Gastbeitrag: Der (IT-)Fachkräftemangel betrifft auch den öffentlichen Sektor. Durch kluge Automatisierung ließen sich die Auswirkungen von fehlendem Personal in Österreichs Ämtern ausgleichen, erklärt Fabrizio Vismara.
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Neun von zehn Behördendienstleistungen sind in Österreich bereits digitalisiert. Verbesserungspotenzial besteht allerdings noch bei der Einbindung digitaler Healthcare-Angebote, der Website-Performance für Mobilgeräte oder dem Einsatz der eID.
Der Verwaltung in Österreich fehlen laut dem Industriewissenschaftlichen Institut (IWI) 28.000 IT-Fachkräfte. Der demografische Wandel, ein verschärfter Wettbewerb und eine zu niedrige Vergütung verstärken diese Thematik zusätzlich. Um die Auswirkungen des Fachkräftemangels abzumildern, ist es notwendig, die Verwaltungsaufgaben effizienter zu gestalten. Dadurch lassen sich Aufgaben schneller erledigen und fehlendes IT-Personal ausgleichen.
Der eGovernment Benchmark Report zeigt, dass neun von zehn Behördendienstleistungen in Österreich bereits digitalisiert sind. Österreich liegt bei der Auswertung über dem EU-Durchschnitt und vor vielen anderen Ländern – beispielsweise Frankreich oder Deutschland. Denn in Österreich sind alle wichtigen Verwaltungsaufgaben im Portal „BRZ PortalAustria“ zentralisiert. Verbesserungspotenzial besteht allerdings noch bei der Einbindung digitaler Healthcare-Angebote, der Website-Performance für Mobilgeräte oder dem Einsatz der eID.
IT-Teams können Verwaltungsprozesse durch geeignete Tools und Lösungen vereinfachen und zeitaufwändige Standardabläufe automatisieren. Das entlastet sie von repetitiven Aufgaben und gibt ihnen Raum für anspruchsvollere Tätigkeiten. Behörden können sich zudem durch eine digitale Arbeitsumgebung, mobiles Arbeiten und digitale Lernangebote als attraktive Arbeitgeber aufstellen. Auch andere Abteilungen wie Human Resources profitieren dank der Digitalisierung von effizienteren Bewerbermanagement- und Onboarding-Prozessen und können mehr Zeit in die strategische Planung und persönliche Betreuung investieren.
Hilfreich sind dabei Lösungen für das Enterprise Service Management (ESM). Damit lassen sich IT-Aufgaben intelligent automatisieren und die operative Agilität, User Experience und die Prozesseffizienz verbessern. Das erhöht die Servicequalität der Behörden sowie die Mitarbeiterzufriedenheit, da es die IT-Abteilungen im Alltag entlastet. Darüber hinaus tragen die Lösungen zur Kostensenkung bei und helfen, Compliance-Vorgaben einzuhalten.
Ein großes Problem in vielen Verwaltungseinrichtungen entsteht durch den Betrieb komplexer, gewachsener IT-Infrastrukturen. Administratoren können darin mitunter den Überblick über die Assets und den aktuellen Bedarf verlieren. Erfolgen die Genehmigungs-, Beschaffungs- und Implementierungsprozesse nicht über ein zentrales Tool für die Verwaltung von IT- und Non-IT-Assets, kann sich das negativ auf die Kostenplanung sowie auf das Incident- und Problem-Management auswirken. ESM-Lösungen automatisieren die Softwarebeschaffung in einer Plattform und sorgen für schnellere Reaktionszeiten, eine effizientere Ressourcennutzung sowie Transparenz. Auch einer Über- und Unterlizenzierung können IT-Verantwortliche auf diese Weise vorbeugen. In Kombination mit einem Self-Service-Tool sind Endanwender sogar in der Lage, viele Probleme selbst zu lösen.
Behörden arbeiten mit vielen sensiblen, personenbezogenen Daten. Deshalb spielen Datensicherheit und Compliance sowie höchste Sicherheitsstandards bei der Wahl des Softwareanbieters eine wichtige Rolle. Nur wenn eine Lösung diese Standards erfüllt, sind Bürgerdaten bestmöglich vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Damit steigt auch das Vertrauen der Bürger, dass die Sicherheit ihrer Daten gewährleistet ist.
Die Forderung der Beschäftigten nach Mobile Work und Homeoffice ist auch in der öffentlichen Verwaltung ungebrochen. Behörden benötigen sichere, geräteunabhängige Lösungen, um ihre Wahrnehmung als attraktiver Arbeitgeber zu stärken. Smarte Lösungen verschlanken zudem die IT-Prozesse und steigern die Zufriedenheit und Produktivität der IT-Mitarbeiter. Dadurch können die Behörden fehlendes Fachpersonal besser kompensieren, denn die Betreuung der digitalen Angebote wird auch weiterhin eine Herausforderung bleiben.
Der Autor Fabrizio Vismara ist Area Vice President Alps Sales bei Matrix42.
