Gastbeitrag: Warum Telefonie aus der Cloud maximale Flexibilität und erhöhte Produktivität bei niedrigeren Kosten bringt, erklärt Matthias Winter von GoTo.

Foto: GoTo Der Autor Matthias Winter ist UCC Specialist bei GoTo, Anbieter von Lösungen in den Bereichen Webkonferenzen und Fernwartung Als vor zweieinhalb Jahren plötzlich ganze Büros ihre Arbeitsplätze über Nacht ins Home-Office verlegen mussten, standen die bis dahin implementierten Telefonsysteme auf dem Prüfstand. Durch die neuen Anforderungen stießen vor allem klassische Anlagen oft an ihre Grenzen. Das lag mitunter daran, dass Unternehmen bisher ihren Fokus eher auf die Hardware als die Software der Telefonanlagen legten. Die Folge: Mitarbeiter, die außerhalb des Büros telefonisch nicht zu erreichen waren. Denn private Telefonnummern lassen sich aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht weitergeben. Für Kunden mit dringenden Anliegen eine Katastrophe. Mit diesem neuen Alltag mussten sich Unternehmen allerdings arrangieren. Daher entscheiden sie sich immer häufiger für eine Lösung mit Cloud-Telefonie.

Maximale Flexibilität

Durch den Einsatz von Cloud-Telefonie ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeitern und Kunden eine durchgängige, ortsunabhängige Verfügbarkeit. Alle Funktionen für eine reibungslose Kommunikation sind dabei bereits in einer einzigen Anwendung vereint. Das sind beispielsweise Features wie Videokonferenzen und Messenger oder sogar ganze CRM-Systeme (Customer Relationship Management). Diese Lösungen unterstützen eine nahtlose, nachvollziehbare Kommunikation etwa dank der Anrufverfolgung. Außerdem profitieren die Mitarbeiter von Chat-Funktionen, die einen ständigen Kontakt ermöglichen. Dort finden sie außerdem die Statusanzeigen ihrer Kollegen und wissen dadurch, wer gerade erreichbar ist.

Ein weiterer Vorteil der Cloud-Telefonie ist ihre hohe Flexibilität. So ermöglicht das System nicht nur die freie Wahl des Arbeitsplatzes, schließlich brauchen die Nutzer lediglich einen Internetanschluss und ein Gerät. Sie vereinfacht und beschleunigt auch die Integration neuer Mitarbeiter – sowohl intern als auch extern. Die Einrichtung der Lösung ist dabei intuitiv und unkompliziert. Und die Nutzer haben Zugriff auf Funktionen wie das Einrichten von Warteschleifenmusik oder automatischen Ansagen. Voicemails lassen sich zudem an E-Mail-Postfächer weiterleiten.

Erhöhte Produktivität bei niedrigeren Kosten

Virtuelle Kommunikation beispielsweise über Videokonferenzen hat sich in den letzten zweieinhalb Jahren weitflächig durchgesetzt und trägt zur Steigerung der Produktivität in zahlreichen Firmen bei. Wenn die Mitarbeiter ungestört arbeiten wollen, aktivieren sie einfach den „Nicht-Stören-Modus“. Benachrichtigungen werden für den gewählten Zeitraum dann stummgeschaltet. Anrufe lassen sich zudem uhrzeitabhängig weiterleiten. Diese Lösungen bieten Unternehmen auch die Möglichkeit, sämtliche Daten einzusehen und auszuwerten. Und darüber lassen sich interne Prozesse besser überprüfen und anschließend optimieren.

Die Virtualisierung der Geschäftskommunikation entlastet außerdem das Budget. Schließlich bedarf es keiner zusätzlichen Telefonie-Hardware. Die Nutzer benötigen lediglich eine App auf ihrem Endgerät – egal ob Handy, Tablet oder PC. Das reduziert auch die Personalkosten, die bei herkömmlichen Telefonanlagen für Wartung und Reparaturen anfallen. Darüber hinaus bieten die meisten Anbieter individuelle Tarife an und das Unternehmen zahlt nur für die Funktionen, die es tatsächlich benötigt. Ein weiterer Vorteil: Dank der hohen Skalierbarkeit wachsen diese Lösungen mit dem Unternehmen mit. Auch die Verbindungskosten sind bei Cloud-Anbietern in der Regel niedriger als bei herkömmlichen Festnetzanschlüssen. Gerade für Firmen, die viele internationale Gespräche führen, kann das eine enorme Kostenentlastung darstellen.

Fazit

Wenn Unternehmen eine einwandfreie Kommunikation auf unterschiedlichen Kanälen garantieren wollen, kommen konventionelle Telefonanlagen sehr schnell an ihre Grenzen. Daher bietet sich oftmals eine Umstellung auf Cloud-Telefonie an. Dies lohnt sich nicht nur, um Kunden und Geschäftspartnern ein professionelles Kommunikationserlebnis zu bieten. Es zahlt sich auch finanziell aus. Und die diversen Funktionen erleichtern Arbeitsabläufe und interne Absprachen. Damit werden Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt und sie sind auch für Kunden einfacher zu erreichen.