Foto: Krekeler Boutique archiviert und verwaltet Geschäftsunterlagen mit digitalem Dokumentenmanagement-Tool Mit der Übernahme der Modeboutique „Modeversteck“ vor einem Jahr kam auf Karin Spengemann eine Flut an auszufüllenden Anträgen, Verträgen und sonstigen Formularen zu. Dazu fielen die laufenden Order-Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen aus dem Tagesgeschäft an. Schnell wurde der Existenzgründerin klar, dass sie die Dokumente scannen und klug ablegen muss, wenn sie den Überblick behalten will.
Hinzu kommt, dass sich die Original-Dokumente in der Regel an verschiedenen Orten befinden: „Order-Unterlagen gehören in die Boutique, damit wir dort beim Eintreffen der Ware sofort abgleichen können, ob alles seine Richtigkeit hat. Verträge wie beispielsweise für Miete, Strom, Bankkonten, Dienstwagen und Versicherungen dagegen verwahre ich in meinem Büro zu Hause auf. Und Rechnungen wandern zunächst einmal ins Steuerbüro und anschließend zusammen mit den Bankunterlagen in das Geschäft. Im Zweifel sind die Unterlagen immer gerade an einem anderen Ort als ich sie brauche“, sagt Geschäftsführerin Spengemann.
Die Wahl der Inhaberin fiel auf die Dokumentenmanagementsoftware Office Manager des Anbieters Softwarebüro
Krekeler zusammen mit einem Fujitsu Scan-Snap iX500. Office Manager ermöglicht es, sowohl elektronische als auch eingescannte Dokumente in einem gemeinsamen digitalen Archiv aufzubewahren und zu verwalten. Über Volltextindexierung und Zuordnung zu vorher festgelegten Kategorien lassen sich die Dokumente dann binnen Sekunden wiederfinden und bearbeiten.
Als besonderen Komfort empfindet die Existenzgründerin die neue Office Manager-App, mit der sie mit Hilfe ihres Smartphones jederzeit einen Blick in ihr elektronisches Dokumentenarchiv werfen kann: „Das hat mir schon oft geholfen, denn auf meinen Reisen zu Lieferanten oder auf Modemessen möchte ich nicht immer den Laptop mitschleppen“, so Spengemann.