Gastbeitrag: Wie ein nicht zu bewältigender Berg türmen sich Themen rund um die Digitalisierung bei vielen Verantwortlichen auf. Um bei den Budgetverantwortlichen sowie bei der Belegschaft Fürsprecher zu gewinnen, empfiehlt es sich Digitalisierungsprojekte zu priorisieren, bei denen mit überschaubarem Aufwand ein schnell sichtbarer Nutzen erzielt werden kann. Drei Geschäftsbereiche, bei denen die Vorteile besonders deutlich sind, zeigt Manfred Terzer, Gründer und CEO von Kendox, auf.

Foto: Kendox Der Autor Manfred Terzer ist Gründer und CEO von Kendox, einem Experten für digitales Dokumentenmanagement und die Automatisierung von Prozessen in Büro und Verwaltung Der Digitalisierungsboom, der sich bereits 2021 deutlich zeigte, legt weiter zu. Laut des Digital Office Index 2022 von Bitkom sagen 49 Prozent der Unternehmen, die Pandemie habe die Digitalisierung des eigenen Geschäftsmodells beschleunigt. Vor knapp zwei Jahren waren es nur 15 Prozent. Der wirtschaftliche Nutzen der Digitalisierung wird kaum noch in Zweifel gezogen. 2018 waren noch 34 Prozent und vor zwei Jahren 27 Prozent der Unternehmen skeptisch, was die Digitalisierung betraf – 2022 sind es nur noch 19 Prozent – Tendenz stark abnehmend. Das zeigt sich auch bei der Digitalisierung bislang papierbasierter Geschäftsprozesse. Allerdings stellt die Bitkom-Studie auch fest, dass das Digitalisierungspotenzial vor allem in Bezug auf die Geschäftsprozesse noch lange nicht ausgeschöpft ist.

Einer der entscheidenden Vorteile der Digitalisierung ist die Prozessautomatisierung. Der Ansatz, repetitive Tätigkeiten zu automatisieren, setzt sich auch im Büro- und Verwaltungsbereich – dem sogenannten „Back Office“ – immer stärker durch. Um Digitalisierungsinitiativen erfolgreich umzusetzen, sollten Unternehmen jedoch strategisch vorgehen. Die Basis für schlankere und (teil-)automatisierte Prozesse sind digitalisierte, maschinenlesbare Daten und Dokumente. Nur wenn dies professionell umgesetzt wurde, können Automatisierungsschritte, die nachhaltige Effizienzsteigerungen für das Unternehmen ermöglichen, überhaupt erst umgesetzt werden.

Mit den folgenden drei Digitalisierungsprojekte erzielen Unternehmen schnell sichtbare Vorteile.

Digitale Rechnungsbearbeitung

Die Freigabe und Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist in vielen Unternehmen noch immer ein aufwändiger Prozess. Rechnungen müssen dazu manuell erfasst, den richtigen Bestellungen zugeordnet und den entsprechenden Verantwortlichen für die Freigabe zugeteilt werden. Die Rechnungsfreigaben finden nach wie vor häufig manuell und auf Basis von Papierrechnungen statt. Die Folgen sind lange Bearbeitungszeiten, hohe Fehlerquoten und unnötig hohe Kosten – unter anderem verursacht durch nicht in Anspruch genommene Skonti. Daher ist die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung ein beliebter Ansatzpunkt. Das zeigt sich auch im aktuellen Digital Office Index: bereits mehr als die Hälfte der Unternehmen digitalisiert den Posteingang.

Durch eine Digitalisierung der Rechnungseingangskontrolle sowie der zugehörigen Freigabeprozesse verschlanken sich die Prozesse drastisch. Neben einer digitalen Erfassung von Papierdokumenten können zusätzlich auch digitale Eingangskanäle permanent überwacht und verarbeitet werden. Dabei werden eingehende Rechnungen mit Hilfe einer OCR-Komponente (Texterkennung) analysiert, die Belegdaten automatisch extrahiert und den jeweiligen Rechnungen zugeordnet. Anschließend wird die Rechnung automatisch an den jeweils verantwortlichen Kostenstellenleiter zur Prüfung weitergeleitet. Nachdem dieser die Rechnung dann freigegeben hat, werden Beleg und Buchungssatz automatisch an die Finanzbuchhaltungs-Software übergeben, wo die Rechnung entsprechend verbucht wird und nachliegende Prozesse angestoßen werden können.

