Fünf-Punkte-Plan unterstützt Unternehmen beim effektiven Management großer Dokumentenbestände.

Foto: Perceptive Software Stefan Welcker, Perceptive Software: „Wir raten zu einem End-to-End-Ansatz. Mithilfe der richtigen Lösung verliert Big Data seinen Schrecken“ Laut der aktuellen Digital-Universe-Studie von IDC verdoppelt sich der Datenbestand in Westeuropa derzeit alle zweieinhalb Jahre und soll bis 2020 auf gigantische fünf Zettabyte anwachsen. Diese Zahl mit 21 Nullen stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Perceptive Software (ehemals Saperion) empfiehlt Unternehmen eine umfassende Strategie für alle Dokumenten- und Output-Anforderungen und bietet ein breites Softeware-Portfolio. Intelligent Capture, Content Management, Search, Document Composition sowie Business Process Management (BPM) sind die fünf Grundpfeiler, die Unternehmen bei der Neuaufstellung und Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse prüfen sollten. Zudem sollte der Plan alle Unternehmensbereiche, Mitarbeiter, Geräte und Lösungen miteinbeziehen. Perceptive bietet hierzu ein breites Portfolio an Software-Lösungen.

End-to-End-Lösung.

Mit der intelligenten Datenerfassung Document Capture lassen sich alle Arten von Dokumenten in sehr großen Datenmengen einlesen. Beispiele sind Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Finanzdokumente oder Rabatte. Ein Verfahren zur Muster-erkennung macht sie lernfähig und somit flexibel einsetzbar und skalierbar. Enterprise Content Management-Lösungen stellen Unterlagen und wichtige Informationen jederzeit griffbereit zur Verfügung. Dokumente können miteinander geteilt, bearbeitet und kommentiert werden. Verschiedene Geschäftsbereiche und Abteilungen werden miteinander vernetzt, relevante Inhalte automatisch verbunden und rechssicher archiviert. Enterprise Search unterstützt beim Auffinden der Informationen über alle Speicherorte hinweg – auch  mit dem Mobile Device. Mithilfe von Document Composition lassen sich Daten zeitgleich aus verschiedenen Datenbanken und Anwendungen extrahieren und zu einem neuen Dokument zusammenstellen. So können beispielsweise Verbrauchsabrechnungen oder Verträge erstellt werden. Format und Layout ist frei wählbar. Da viele Unternehmen immer mehr Systeme, Lösungen und Geräte einsetzen, fällt es oftmals schwer, den Überblick über alle Geschäftsprozesse zu behalten. Business Process Management (BPM) hilft, Workflows zu visualisieren und beispielsweise Engpässe oder Ausfälle nachvollziehbar zu machen. Sämtliche Prozessschritte werden dokumentiert und analysiert.