Viel Kapital fließt derzeit in die Entwicklung generativer KI und das verändert grundlegend die Zusammenarbeit zwischen Menschen und Software. Die Expertenrunde des it&t business Future Talk spannte diesmal den Bogen von Prozessoptimierung, Produktivität und Verantwortung bis zu Lösungsauswahl und Umsetzung. Von Michaela Ortis.

Wer glaubt, dass zum vertrauten Thema Business Software bereits alles gesagt wurde, irrt. Unternehmen setzen Lösungen für ERP oder CRM seit vielen Jahrzehnten ein und diese sind unentbehrliche Grundlage für den Geschäftsbetrieb. Doch das Brainstorming – was denn heute das Wichtigste bei Business Software ist – zeigte gleich, wohin die Reise geht und dass diese rasant ist.

Zuerst haben Firmen mit Software-Rechnungen erstellt, eine große Veränderung bewirkte das Internet und nun stehen wir vor dem nächsten massiven technologischen Wandel, führte Markus Haller, CEO und CTO beim ERP-Spezialisten Asseco Solutions, aus: „Die Arbeitswelt verändert sich und ERP-Systeme sind das Herzstück. Unternehmen müssen daher technologische Unterstützung bekommen, um Zukunft gestalten zu können.“

Dass KI – und speziell generative KI – in Zukunft mitmischen wird, unterstrich Tília Stingl de Vasconcelos Guedes, Forscherin und Lehrende an der FHWien der WKW: „Vor allem kleinere Unternehmen erhoffen sich einen Produktivitäts-Boost, indem sie leichter Zugang zu Wissen erhalten, out of the box denken können und das hat Einfluss auf deren Prozesse.“

Die Globalisierung als Treiber für Geschwindigkeit und Flexibilität betonte Oliver Hoffmann, Geschäftsführer von Kumavision: „Firmen sind nicht mehr starr, sondern haben immer mehr Geschäftsfelder, zum Beispiel will ein produzierendes Unternehmen einen Webshop aufbauen, um direkt zu verkaufen. Deshalb muss ein modernes ERP-System ständig erweiterbar sein, die Lösung ist nie fertig.“

Den Wandel meistern

Foto: Kumavision Oliver Hoffmann, Kumavision: „Unternehmen, die mit altbackenen manuellen Tools arbeiten, tun sich schwer, die richtigen Leute zu finden. Der Fachkräftemangel ist also mit ein Grund, moderne Software einzuführen.“ Um unter diesen Rahmenbedingungen die passende Lösung finden zu können, sollte man sich laut Oliver Hoffmann an drei Parametern orientieren: „Cloud-Fähigkeit bringt speziell Vorteile für KMU, indem ein großer Hersteller für IT-Sicherheit und Betrieb verantwortlich ist; selber können sie das nicht mehr stemmen.“ Investitionssicherheit bedeute, nicht mehr alle fünf Jahre Lösung und Partner wechseln zu müssen. Ausbaufähigkeit sei entscheidend, damit die Lösung von Grundfunktionen wie Rechnungslegung und Lagerstand mit neuen Funktionen zur Entwicklung des Unternehmens mitwachsen kann.

„Ich sage das jetzt etwas provokativ: Die Lösungsauswahl ist einfacher geworden“, erklärte Hoffmann; der Grund liege darin, dass der ERP-Softwaremarkt mit diesen Parametern kleiner geworden sei. Zusätzlich sollte die Lösung einfach verständlich sein, damit Arbeitskräfte, in Zeiten von Fluktuation, sich rasch einarbeiten können.

Cloud setzt sich durch

Die immer wiederkehrende Frage Cloud oder onPrem sah Oliver Hoffmann durch die großen Hersteller als entschieden an: „Aus meiner Sicht ist das Thema durch, weil Microsoft, Amazon und Google alles nur mehr in der Cloud verfügbar haben. Lokale Infrastruktur wird es beispielsweise dann geben, wenn Unternehmen an einem Standort keinen guten Internetanschluss haben.“

Die Strategie der Großen bestätigte Markus Haller, plädierte jedoch für hybride Varianten, um Kunden nicht in eine Richtung zu zwingen: „Die Frage lautet: Was habe ich für Anforderungen und wie kann ich die am besten bewältigen.“

