Gastbeitrag: Wann lohnt sich der Einsatz von HR-Software wirklich? Michael Friedwagner hat die Antwort.

Foto: Infoniqa Der Autor Michael Friedwagner ist Geschäftsführer von Infoniqa HR Solutions HR-Software ist für Personalverantwortliche von Betrieben jeder Größe und jeder Branche zu einem unverzichtbaren Instrument geworden. Die Tools bilden Prozesse für praktisch jeden Einsatzbereich ab. Doch wo hat HR-Software den meis-ten Nutzen?
Zu Zeiten der Digitalisierung ist Personalsoftware in aller Munde. In welchen Arbeitsfeldern ist HR-Software jedoch nicht nur „nice to have“, sondern wirklich hilfreich? Licht ins Dunkel bringt hier der HR Software Report 2017 von hrm.de. Den Ergebnissen zufolge sind aktuell für Personalabteilungen vor allem Tools für die Bereiche Personalkostenabrechnung (82 Prozent), Zeiterfassung (79 Prozent), Bewerbermanagement (59 Prozent), Personalmanagement (35 Prozent) und Personalentwicklung (34 Prozent) relevant.
Diese Felder der Personalarbeit haben sich als besonders adminis-trationsintensiv herauskristallisiert. So etwa die Abrechnung der Personalkosten: Löhne müssen berechnet und ausbezahlt sowie alle steuerlichen, sozialversicherungs- und datenschutzrechtlichen Pflichten erfüllt werden. Manuell ist dieser vorschriftenintensive Fachbereich praktisch nicht mehr zu bewerkstelligen, weshalb auch kleine Unternehmen längst auf Software zur Personalabrechnung setzen.

Fehler vermeiden – High Potentials sichern.

Mitten im Fachkräftemangel tobt der War for Talents. Da gilt es, ein bestmögliches Arbeitgeberimage zu vermitteln und sich in jeder „Lebensphase“ des Mitarbeiters professionell und kompetent zu präsentieren – von der Bewerbungsphase über das Onboarding bis zum kontinuierlichen Personalmanagement.
Auch in diesem Fall ist der Einsatz einer HR-Software sinnvoll: Nach der Entscheidung für einen Bewerber fließen die gesammelten Bewerberinformationen per Knopfdruck in die Digitale Personalakte, in das Gehaltssystem sowie in die Zeiterfassung – ganz ohne doppeltes Eintragen oder nachträgliches Verwalten. Dank Employee Self Service verwaltet der Mitarbeiter seine digitalen Daten einfach selbst und die HR-Experten haben die Hände für andere Aufgaben frei.

Probleme auf einen Schlag lösen.

Ein anderes Beispiel: Im Bereich Mitarbeiterentwicklung kann ein automatisiertes Seminarmanagement Lücken in den Qualifikationen identifizieren und Mitarbeiter passgenau auf neue Aufgaben vorbereiten. In einem digitalen HR-Portal laufen dann Kursanmeldungen und Genehmigungen sowie Teilnehmer- und Wartelisten zusammen. Termineinladungen gehen nach bestätigter Seminarregistration automatisiert an den Teilnehmer.
Das entlastet die Personalabteilung nicht nur zeitlich, sondern minimiert auch die Gefahr von Fehlern, die bei der manuellen Eingabe praktisch vorprogrammiert sind. Unterm Strich profitieren so alle Seiten von einer passgenauen HR-Software: Personalabteilung, Fachbereiche und die Mitarbeiter selbst.
Mühsame abteilungsübergreifende Absprachen werden durch automatische Workflows ersetzt. Anträge und deren Genehmigung, die Übermittlung wichtiger Daten und der zentrale Zugriff auf relevante Dokumente: All das managt die HR-Software von sich aus.

Der Blick in die Glaskugel.

Aber was tun: Spezialsoftware verschiedener Anbieter als Insellösung oder integriertes HR-Komplettsystem? Ein HR-Komplettsystem bildet alle Personalbereiche gleichzeitig ab und greift auf einen zentralen Datenpool zu. Insellösungen sind auf den ersten Blick zwar kostengünstiger; falls sich jedoch die Anforderungen ändern oder erweitern, ist man mit einem HR-Komplettsystem flexibler und findet sich intuitiv zurecht. Außerdem funktioniert der Datentransport von Insellösungen oft nicht so reibungslos wie bei einem System „aus einem Guss“.
Wichtig ist, von Anfang an den tatsächlichen Bedarf zu definieren und seine Entscheidung danach zu treffen, wie sich die HR-Abteilung in den nächsten Jahren entwickeln wird. Nur so kann man festlegen, ob man auf eine Komplett- oder auf eine Insellösung setzen sollte.