch große Kunden, berichtet Helmut Rabanser.

Foto: Stefan Elsigan Stefan Elsigan, easyconsult: „Das Wichtigste ist, die Mitarbeiter einzubinden, interne Kompetenzen aufzubauen und Software nicht als einmaliges Projekt, sondern als stetige Reise zu sehen.“ Basis für eine nachhaltige Zukunft

Mehr Effizienz bringt mehr Wettbewerbsfähigkeit und auch mehr Nachhaltigkeit. Helmut Rabanser berichtete über ein Kundenprojekt, bei dem energieintensive Anlagen möglichst dann produzieren sollten, wenn die betriebseigene Photovoltaikanlage Strom liefert. Rabanser: „Natürlich ist das nicht immer einfach, weil es auch Aspekte wie Liefertreue zu beachten gilt, aber es gibt erste Bestrebungen. Und wenn es durch Automatisierung gelingt, Produktionen wieder nach Europa zu verlagern und Transportwege zu verkürzen, trägt das auch zur Nachhaltigkeit bei.“ Das Geschäftsmodell von Editel sorgt per se für einen sparsamen Umgang mit Ressourcen, denn mit dem elektronischen Datenaustausch von Geschäftsbelegen wird der Papierverbrauch reduziert. „Ja, unsere Kunden treibt mehr die Effizienzsteigerung. Wir haben einmal durchgerechnet, dass mit den 400 Millionen EDI-Transaktionen unserer Kunden pro Jahr ungefähr 200 Tonnen CO2 einspart werden – das entspricht dem Energieverbrauch einer Kleinstadt“, brachte Alexander Schaefer ein anschauliches Beispiel. Dem Mittelstand empfahl er, dass dieser nicht bei jeder Technologie mitlaufen könne, sondern mit Blick aufs Ganze dort investieren solle, wo der größte Impact sei. Alles was die Zusammenarbeit zwischen Belegschaft, Kunden und Lieferanten fördere, bringe einen Mehrwert.

Den vollständigen Live-Talk zum Nachsehen finden Sie auf unserem YouTube-Kanal unter youtube.com/@ittbusinessat.

www.editel.at | www.kumavision.com | www.easyconsult.at | www.seres-unit.com