Die Digitale Transformation meistern

Im Grunde seien Cloud oder onPrem Basistechnologien. Zentral im Fokus stehe heute die Herausforderung, den KI-bedingten technologischen Wandel zu meistern und dazu habe Asseco nextgenERP entwickelt. Mit LLM-Technologien könne eine neue Mensch-Maschine-Interaktion designt werden, führte Haller aus: „Bis jetzt hatten Maschinen klar definierte, vorprogrammierte Einsätze und die Menschen haben drumherum ihre Aufgaben erledigt. Das Revolutionäre an der LLM-Technologie ist jedoch, dass sie dynamisch auf verschiedene Gegebenheiten reagieren kann. Die letzten 30 Jahre waren datenorientiert, aber Software heute ist prozessorientiert.“

Verändern würde sich auch die Interaktion mit der Software: Bisher sind wir, aufgrund technischer Beschränkungen, an Tastatur und Maus gewohnt. Am Beispiel von ChatGPT könne man Sprachinteraktion bereits sehen und das werde die Arbeitsweise innerhalb von ERP-Systemen verändern, weil es effektiver und intuitiver sei.

Prozessoptimierung braucht Beratung

Den Fokuswechsel von Daten zu Prozessen bestätigte Tilia Stingl und berichtete von ihrer Forschung zur Digitalisierungsoffensive der Studiengänge an der FHWien: „Uns ist aufgefallen, dass ein schlechter analoger Prozess, der digitalisiert wird, noch schlechter wird. Mit generativer KI kommt eine weitere Stufe dazu, weil möglicherweise Halluzinationen auftreten – also Ergebnisse, wo man keinen Überblick hat, woher die kommen.“

KI-unterstützte Tools sollen Produktivität, Entscheidungsunterstützung und Agilität bringen, dazu brauchen Unternehmen eine verlässliche Informationsbasis und den Fokus auf ihre Prozesse: Dabei müsse aus ethischer Sicht geklärt werden, ob mit Fehlern umgegangen werden kann und wenn ja, wie. „Sonst gerät man in die Falle, dass Fehler eskalieren. Gerade wurde von der EU der AI-Act beschlossen, der Regeln diesbezüglich vorgibt. Als wichtig erachte ich auch, dass Anbieter mit ihrem Technologiewissen sich Zeit nehmen, ihre Kunden ausführlich zu beraten“, so Stingl weiter.

Foto: Asseco Markus Haller, Asseco Solutions: „Viele Milliarden werden jährlich in LLMs investiert. ERP-Anbieter müssen diese Dynamik aufgreifen und ihren Kunden zeigen, wie sie das möglichst gut nützen können.“ Daten allein reichen nicht mehr aus

Prozessoptimierung habe für Unternehmen ein großes Potenzial und da sei Beratung von Software-Anbietern gefragt, stimmte Haller zu: „Daten sind das Gold, aber sie reichen in Zukunft nicht mehr aus. Als ERP-Anbieter sind wir nahe an der technologischen Entwicklung dran und müssen mit den Kunden jetzt den Weg mit neuen Prozessen beschreiten, denn zwei Jahre warten ist zu spät, wenn Mitbewerber schon heute beginnen.“

Die Dynamik entstehe aus dem Unterschied zwischen KI und LLM-Technologie: Mit KI könne man komplexe Aufgaben automatisieren, diese seien aber begrenzt und erforderten aufwendige Trainings. LLM dagegen setzen auf breiter Basis auf, also auf Wissen aus allen Bereichen bzw. von tausenden Köpfen. Ein einzelner Mensch könne nie solche Fähigkeiten haben, das mache LLM-Technologie so revolutionär und führe zu großen Kapitalkonzentrationen am Markt. 

Daraus folgerte Haller: „Das zeigt, das ist kein Trend, sondern eine Entwicklung, der wir uns alle stellen müssen und wo wir uns frühzeitig Gedanken machen müssen, wie sich die Technologie auswirkt. Ziel kann definitiv nicht sein, dass KI eigenständig arbeitet, sondern sie ist Unterstützung. KI ist ein Assistenzsystem, das die Menge der geleisteten Arbeit erhöhen kann. Wer das in diesem Sinn betreibt, kann gegenüber dem Mitbewerb einen Vorteil erzielen.“

Best Practices

Die Umsetzung mit Fokus auf Prozesse bzw. Prozessketten zeigte Oliver Hoffmann anhand von Best Practices: „In Phase eins analysieren wir mit dem Kunden Fragen wie: Was ist dein größter Pain? Was willst du erreichen? Und wir besprechen mit jeder Abteilung, wo es in den Prozessen hapert.“ In Phase zwei werde mit der Geschäftsführung abgestimmt, was rasch und einfach mit Standard-Software abgewickelt werden kann. Die dritte Phase ermittelt Keypoints, an denen man eine erfolgreiche ERP- oder CRM-Einführung messen kann, wie Prozesssicherheit oder Kundenzufriedenheit.

