Alle 14 Tage aktuelle News aus der IT-Szene   >   
Virtualisierungsstrategien im Wandel 11. 07. 2025
Eine aktuelle Red Hat-Studie beleuchtet die Bedeutung von Virtualisierung in modernen IT-Infrastrukturen. Die Ergebnisse zeigen: Unternehmen setzen zunehmend auf hybride und Multi-Cloud-Umgebungen – und überdenken dabei ihre bisherigen Virtualisierungslösungen.
STARFACE feiert 20 Jahre 10. 07. 2025
Der deutsche UCC-Hersteller STARFACE blickt auf 20 Jahre Unternehmensgeschichte zurück – vom Karlsruher Startup zum Teil eines internationalen Konzerns. CEO Florian Buzin spricht über Pionierarbeit, Marktveränderungen und neue Perspektiven.
Studie zeigt Wirkung von klinisch mitgestalteter KI 10. 07. 2025
Eine aktuelle Umfrage unter medizinischem Fachpersonal belegt: Wenn Ärztinnen und Ärzte aktiv in die Entwicklung von KI-Lösungen eingebunden sind, profitieren sowohl die Nutzerfreundlichkeit als auch die klinische Wirksamkeit. Sechs Unternehmen heben sich dabei durch besonders hohe Zufriedenheitswerte ab.
WatchGuard meldet Rekordanstieg bei einzigartiger Malware 09. 07. 2025
Der neue Internet Security Report von WatchGuard Technologies zeigt einen deutlichen Anstieg bei neuartiger Malware, insbesondere auf Endgeräten und über verschlüsselte Kanäle. Auch KI-gestützte Phishing-Kampagnen nehmen zu. Unternehmen stehen vor veränderten Herausforderungen im Bereich Cybersicherheit.
BSI und BMI rufen zur Cyberwende auf 07. 07. 2025
Das deutsche Bundesministerium des Innern (BMI) und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) planen angesichts zunehmender Cyberbedrohungen tiefgreifende Maßnahmen zur Stärkung der nationalen Resilienz. Mit der Umsetzung der NIS-2-Richtlinie wird auch für tausende Unternehmen in Deutschland – und indirekt auch in Österreich – die Luft dünner. Deshalb lohnt sich ein Blick auf diese Entwicklungen, die für die IT-Branche in der gesamten DACH-Region relevant sind.
IONOS holt Enterprise-KI-Plattform nuwacom in die souveräne Cloud 07. 07. 2025
Die KI-Plattform des deutschen Start-ups nuwacom ist ab sofort auf der IONOS Cloud verfügbar. Die Kooperation ermöglicht Unternehmen – insbesondere in regulierten Branchen – den rechtskonformen und sicheren Einsatz generativer KI auf europäischer Infrastruktur.
TD SYNNEX übernimmt Apptium – Cloud-Plattform StreamOne wird strategisch ausgebaut 07. 07. 2025
Mit der Übernahme von Apptium setzt TD SYNNEX ein starkes Zeichen für den weiteren Ausbau seiner Cloud- und Everything-as-a-Service-Angebote. Die Akquisition erweitert die technologische Basis der StreamOne-Plattform und verleiht der digitalen Geschäftsorchestrierung neue Dynamik.
Xerox übernimmt Lexmark 04. 07. 2025
Mit der erfolgreichen Übernahme von Lexmark stärkt Xerox seine Position als globaler Anbieter von Druck- und Managed-Print-Services. CEO Steve Bandrowczak spricht von einem Meilenstein mit weitreichender strategischer Bedeutung.
Check Point warnt vor Betrugsmasche mit gefälschten Amazon-Seiten 04. 07. 2025
Check Point Research registriert über 1.000 neue Domains mit Amazon-Bezug – 87 Prozent davon sind gefährlich. Täuschend echte Login-Seiten und raffinierte Phishing-Mails zielen auf deutsche Konsumenten rund um den Prime Day ab.
Hewlett Packard Enterprise übernimmt Juniper Networks 03. 07. 2025
