Quehenberger Logistics digitalisiert Beschaffungsprozess mit Purchase-to-Pay-Lösung.
Foto: Quehenberger
Der papierlose Workflow spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch den Papierverbrauch bei Quehenberger erheblich
Quehenberger Logistics bietet Branchenlösungen für internationale Kunden aus Industrie und Handel. Über die End-to-end-Lösung Kendox Purchase-to-Pay wickelt der Logistiker den gesamten Beschaffungsprozess digital ab – von der Bestellanforderung und der Beauftragung, über die Leistungsvereinnahmung und die Rechnungsprüfung bis hin zur Übergabe der Belege an nachgelagerte Branchen- und Standardlösungen. Der Konzern hat mittlerweile fast 95 Prozent des Einkaufs auf papierlose Prozesse umgestellt, die Abläufe beschleunigt und signifikante Einsparungen erzielt.
Basierend auf der ECM/DMS-Plattform Kendox InfoShare hat das Unternehmen bereits verschiedene Prozesse digitalisiert und implementiert. Dazu gehören unter anderem die Belegarchivierung, eine digitale Speditionsakte für Sendungs- und Transportdokumente, digitale Vertragsakten für die Rechtsabteilung, die Einbindung einer Track & Trace-Lösung für Endkunden sowie deren Integration in die Customer Care-Plattform. Auf dieser bereits etablierten Integrationen wurde zuletzt der digitale Purchase-to-Pay-Prozess eingeführt.
Die Digitalisierung des Einkaufsprozesses ist für den Logistiker eines der Schlüsselprojekte im Rahmen der digitalen Transformation. Bei 81 Niederlassungen in 18 Ländern und zahlreichen Lieferanten ist die Anzahl der anfallenden Dokumente für Transport, Logistik und Beschaffung enorm. Pro Monat werden mehrere tausend Belege in unterschiedlichen Buchungskreisen und Ländern verarbeitet und archiviert.
Der neue, durchgängig digitalisierte Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) umfasst die Prozesse von der Bestellung über die Warenvereinnahmung und Rechnungsprüfung bis zur automatischen Verbuchung (Dunkelbuchung). Der P2P-Prozess besteht aus mehreren obligatorischen und verschiedenen optionalen Aufgaben, die durch das Prozessmodell vorgegeben sind. Der gesamte Prozess ist unterteilt in den elektronischen Bedarfsanforderungs-Prozess, die Warenvereinnahmung und den Eingangsrechnungsworkflow. Zudem wurden mehrere Subsysteme angebunden, unter anderem das bei Quehenberger im Einsatz befindliche Transportmanagement-System Lbase.
Bei der Implementierung der Purchase-to-Pay-Lösung hat Quehenberger zwei Projekte in einem vereint. Ursprünglich hatte Kendox den Zuschlag für die Digitalisierung des Rechnungseingangsworkflow erhalten. Im Laufe des Projekts wurde dann die Entscheidung getroffen, das Projekt auf die Bedarfsanforderung (BANF) inklusive Bestellung und Warenvereinnahmung auszuweiten, die ebenfalls in den Prozess eingebettet wurden. Ziel war es, über einen im e-Procurement-Workflow vorgezogenen Freigabeprozess die Rechnungsprüfung so zu vereinfachen, dass sie weitgehend automatisiert erfolgen kann.
Mit dem vorgelagerten Bedarfsanforderungsprozess (BANF) in der P2P-Lösung wird sichergestellt, dass jede Bestellung gerechtfertigt ist und bereits vor der eigentlichen Bestellung intern freigegeben wird. Mitarbeiter erfassen zunächst den jeweiligen Bedarf. Anhand einer hinterlegten Berechtigungsmatrix wird gewährleistet, dass der Investitionsantrag von den jeweils Zeichnungsberechtigten genehmigt wurde, bevor im Anschluss die eigentliche Bestellung ausgelöst wird. So können im Prozessverlauf eingehende Rechnungen zu einer Bestellung später automatisiert erkannt, zugeordnet und verbucht werden.
Empfangene Waren sowie vom Lieferanten erbrachte Leistungen werden im Modul „Leistungsvereinnahmung“ durch den jeweiligen Leistungsempfänger entweder vollständig oder als Teillieferung bestätigt. Dies ist Voraussetzung dafür, dass im nachgelagerten Teilprozess der Rechnungseingangsverarbeitung ein möglichst hoher Automatisierungsgrad erreicht werden kann.
Der digitale P2P-Workflow zahlt sich für den Logistiker gleich in mehrfacher Hinsicht aus: Neben der Verringerung der Durchlaufzeiten und einer Reduktion der manuellen Bearbeitung können Fehlerquellen reduziert und Unklarheiten in der Zuordnung ausgeschlossen werden. Der digitale Prozess gibt eine klare Bearbeitungsstruktur vor und ermöglicht damit eine eindeutige, transparente Zuweisung zu den verantwortlichen Zeichnungsberechtigten. Durch einen automatisierten Prüfdurchlauf werden alle Eingangsrechnungen sofort auf relevante Parameter wie Gültigkeit geprüft und die Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben ihrer Funktion konzentrieren. Sofern es keine Abweichungen zu den BANF-Freigaben gibt, werden die Daten zunächst an das Transportmanagement-System Lbase übermittelt, von wo aus sie automatisch zur Dunkelbuchung weiter an die Buchhaltung bzw. das ERP-System transferiert werden.
„Zum einen fällt durch den elektronischen Abgleich mit den Vorsystemen ein hoher manueller Aufwand bei der Belegerkennung weg. Zum anderen gibt es beispielsweise im Falle einer Steuerprüfung eine durchgängige Transparenz zum Ursprung oder zum Zustand der Rechnungszahlung. Zudem ist stets nachvollziehbar, ob der Prüfungsprozess durchlaufen wurde“, erläutert Sabine Harner, Head of Corporate Finance and Accounting bei Quehenberger Logistics. Zusammen mit ihrem Kollegen Robert Berger, Head of Corporate IT, betreute sie das Projekt federführend.
Bestens bewährt hat sich das neue System auch während der pandemiebedingten Lockdown-Phase. Gerade im Home-Office ist die elektronische Rechnungsabwicklung eine große Unterstützung für alle Beteiligten. Der papierlose Workflow spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch den Papierverbrauch im Unternehmen erheblich: Im Zeitraum von November 2019 bis Juni 2020 wurden rund 8.800 Belege bearbeitet. Ihre durchschnittliche Durchlaufzeit betrug 4,2 Werktage. Dabei wurden zudem 42.100 Blatt Papier eingespart.