Bei der Umsetzung werde dann bei jedem Wunsch überprüft, ob dieser auf ein Ziel einzahle. Fertige branchenspezifische Lösungen könne man rasch nutzen und etwa 80 Prozent des Tagesgeschäfts abbilden; dann sei Zeit für weitere Themen. Hoffmann erinnerte auch an die Bedeutung von Datenqualität: „Je besser meine Daten sind, umso besser kann die Technologie mich im Prozess unterstützen. Gerade bei kleineren Firmen ist die Datenbasis aber oft schlecht und da müssen wir bei der Umsetzung zuerst an der Basis arbeiten.“

Der Umsetzungspartner sollte das Unternehmen weiterbetreuen und sich jährlich anschauen, was verbessert werden könnte, wie zum Beispiel KI-Unterstützung. Im Microsoft-Umfeld habe KI bereits Einzug im ERP-System gehalten, dazu sei viel Budget umgeschichtet worden. Einzelne Systeme könnten nun über eine Plattform vernetzt kommunizieren.

Verantwortung beim Einsatz neuer Tools

Foto: FHWien Tília Stingl de Vasconcelos Guedes, FHWien: „Wir müssen vor Augen haben, dass Technologien wie LLM noch undurchsichtig sind. Nur wer die Verantwortung übernimmt, kann KI zum Vorteil der Gesellschaft nutzen.“ Auch Studierende und Lehrende arbeiten vorzugsweise mit KI und so begleitet Stingl ein Projekt über den Umgang mit KI und LLM im Bildungsbereich: „Rechtlich gesehen kennt sich keiner noch richtig aus. Aber man merkt innerhalb eines Semesters den Unterschied, nämlich dass Studierende ganz anders schreiben. Sie dürfen diese Tools verwenden, aber wir müssen unsere Lehrveranstaltungen wesentlich verändern, damit KI zum Nutzen wird. Das betrifft alle Branchen, nicht nur den Bildungsbereich.“

Auch wenn man LLM mit dem Wissen einer ganzen Gesellschaft vergleichen kann, handle es sich immer noch um eine Wissenssimulation, weil die Modelle mit Korrelationen arbeiten und keine Kausalitäten verstehen. Das Wissen werde lediglich in einer anderen Zusammensetzung wiedergegeben, allerdings sehr überzeugend und so könne jemand ohne inhaltliche Expertise schwer durchschauen, was die Ergebnisse bedeuten.

„Um zu erkennen, ob Texte von einer KI geschrieben wurden, haben Forschende kürzlich eine Liste von 100 Worten erstellt, die von ChatGPT häufiger verwendet werden als von Menschen. Und gestern habe ich ein Paper gelesen, wo vier von den 100 Worten bereits im Abstract vorkamen“, berichtete Stingl. Als Negativbeispiel für den unbedachten Einsatz von KI nannte sie u.a. eine Behörde in den Niederlanden, wo ein Algorithmus zehntausende Familien jahrelang des Sozialbetrugs beschuldigt hatte.

KI und Verantwortung

Abschließend resümierte Tilia Stingl: „Allen, die KI-unterstützte Software einsetzen wollen, muss bewusst sein, dass ein LLM die Welt nicht versteht. Es ist ein Assistenzsystem, das mich bei Entscheidungen unterstützt und wenn ich damit schneller bin, ist das gut. Aber ich muss Verantwortung übernehmen, denn es ist kein magisches Tool, das mir alle Arbeit abnimmt.“

Oliver Hoffmann empfahl Eile mit Weile: „Cloud ist da, KI ist da und beide gehen nicht mehr weg. Dennoch sollten sich Unternehmen mit der Auswahl der Lösung und des Partners Zeit lassen, denn die Zusammenarbeit soll lange halten.“

Bezüglich Verantwortung ergänzte Markus Haller: „Unternehmen sind verantwortlich zu erkennen, wann sie den Wandel einleiten müssen, da hilft oft der Blick über den Tellerrand in andere Branchen. Und sie brauchen für ihre neue Ausrichtung eine zukunftsfähige Software.“

Den it&t business Future Talk: Business Software zum Nachsehen finden Sie hier und auf unserem YouTube-Kanal.

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