Mit der Akquisition von Juniper Networks stärkt Hewlett Packard Enterprise seine Position im Markt für KI-gestützte Netzwerk- und Cloudlösungen. Das kombinierte Portfolio bietet Unternehmen künftig eine vollständig cloud-native, KI-getriebene Netzwerkarchitektur.
Andreas Musielak wird neuer kaufmännischer Geschäftsführer von nic.at 02. 07. 2025
Mit 1. Juli 2025 übernimmt Andreas Musielak die kaufmännische Geschäftsführung bei der österreichischen Domain-Vergabestelle nic.at. Der langjährige DENIC-Vorstand folgt auf Richard Wein, der sich nach 25 Jahren in den Ruhestand verabschiedet.
Trend Micro unterstützt IT-Dienstleister bei der Transformation ihres Geschäftsmodells 01. 07. 2025
Mit einer umfassenden Überarbeitung seines europäischen Partnerprogramms schafft Trend Micro neue Geschäftschancen für Reseller und Service Provider. Im Zentrum steht die Plattform „Trend Vision One for Service Providers“, die Partnern den Weg zu skalierbaren und profitablen Security-Services ebnet.
Wilbert Verheijen übernimmt Geschäftsführung von Canon Austria 01. 07. 2025
Zum 1. Juli 2025 hat Wilbert Verheijen zusätzlich zu seiner bisherigen Rolle als Managing Director von Canon CEE auch die Geschäftsführung von Canon Austria übernommen. Er folgt auf Hermann Anderl, der sich nach über drei Jahrzehnten aus der Unternehmensleitung zurückzieht.
ClickFix-Attacken nehmen weltweit rasant zu 27. 06. 2025
Eine neue Betrugsmasche verbreitet sich mit alarmierender Geschwindigkeit: Cyberkriminelle täuschen Internetnutzern Sicherheitsabfragen vor, um sie zur Ausführung von Schadcode zu verleiten. Laut aktuellem ESET Threat Report sind die Angriffe in nur sechs Monaten um über 500 Prozent gestiegen – mit fatalen Folgen für Windows-, macOS- und Linux-Nutzer gleichermaßen.
WatchGuard stellt Total MDR vor 26. 06. 2025
Mit Total MDR launcht WatchGuard Technologies einen vollständig integrierten, KI-gesteuerten Managed-Detection-and-Response-Dienst. Die Lösung vereint Sicherheitsfunktionen für Endpunkte, Netzwerke, Identitäten und Cloud in einem zentralen Portal – und richtet sich speziell an Managed Service Provider (MSP) und Unternehmen mit hybriden IT-Umgebungen.
Mit APplus auf dem Weg zur KI-gestützten Produktion 26. 06. 2025
Der Automatisierungsspezialist LANG Technik aus Holzmaden startet mit dem ERP-System APplus der Asseco Solutions in ein neues Digitalzeitalter. Ziel ist es, manuelle Prozesse abzulösen, Effizienzgewinne zu realisieren und gleichzeitig die Basis für KI-Anwendungen zu schaffen. Die Amortisierung wird bereits in drei Jahren erwartet.
STARFACE informiert über Potenziale von UCC-Plattformen in der Cloud 25. 06. 2025
Systemhäuser, die auf zukunftsfähige Geschäftsmodelle setzen möchten, stehen vor einem Umbruch: Während der Markt für klassische Hardwarelösungen schrumpft, wächst die Nachfrage nach Cloud-Telefonie stetig. STARFACE möchte Channelpartner bei diesem Wandel unterstützen – und lädt zu einem Webcast ein, der praxisnah zeigt, wie der Einstieg ins Cloud-Business gelingt.
Cyberkriminelle nutzen Sommerreisezeit für gezielte Phishing-Angriffe 24. 06. 2025
Zum Start der Sommerferienzeit registrierte Check Point Research im Mai 2025 über 39.000 neue urlaubsbezogene Domains – viele davon mit betrügerischer Absicht. Besonders im Visier: Nutzer beliebter Plattformen wie Airbnb und Booking.com.
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Kendox

