Die PV schafft mit YAMBS.Invoice von Software4Professionals eine durchgängige Dokumentation der Rechnungsverarbeitung und einen elektronischen Workflow.
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Mit der Einführung von E-Invoicing hat die PV die Durchlaufzeit hat reduziert und der gesamte Bearbeitungsprozess ist nun für alle Mitarbeitenden jederzeit auf Knopfdruck einsehbar.
Die österreichische Pensionsversicherung (PV) betreut rund 3,6 Millionen Versicherte und zahlt über zwei Millionen Pensionen aus. Die Mission des Sozialversicherungsträgers ist es, ein Partner für alle Leistungsempfänger für die soziale Sicherheit in der Gegenwart und in der Zukunft zu sein. Die Verwaltung verarbeitet rund 60.000 Rechnungen pro Jahr. Allein aus diesen Zahlen heraus wird klar, dass die Pensionsversicherungsanstalt großes Interesse daran hat, dass Rechnungen schnell, transparent und effizient verarbeitet werden.
Die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungslegung verpflichtet alle nicht primären Beschaffer ab dem 18. April 2020 E-Rechnungen zu akzeptieren. Vor diesem Hintergrund entschied sich die Pensionsversicherung, die Rechnungsverarbeitung bundesweit zu automatisieren und interne Freigaben und Klärungen durch einen elektronischen Workflow zu beschleunigen.
Bisher waren in der PV pro Jahr circa 60.000 Rechnungen manuell verarbeitet worden. Mitarbeitende an verschiedenen Standorten waren am gesamten Genehmigungs- und Freigabeprozess beteiligt. Ein zeitaufwändiger Prozess, da die Rechnungen in mehreren Aktenläufen auf dem Postweg versendet und nach dem Vieraugenprinzip manuell geprüft und freigegeben wurden. Die Automatisierung der Kreditorenverarbeitung mithilfe einer geeigneten Software sollte Abhilfe schaffen, sowohl um die EU-Vorgaben zu erfüllen als auch um die internen Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
Das Anforderungsprofil der PV war klar definiert. Sie suchte nach einer Softwarelösung, die eine durchgängige Dokumentation der Rechnungsverarbeitung und einen elektronischen Workflow ermöglicht. Des Weiteren musste die Lösung voll in SAP integrierbar sein, da Schnittstellenprobleme vermieden werden sollten. Zudem wollte die PV ihre spezifischen Prozesse in der Rechnungsverarbeitung komplett unterstützen. Beispielsweise sollte ein mehrstufiger Freigabeprozess mit einer komplexen Unterschriftenregelung im gesamten Workflowprozess abgebildet sowie eine Schnittstelle für das XML-E-Rechnungsformat AustroFIX (Austrian Financial Invoice eXchange) realisiert werden. Dafür musste sich die Standardsoftware relativ einfach anpassen lassen. Zudem wollte die PV eine Lösung mit einer anwenderfreundlichen Oberfläche, damit diese schnell und gut von den vielen involvierten Mitarbeitenden angenommen wird.
All diese Anforderungen sollte die neue Software für die elektronische Rechnungsverarbeitung abdecken. Am Ende der Ausschreibung fiel die Entscheidung auf YAMBS.Invoice von Software4Professionals. Die Lösung ist allen Anforderungen gerecht geworden und die Berater des Softwareanbieters überzeugten außerdem in mehreren Workshops das Team der PV.
Im September 2019 nahm ein Kernteam der Pensionsversicherung den Einführungsvorschlag für das Lasten-Pflichtenheft von Software4Professionals ab. Im November desselben Jahres begannen die SAP-Experten in einem Pilotprojekt mit dem Customizing der Software und den Softwaretests. Im Rahmen der Einführung wurde YAMBS.Invoice auch auf die spezifischen Anforderungen der PV angepasst. Die Grundlage dafür bildete ein abgestimmtes Feinkonzept. Dies wurde in der Customizing- und Testphase umgesetzt. Im Zuge dessen wurde YAMBS.Invoice auch in SAP integriert. Trotz der Anpassungen und der Herausforderung, die in der letzten Projektphase durch die Corona-Krise entstanden ist und dem damit verbundenen Shutdown in Österreich, der Arbeiten vor Ort unmöglich machte, wurde YAMBS.Invoice sogar noch vor der Frist am Standort Wien im Frühjahr 2020 erfolgreich produktiv geschaltet.