Neben den kürzeren Durchlaufzeiten gewährleistet die Digitalisierung eine bessere Übersicht über den aktuellen Rechnungseingang sowie eine höhere Transparenz und Auffindbarkeit der Belege. Gleichzeitig wird der Grundstein dafür gelegt, dass die Prozesse auch standortübergreifend schnell und effizient ablaufen können.

Digitales Vertragsmanagement

Die dezentrale Bearbeitung von Akten von unterschiedlichen Standorten aus hat das Interesse an einer Aktendigitalisierung weiterwachsen lassen. Für viele Firmen ist die Digitalisierung der einzige Weg, ein Vertragsmanagement zu implementieren, das standortübergreifend eine Übersicht über Status und Laufzeit aller laufenden Verträge ermöglicht.

Relevante Informationen und Dokumente sind in der jeweiligen digitalen Akte im richtigen Sachzusammenhang verknüpft und die Recherche wird durch die zentrale Ablage deutlich vereinfacht.

Insbesondere dann, wenn innerhalb der Vertragsakte auch Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten hinterlegt werden, wird der Mehrwert der digitalen Vertragsverwaltung deutlich: das System kann die verantwortlichen Mitarbeitenden frühzeitig und proaktiv informieren und so das Risiko, eine Kündigungsfrist zu versäumen oder einen ablaufenden Vertrag nicht rechtzeitig zu verlängern, entsprechend reduzieren. Die gesetzeskonforme Archivierung der relevanten Vertragsdokumente wird dabei quasi «nebenbei» sichergestellt. Auch Änderungen an den Vertragsdokumenten – insbesondere während der Entstehung neuer Verträge – sowie auch Vertragsfreigaben lassen sich in der digitalen Vertragsakte leicht und transparent nachvollziehen.

Interessant kann auch eine mögliche Prozessanbindung sein – beispielsweise eine Einbindung der Vertragsakte in «Purchase-to-Pay-Prozesse», bei denen häufig bereits bei der Bestellanforderung (BANF) oder auch in der Genehmigungsphase ein Zugriff auf Lieferantenverträge notwendig ist. Auch hier kann eine nahtlose Integration zu kürzeren Durchlaufzeiten, weniger Medienbrüchen und vor allem zu einer höheren Entscheidungssicherheit führen.

Digitale Personalakten

Personalunterlagen bestehen heute meist aus einer Mischung von digitalen Unterlagen und Papierdokumenten. Diese Medienbrüche erschweren die Verwaltung der sensiblen Dokumente. Einerseits ist ein umfassender Überblick über alle Unterlagen eines Mitarbeiters kaum möglich, was u.a. die Suche nach Informationen deutlich verlangsamt. Andererseits unterliegen Dokumente mit persönlichen Informationen strengen Vorgaben sowohl in Bezug auf Aufbewahrung als auch auf Löschung.

Eine digitale Personalakte mit Einbindung in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet entscheidende Vorteile, die weit über die HR-Abteilung hinausgehen. Der naheliegendste Vorteil ist der schnelle Zugriff auf Informationen ohne Gang in den Akten-Keller – mit intelligenten Suchfunktionen anstatt des manuellen Durchforstens von Papierbergen. Hinzu kommt die rechtssichere Archivierung unter Berücksichtigung aller Compliance-Vorgaben als weiteres entscheidendes Argument. Das Management von Fristen für die Aufbewahrung oder die Löschung von Daten ist digital wesentlich besser umsetzbar.

Als zusätzlicher Nutzen lässt sich auch die Übersicht über die vorhandenen Informationen verbessern: beispielsweise in Bezug auf die bestehenden Qualifikationen von Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen, was im Hinblick auf den Fachkräftemangel und interne Weiterbildung immer wichtiger wird.

Auch für eine mögliche Einbindung der Personalakte in weitere digitale Prozesse – wie das ERP-System, das Workforce-Management oder ein System für Personalentwicklung und Schulungen – stellt eine digitalisierte Personalakte einen wesentlichen Baustein dar.

Resümee

Diese drei Beispiele zeigen, wie sich Digitalisierungsprojekte, die auf den ersten Blick nur bestimmte Abteilungen betreffen, auf ein gesamtes Unternehmen auswirken können. Sie verschlanken Prozesse, entlasten die Fachkräfte, schaffen mehr Transparenz und stellen die Weichen für standortunabhängiges Arbeiten, Prozessautomatisierung sowie mehr Freiraum für die Konzentration auf das Kerngeschäft.