Cloud statt Aktenschrank

Gastbeitrag: Tina Bohlmann beleuchtet Erfolgsfaktoren zur Einführung digitaler Dokumentenprozesse im HR-Bereich.

Foto: Kendox Die Autorin Tina Bohlmann ist Expertin für den Bereich „Digitale Personalakten“ bei Kendox Überfüllte Papierarchive, zeitaufwändige Dokumentenablage und mühsame Unterlagen-Recherche - ist das nicht Schnee von gestern? Das Thema Digitalisierung ist allgegenwärtig, doch obwohl laut einer aktuellen Bitkom-Studie rund die Hälfte der Unternehmen Lösungen für digitales Dokumentenmanagement einsetzt, verarbeiten insbesondere die Personalabteilungen Dokumente nach wie vor überwiegend papierbasiert. Im Kontext von Digital Recruiting, Modern Workplace und Homeoffice wird es nun immer schwieriger, den Mix aus eingehenden Digital- und Papierdokumenten zu beherrschen. Unterstützung bieten hier ECM/DMS-Lösungen, die mit Prozessen für das rechtskonforme, digitalisierte Verwalten und Bearbeiten mitarbeiterbezogener Dokumente ausgestattet sind - beim Bewerbungsprozess, im Onboarding, in der Mitarbeiterkommunikation, im Talentmanagement, etc.

Zentrale Verwaltung, globaler Zugriff

HR-Verantwortliche sind sich dessen bewusst, dass Papierakten längst nicht mehr zeitgemäß sind und die „digitalisierte Personalakte“ deutliche Vorteile liefert. Gerade in Zeiten von Home-Office und Remote Work ließen sich damit viele Prozesse in den HR-Abteilungen massiv beschleunigen. Über eine verschlüsselte Internet-Verbindung stehen „Digitale Personalakten“ 24x7 zur Verfügung und erlauben einen ortsunabhängigen Zugriff von jedem Endgerät aus. Zudem bieten sie deutlich mehr Sicherheit als Papierakten. Im DMS-System sind sie vor Verlorengehen, Löschen, Vervielfältigung oder anderen Gefahren geschützt. Gleichzeitig kann man durch intelligente Berechtigungssteuerung den Zugriff auf autorisierte Personen beschränken. Im Vergleich zu Kunden- oder Projektakten, sind bei der Digitalen Personalakte allerdings deutlich mehr Anforderungen und gesetzliche Regelungen zu beachten.

Verlässlicher Schutz sensibler Daten

Foto: Kendox New Normal: Schlanke Prozesse ziehen in die Personalabteilung ein Im Gegensatz zu vielen anderen Abteilungen, werden in der Personalabteilung häufig sensible und persönliche bzw. private Informationen und Dokumente verwaltet. Auf Lebensläufen, Arztberichten, Abmahnungen oder Gehaltsabrechnungen finden sich Inhalte, die in jedem Fall zuverlässig vor unbefugter Einsicht geschützt werden müssen. Anders als bei kaufmännischen Belegen, für die in der Regel lediglich (Mindest-)Aufbewahrungspflichten gelten, gibt es bei einigen Arten von Personaldokumenten auch eine Löschpflicht, nach der der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen sicherstellen muss, dass Inhalte aus einer Personalakte verlässlich und unwiederbringlich entfernt werden. Dies ist beispielsweise bei Abmahnungen der Fall oder wenn Mitarbeiter nach dem Ausscheiden von Ihrem Recht auf Löschung bestimmter Daten Gebrauch machen.

Verfügbarkeit und Steuerung der Zugriffsberechtigung

Ein mobiler und ortsunabhängiger Zugriff auf Akten und Arbeitsdokumente wird von vielen Mitarbeitern bereits als „Standard“ vorausgesetzt. So auch in der Personalabteilung und insbesondere dann, wenn das Unternehmen über verteilte Standorte verfügt. In Unternehmen mit mehreren Standorten können die Mitarbeiterinformationen zentral in der „elektronischen Personalakte“ verwaltet werden, sind aber von jedem Standort jederzeit schnell und einfach abrufbar. Im Unterschied beispielsweise zu Kunden- und Projekt-Akten besteht eine der Grundanforderungen an eine digitale Personalakte darin, dass der Zugriff auf Informationen gegebenenfalls eingeschränkt werden kann: es muss möglich sein, dass Mitarbeiter und deren Vorgesetzte einen temporär begrenzten Zugriff auf die Akte, beziehungsweise auch nur auf einen Teil der Akte, bekommen und dass dieser Zugriff einerseits protokolliert und andererseits nach Ablauf der Akteneinsichtsfrist verlässlich wieder entzogen wird.

