Optimal Systems verknüpft SharePoint, MS Teams und der ECM-Software enaio.

Foto: Optimal Systems Die Schnittstelle schafft eine Verbindung zwischen Kollaborations-Portal und Archiv. Damit lässt sich ein professionelles, skalierbares Informationsmanagement aufbauen Der tägliche Austausch von Dokumenten über Tools wie Teams bringt aber auch die Überlastung des SharePoint-Servers mit sich. In Teams abgelegte oder geteilte Dokumente liegen physisch in SharePoint. Was aber macht man mit nicht mehr aktiv benötigten Dateien? Wie kann man in Teams abgelegte Inhalte für andere Systeme zur Verfügung stellen?

Eine Lösung von Optimal Systems schafft Abhilfe: Über eine neue, standardisierte Schnittstelle dockt die ECM-Lösung enaio an die SharePoint-Dokumentenbibliothek an und ermöglicht so, die Daten aus dem Portal im Enterprise Content Management zu nutzen und zu archivieren – bei Bedarf sogar revisionssicher.

Zentrales, smartes System

Mit der Out-of-the-Box-Lösung können User über das ECM die Dokumente und Informationen strukturiert verwalten, Projekten zuordnen und Mitarbeitern, Kunden oder Partnern per Workflow zur Verfügung stellen. enaio dient dabei als zentrales System: Doppelte Ablagen, aufwändiges Suchen nach aktuellen Dokumentversionen und Fehler werden vermieden. Die integrierte Volltextsuche erspart langes Scrollen in Teams-Chats oder -Channels. Zusätzlich fungiert das ECM als Backup oder, bei Bedarf, auch als revisionssicheres Archiv. Außerdem lässt sich damit ein umfassendes Informationsmanagement aufbauen, das Prozesse wie die Vertragsverwaltung, Rechnungseingangsprüfung oder Personalakte strukturiert oder per Workflow automatisiert. Auch ein bidirektionaler Dokumentenaustausch zwischen enaio und SharePoint und das direkte Springen zwischen beiden Systemen ist möglich.