Österreichische Post realisiert durchgängige Dokumentenverwaltung für internationalen Baustoffhersteller.

Foto: Österreichische Post Roland Spitzhirn, Scanpoint: „Medienbrüche gehören dank der Post Cloud Enterprise der Vergangenheit an“ Cemex Deutschland, langjähriger Kunde der Österreichischen Post, organisiert die Verwaltung von jährlich rund 450.000 Lieferscheinen neu. Sämtliche Daten werden durch die Post-Tochter Scanpoint digitalisiert und künftig den Mitarbeitern über die Business-Lösung Post Cloud Enterprise ortsunabhängig zur Verfügung gestellt. Mit den Services digitalisiert die Post sämtliche Inputdokumente von Cemex und ermöglicht eine papierlose Verwaltung innerhalb der Cloud. Durch die Verwendung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) der Post kann der Baustoffhersteller die Effizienz der Auftragsbearbeitung steigern und Kosteneinsparungen realisieren.
„Schnittstellen und Medienbrüche in der Dokumentenbearbeitung gehören dank unserer Komplettlösung der Vergangenheit an“, freut sich Roland Spitzhirn, Geschäftsführer Scanpoint. Cemex-Mitarbeiter im Innen- sowie im Außendienst haben nun mit der Volltext- und Metadatensuche zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Informationen. „Europäische Datenschutzstandards garantieren, dass nur autorisierte Teammitglieder zusammenarbeiten“, erklärt Spitzhirn.
Integrierte Cloud-Lösungen. Mit der Lösung Post Cloud Enterprise haben Unternehmen die Möglichkeit, überall und jederzeit auf die durch das Scanservice Post Cloud Input eingescannten Dokumente zuzugreifen – egal ob per Smartphone, Tablet, Laptop oder PC. Eine manuelle Datenerfassung wird dadurch hinfällig.
Die digitale Dokumentenverwaltung erfolgt in vier Schritten. Zuerst werden die Dokumente mit der Lösung Post Cloud Input gescannt. Falls eine eigene Scanner-Infrastruktur im Unternehmen vorhanden ist, kann man über „Scan to Web“ Dokumente selber scannen und zur Weiterverarbeitung an die Post schicken. Die gescannten Dokumente gelangen so in die Post Cloud Enterprise – in einem zentralen Eingangskorb erscheinen die klassifizierten Dokumente samt Metadaten. Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen können nun orts- und zeit-unabhängig auf die geschäftsrelevanten Dokumente zugreifen. Über das DMS können die Dokumente bearbeitet, verwaltet und gespeichert werden. Die DMS-Software wird in einem externen Rechenzentrum je nach Kundenwunsch in Österreich, in Deutschland oder in der Schweiz betrieben und über die Cloud zur Verfügung gestellt.