Der IT-Finanzierer Miller Leasing überführt seine Prozesse in eine moderne Standard-ERP-Umgebung.
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Ziel des ERP-Projekts war es, so nah wie möglich am Standard zu bleiben
Seit 2008 ist NAVAX Partner von Miller Leasing, einem Spezialisten für IT-Finanzierung. Damals unterstützte das Softwarehaus das Finanzunternehmen bei der Umstellung auf Microsoft Microsoft Dynamics NAV (heute Business Central) in Kombination mit der NC Leasing, der Branchenlösung von NAVAX (heute HENRI). Kerstin Rauch, ERP-Projektleiterin bei Miller, erinnert sich: „Microsoft Dynamics NAV bot aus unserer Perspektive die perfekte Grundlage. NC Leasing ist speziell auf die Prozesse der Leasingbranche zugeschnitten und bildet von Kontaktaufnahme über Kalkulation und Angebotslegung, Bonitätsprüfung, Operations, Refinanzierung, Buchhaltung, Controlling und Wiedervermarktung der Leasinggüter alles ab. Und für alle Anforderungen, die im Standard nicht verfügbar waren, galt die Devise der NAVAX Mitarbeiter: Das ist keine Zauberei – das entwickeln wir.“
Über die nächsten 9 Jahre hinweg hat sich das ERP-System von Miller Leasing aufgrund von Individualentwicklungen immer weiter vom Standard entfernt. Dadurch wurden die Übernahme und das Handling von neuen Releases immer schwieriger. Fehler und Änderungen waren mit Aufwand verbunden – es war Zeit hier gegenzusteuern. Gemeinsam mit dem langjährigen ERP-Partner NAVAX machte man sich abermals ans Werk.
Im Gegensatz zum ersten Umstieg 2008 wurde 2017 ein anderer Weg eingeschlagen. Henning Dörrie, Projektleiter bei Miller Leasing, erzählt: „Bei dem zweiten Umstieg sprangen wir sprichwörtlich ins kalte Wasser. Es gab ein Projekt Kick-Off Meeting mit den Key-Usern der einzelnen Abteilungen und eine knackige Einschulung in den ERP-Standard. Danach haben unsere Key-User direkt im HENRI ERP-System Testfälle abgebildet und die Funktionen auf Herz und Nieren geprüft. Wir wollten weg von den individuellen Programmierungen. Jeder einzelne interne Prozess wurde dahingehend überprüft, ob er nicht an den ERP Standard angepasst werden kann. Wir profitierten enorm von dem seit 2008 konstanten internen Projektteam und dessen umfassender Expertise“. So war es möglich, größtenteils eigenständig Einrichtungen im NAV-Standard und HENRI vorzunehmen.
Das Hauptziel beim zweiten ERP-Umstieg war die Reduktion der Individualprogrammierungen und so nah wie möglich am Standard zu bleiben, um unnötige Kosten zu vermeiden. Daher hinterfragte das Projektteam kritisch, ob die individuellen Programmierungen aus der Vergangenheit tatsächlich notwendig sind. Ziel war es, die internen Prozesse überall dort, wo es möglich war, an den Standard anzupassen. Nur in Ausnahmefällen, wie zum Beispiel bei der Kalkulation der Angebote, war eine individuelle Programmierung unumgänglich.
Die richtige Kalkulation der Angebote sowie eine erfolgreiche Datenmigration der bestehenden Verträge waren die zwei entscheidenden Kriterien für den Go-Live. Die Migration der Daten in das neue ERP-System stellte sich als große Hürde heraus. Die gesamte Historie inklusive aller Verträge sollte in das neue System integriert werden. Den Projektleitern war bewusst, dass inkonsistente Daten in Zukunft ein großes Problem darstellen würden. Gemäß den definierten Prüfszenarien wurden die migrierten Daten zuerst auf Vollständigkeit und dann auf Richtigkeit und Funktionsfähigkeit überprüft. Es musste sichergestellt werden, dass ein korrektes Arbeiten weiterhin möglich ist, alle Objekte vorhanden sind und Altverträge verlängert werden können.
Um das sicherzustellen, gab es insgesamt sechs Testläufe und eine Generalprobe. NAVAX stellte nach jeder Migration die Migrationsprotokolle zur Verfügung und unterstützte das Projektteam bei der strukturierten Evaluierung der aufgetretenen Fehler. Durch die Datenüberprüfung hat bei der Generalprobe dann alles reibungslos funktioniert. Mit dieser erstklassigen Datenqualität war der Grundstein für effizientes Arbeiten in Zukunft gelegt.
„Wir alle wissen, wie wichtig qualitativ hochwertige Daten aus der Vergangenheit sind. Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass man den Prozess der Datenmigration nicht unterschätzen sollte“, fasst Projektleiter Dörrie zusammen.
Für die Migration und den Go-Live im März 2019 hatten die Projektleiter ein gesamtes Wochenende eingeplant, um auf eventuell auftretende Fehler schnell und unabhängig vom Tagesgeschäft reagieren zu können. Die Migration begann somit Donnerstagmittag und erfreulicherweise war am Samstagabend bereits alles abgeschlossen und freigegeben. Die neue Softwareplattform für Finanzdienstleister, HENRI, war zu 100 Prozent live und die Daten waren konsistent.
„Eine schöne Bestätigung für den Erfolg unseres Projektes war die Tatsache, dass der Jahresabschluss 2019 so schnell wie noch nie fertiggestellt war. Auch der uneingeschränkte Bestätigungsvermerk der Wirtschaftsprüfer unterstrich die Qualität des ERP-Systems“, resümiert Dörrie das Projekt.
Mit HENRI partizipiert Miller Leasing nun an der laufenden Weiterentwicklung, denn die Branchenlösung ist für Microsoft Dynamics Business Central zertifiziert und setzt laufend auf den neuen Releases und Technologien von Microsoft auf.
Der Automatisierungsgrad der Prozesse ist deutlich gestiegen. Die Prozesse rund um Angebots- und Vertragserstellung, Bonitätsprüfung und Refinanzierung werden in Visio skizziert und können direkt in HENRI abgebildet werden. Dies gibt den Mitarbeitern mehr Flexibilität und Eigenständigkeit.
