Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in Personalabteilungen. Unternehmen setzen auf KI-gestützte Anwendungen, um Prozesse zu automatisieren und HR-Teams zu entlasten. Gleichzeitig steigen die regulatorischen Anforderungen: Viele KI-Lösungen im Personalwesen fallen nach dem EU AI Act in die Kategorie der Hochrisiko-Systeme. Damit rücken Datenschutz, Transparenz und Governance in den Mittelpunkt.

Foto: Hannes Winkler – goodlifecrew.com Josef Zellner, Leiter der Entwicklungsabteilung bei Sage DPW Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz verändert das Personalwesen grundlegend. Ob Recruiting, Personalverwaltung oder Lohnverrechnung – immer mehr Unternehmen nutzen KI, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Mit den neuen Möglichkeiten wachsen jedoch auch die Anforderungen an einen rechtskonformen Einsatz der Technologie. Damit KI-Anwendungen im HR-Bereich nachhaltig eingesetzt werden können, müssen Unternehmen sowohl die technologischen Potenziale als auch die regulatorischen Rahmenbedingungen berücksichtigen.

Gerade im HR-Bereich verarbeitet KI sensible personenbezogene Daten. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Datenschutz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen. Unternehmen stehen vor der Aufgabe, Daten DSGVO-konform zu verarbeiten, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und menschliche Kontrolle über automatisierte Prozesse sicherzustellen. Neben Effizienzgewinnen spielt dabei insbesondere das Vertrauen der Mitarbeitenden in die eingesetzten Systeme eine zentrale Rolle.

Klare Regeln für den KI-Einsatz

In vielen Unternehmen sind erste KI-Anwendungen bereits im Einsatz. Häufig fehlt jedoch eine strukturierte Grundlage, um deren Nutzung einheitlich und regelkonform zu steuern. Ein verbindliches Regelwerk soll dabei helfen, zentrale Fragen zu beantworten: Welche HR-Anwendungen gelten als Hochrisiko-Systeme? Welche Daten dürfen verarbeitet werden? Wie lässt sich menschliche Kontrolle gewährleisten? Und welche technischen sowie organisatorischen Maßnahmen sind erforderlich?

Nach Einschätzung von Sage DPW wird KI nur dann langfristig tragfähig sein, wenn diese Aspekte gemeinsam betrachtet und umgesetzt werden.

„Die entscheidende Frage ist nicht, ob Unternehmen KI einsetzen, sondern wie sie dies tun. Gerade im Personalwesen braucht es klare Regeln, nachvollziehbare Prozesse und eine verantwortungsvolle Governance. Erst wenn Datenschutz, Compliance und menschliche Kontrolle von Anfang an mitgedacht werden, kann KI ihr volles Potenzial entfalten“,

erklärt Josef Zellner, Leiter der Entwicklungsabteilung bei Sage DPW.

KI-Unterstützung innerhalb definierter Rahmenbedingungen

Wie ein regelkonformer KI-Einsatz im HR-Umfeld aussehen kann, zeigt Sage anhand des Sage Copilot. Die KI-Assistenz ist in die Sage-DPW-HR-Software integriert und unterstützt Mitarbeitende, Führungskräfte sowie HR-Teams bei alltäglichen Aufgaben. Dazu zählen unter anderem die Beantwortung von Fragen zu HR- und Payroll-Themen, Legal-&-Compliance-Aspekten, Unternehmensrichtlinien sowie geführten HR-Prozessen.

Nach Angaben des Unternehmens unterscheidet sich der Ansatz von frei zugänglichen KI-Anwendungen durch klar definierte organisatorische und technische Rahmenbedingungen. Demnach werden Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Kundendaten fließen nicht in das Training von KI-Modellen ein. Zudem werden die Anforderungen der DSGVO sowie des EU AI Act berücksichtigt.

Ergänzend liefert die Lösung rollenbasierte Antworten entsprechend der jeweiligen Berechtigungen und integriert sich in bestehende IT-, Sicherheits- und Governance-Strukturen.

Technologie allein reicht nicht aus

Für Sage DPW zeigt das Beispiel, dass der erfolgreiche Einsatz von KI im Personalwesen weit über die reine Technologie hinausgeht. Entscheidend sei die Einbettung in bestehende Prozesse, Richtlinien und Compliance-Vorgaben. Gerade vor dem Hintergrund des EU AI Act werde deutlich, dass Unternehmen nicht nur die Leistungsfähigkeit von KI-Systemen bewerten müssen, sondern auch deren regulatorische und organisatorische Auswirkungen.

Damit entwickelt sich Compliance zunehmend zu einem zentralen Erfolgsfaktor für den produktiven Einsatz von KI im Personalwesen. Unternehmen, die Datenschutz, Transparenz und Governance frühzeitig berücksichtigen, schaffen die Voraussetzungen dafür, KI-Anwendungen langfristig und vertrauenswürdig in HR-Prozessen einzusetzen.