Produktivität steigern, Servicequalität heben

Wenn diese Hürden erfolgreich gemeistert werden, kann die Digitale Personalakte einen echten „Produktivitäts-Schub“ in der Personalabteilung auslösen. Richtig eingesetzt, stellt die digitale Akte sicher, dass rechtliche und unternehmensinterne Vorgaben verlässlich eingehalten werden, unterstützt die Personalabteilung - und damit auch die Mitarbeiter sowie deren Vorgesetzte - bei der Abwicklung von Standardprozessen (z.B. im Talentmanagement, im Onboarding, in der Mitarbeiterkommunikation oder beim Ausscheiden von Mitarbeitern). Zudem ermöglicht sie einen hohen Grad an Serviceorientierung im HR-Bereich - beispielsweise in Form von Self-Service-Zugriffen auf Teile der eigenen Akte.

Kein „One Size fits all“!

Speziell in Personalabteilungen gibt es viele individualisierte Prozesse, die über einen langen Zeitraum hinweg gereift sind. Gleichzeitig werden individuelle Systeme eingesetzt, die das Personalmanagement unterstützen. Es lassen sich also nur selten „Standardprozesse“ identifizieren, die in allen Unternehmen identisch ablaufen. Umso wichtiger ist es, dass sich eine digitale Lösung für die Verwaltung der Personaldokumente nahtlos und flexibel in die bestehenden Prozesse und HCM-Lösungen (Human Capital Management) im jeweiligen Unternehmen einbinden lässt. Erst eine für die Mitarbeiter der HR-Abteilung intuitiv und einfach zu bedienende Anwendung stellt sicher, dass der „Digitale Aktenschrank“ auch tatsächlich immer und überall im Zugriff ist.

Effizienz und Entlastung im HR-Tagesgeschäft

Softwarelösungen für "Digitale Personalakte" erhöhen die Prozessqualität und bieten viele Standardfunktionen, die die Mitarbeiter der Personalabteilung bei Routineprozessen im HR-Tagesgeschäft unterstützen. Dazu gehören vordefinierte Workflows, wie beispielsweise für das Anlegen von Stammdaten und Pflichtdokumenten, die bei der Einstellung eines Mitarbeiters immer in der Akte verfügbar sein müssen, Funktionen für das Zuordnen und Importieren von Dokumenten sowie automatisierte Wiedervorlagen und Erinnerungen, zum Beispiel um Dokumente fristgerecht aus der Akte zu entfernen oder nützliche Statusanzeigen wenn ein Dokument fehlt, und vieles mehr. Über eine Office-Integration der „Digitalen Personalakte“ können neue Dokumente sogar bequem mit Hilfe des Vorlagenmanagers und Textbausteinen direkt in der Personalakte erstellt werden.

Think Big - Start Small

Erfolgreiche Projekte setzen voraus, dass Unternehmen sich zunächst darüber im Klaren sind, was und wen sie mit einer digitalen Personalakte mittel- bis langfristig adressieren wollen. Ziele und Rollen sollten im Vorfeld klar definiert werden. Unter anderem sind folgende Fragen zu klären: Wer soll Zugriff auf die Akte haben? Sollen nur Mitarbeiter aus der HR-Abteilung die Akten einsehen können oder soll (gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt) auch der Zugriff für Mitarbeiter und Führungskräfte möglich sein? Welche (Self-)Services, wie zum Beispiel digitaler Urlaubsantrag oder Spesenabrechnung, sollen durch die Digitalisierung unterstützt werden? Welche Dokumente fallen regelmässig an und sollen durch digitale Prozesse optimiert werden?

Anschließend gilt es herauszufinden, welche Dokumentarten denn aktuell in der Personalakte abgelegt sind, welche Dokumente künftig (zusätzlich) verwaltet werden sollen, etc. Im Anschluss an diese Überlegungen kann dann - Schritt für Schritt - damit begonnen werden, die Digitale Personalakte im Unternehmen einzuführen.

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