Von September 2020 bis Mai 2021 führte das Kernteam Schulungen am Standort Wien am SAP-System durch. Dabei wurde der Workflow theoretisch erläutert und die vorbereiteten Rechnungen der jeweiligen Bereiche in der Praxis abgearbeitet. Für den Einsatz am Arbeitsplatz hat das Kernteam YAMBS-Leitfäden erstellt – abgestimmt auf die jeweiligen Bereiche einerseits hinsichtlich der Rechnungsprüfung und -freigabe, andererseits für die Systemnutzung. Darüber hinaus erarbeitete das Team einen Leitfaden für die Benutzerverwaltung sowie für die Nutzung bzw. Anlage einer Multi-Inbox für Benutzergruppen.
Bereits im April 2021 erfolgte parallel zum Roll-out am Standort Wien der Roll-out in den Landesstellen. Zuletzt wurde der Roll-out in allen 15 Reha-Zentren der PV in Österreich von September 2021 bis Juni 2022 durchgeführt. Die unternehmensweite Einführung von YAMBS.Invoice wurde damit im Juni 2022 erfolgreich abgeschlossen. Seitdem werden Rechnungen von den rund 500 Mitarbeitenden der PV in der Hauptstelle, den Landesstellen, allen Reha-Zentren sowie in den Zentren für ambulante Rehabilitation mit YAMBS.Invoice verarbeitet.
Durch die Einführung von YAMBS.Invoice haben die PV und ihre Mitarbeitenden diverse Mehrwerte. Der größte Vorteil ist sicherlich die Zeitersparnis im Arbeitsablauf. Vor der Einführung der Lösung hat die Verarbeitung einer Rechnung in der Hauptstelle ca. 15,5 Tage gedauert. Durch die elektronische Verarbeitung können die Mitarbeitenden wesentlich schneller auf die Rechnungen zugreifen. Dadurch konnte die Pensionsversicherung die Bearbeitungsdauer auf durchschnittlich 10,7 Tage verkürzen. Die kürzeren Durchlauf- und Bearbeitungszeiten bringen eine enorme Effizienzsteigerung – ein Effekt, der finanziell positiv ausstrahlt. Und dies trotz eines komplexen, speziell auf die PV zugeschnittenen Genehmigungs- und Freigabeprozesses, der über drei Stufen inklusive der Freigabe mittels Rollen- und Berechtigungskonzept und Beitragsgrenzen geht.
Alle User können jederzeit zentral auf alle Rechnungsbelege und deren Anhänge zugreifen. Ein weiterer Vorteil für die Mitarbeitenden: Alle Arbeitsschritte der Rechnungsverarbeitung – von der Verbuchung, Prüfung bis zur Freigabe der Rechnungen – werden mit YAMBS.Invoice digital unterstützt. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden der PV, ihre Arbeit auch im Home-Office zu erledigen. Ressourceneinsparungen werden auch durch die Möglichkeit der Annahme bzw. Verarbeitung von Rechnungen in elektronischer Form erzielt, da diverse Scanarbeiten wegfallen.
In Summe ist die Rechnungsverarbeitung der PV nun homogener. Die laufende Verarbeitung wird vollständig elektronisch dokumentiert, dadurch ergibt sich eine bessere Grundlage für Prüfungen und Anfragen. Durch die laufende Prozesskontrolle werden Fehler früh erkannt und so können Probleme bei der weiteren Verarbeitung vermieden werden.
Auch die Umwelt profitiert von YAMBS.Invoice. Gesetzeskonform müssen Rechnungen mindestens sieben Jahre archiviert werden. Durch die elektronische Archivierung entfällt die manuelle Papierablage von jährlich rund 60.000 Rechnungen. Dies führt zu großer Platzersparnis. Außerdem spart die PV durch die elektronische Rechnungsverarbeitung etwa 100.000 Blatt Papier jährlich ein. Der neue Workflow ist demnach ökologischer und hat einen nachhaltig positiven Einfluss auf die Umwelt.
Auf allen Ebenen hat YAMBS.Invoice Mehrwert geschaffen – für die PV, die Geschäftspartner und die Mitarbeitenden. Die Softwareeinführung hat reibungslos funktioniert. Das Projekt wurde in der geplanten Zeit, im geplanten Budget und mit höchster Qualität realisiert. Seitdem arbeiten 500 Mitarbeitende äußerst zufrieden mit der Software. Sie können alle Rechnungen nun elektronisch verarbeiten und per Workflow freigeben. Die Durchlaufzeit hat sich reduziert und der gesamte Bearbeitungsprozess ist nun für alle Mitarbeitenden jederzeit auf Knopfdruck einsehbar. Kurzum: Die Rechnungsverarbeitung der Pensionsversicherung ist schnell, effizient und hat eine hohe Qualität.
