Der KI-Assistent von Microsoft, Copilot, bietet zahlreiche nützliche Zusatzfunktionen zur Steigerung der Produktivität und Effizienz von Mitarbeitern. Die Einführung der Technologie erfordert jedoch eine durchdachte Vorgehensweise. Nur so schöpfen Unternehmen das volle Potenzial des Microsoft-Copilot-Ökosystems aus. Gastbeitrag von Tomislav Karafilov.

Foto: SoftwareOne Der Autor Tomislav Karafilov ist Principal Consultant bei SoftwareOne Deutschland. Die Integration von Copilot für Microsoft 365 in die Geschäftsabläufe erfordert Zeit und technisches Know-how. Dabei sollte man stets den menschlichen Faktor berücksichtigen, denn das Ziel von KI-Assistenten ist es, die Produktivität der menschlichen Mitarbeiter zu erhöhen und ihnen die Arbeit zu vereinfachen. Eine stetige Begleitung der Mitarbeiter über den Transformationsprozess hinweg ist also ausschlaggebend, um die Adoption zu erleichtern und Jobängsten im Zuge der KI-Evolution vorbeuge zu leisten.

Es gibt eine große Anzahl von Copilot-Implementierungen, die in Funktionsweise und -umfang unterschiedlich ausfallen. Deshalb ist es wichtig, dass die einzelnen Endnutzer nicht einfach nur eine Lizenz erhalten, sondern dass es eine gute Kommunikation und Planung für den Einsatz von Copilot für Microsoft 365 im Unternehmen gibt. Es birgt Risiken, wenn die Mitarbeiter allein mit unterschiedlichen Copilot-Arten experimentieren.

Vorsicht vor Datschutzverstößen

Gerade Schatten-KI, also der Einsatz von inoffiziellen KI-Lösungen durch die Mitarbeiter, kann zu schwerwiegenden Datenschutzverstößen führen. Zudem handelt es sich bei Unternehmensdaten oftmals um sensible Kundendaten. Gibt der Mitarbeiter leichtsinnigerweise kritische Kundeninformationen in ein offenes Large Language Model (LLM) ein, so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Daten für weiteres Training des LLM benutzt werden können.

Ungeprüft KI-generierte Daten in die eigene Arbeit einfließen zu lassen, ist zudem stark fehleranfällig. Fordert man etwa vom Copiloten eine Zusammenfassung über bestimmte Preise an, so kann es sein, dass Preise nicht stimmen oder fachliche Zusammenhänge nicht richtig berücksichtigt werden. Jeder KI-Output hängt stark vom initialen Prompt ab und sollte aufgrund der Halluzinations-Gefahr stets noch einmal von Menschen überprüft werden.

Auf den KI-Reifegrad fokussieren

Eine weitere zentrale Herausforderung besteht darin, den Copilot für Microsoft 365 auf die vorhandene IT-Infrastruktur aufzusetzen. Dies erfordert in erster Linie eine gewisse Cloud-Reife des Unternehmens. Um Copilot für Microsoft 365 voll auszunutzen, muss also im ersten Schritt die Dateninfrastruktur dafür aufgebaut bzw. geprüft werden. Aufgrund des Fachkräftemangels und des hohen Fachwissens, die diese Aufgabe erfordert, ist es ratsam sich zu diesem Zweck an einen externen Spezialisten zu wenden. Dieser verfügt über das nötige Know-how über Implementierungsweisen und Lizenzen. 
Manche Unternehmen haben noch keine konkrete Strategie für den Einsatz von KI im Rahmen der Arbeitsprozesse. Andere Firmen sind wiederum so weit, dass Microsoft Copilot nur eine Lösung unter vielen ist. Zuerst sollte also die KI-Reife des Unternehmens auf die Probe gestellt werden, bevor man sich für eine Copilot-Lizenz entscheidet.

Am Anfang steht die Frage, was konkret mit der neuen Technologie erreicht werden soll. Der Impact von KI auf Unternehmensprozesse und die Folgen für die Data Governance sollten gut bedacht werden. Zudem gilt es die Compliance zu garantieren und Mitarbeiter bei jedem Schritt der Transformation durch Adoption & Change Management mitzunehmen. Nur so stellt man sicher, dass der Microsoft Copilot auch tatsächlich angenommen wird. Konkrete ethische und praktische Umgangsregeln mit KI sind ein Muss. Die Transformation zu einem datengetriebenen KI-Unternehmen ist dementsprechend komplex.

Mit einer klaren KI-Strategie zum Microsoft-Copilot-Erfolg

Das Microsoft-Copilot-Ökosystem bietet viele Vorteile und Funktionen, die Mitarbeiter produktiver machen. Doch Unternehmen sollten nicht vorschnell Lizenzen kaufen. Sie brauchen klare Ziele, eine gute KI-Strategie und ein gewisses KI-Verständnis, um ihr Geld sinnvoll in die Zukunft des Unternehmens zu investieren. Gerade mittelständische Unternehmen, die sich noch nicht umfassend mit KI beschäftigt haben, sollten sich von einem externen Partner beraten lassen.

Der Autor Tomislav Karafilov ist Experte für Microsoft-Technologien. Seine Expertise liegt in den Bereichen Power Platform, M365 und Copilot. Seit vier Jahren wird Tomislav von Microsoft als Most Valuable Professional (MVP) in den Kategorien „Business Applications“ und „M365 Apps and Services“ ausgezeichnet.