Eine Studie von Ricoh Europe beziffert den wöchentlichen Aufwand für fünf administrative Kernaufgaben in europäischen Unternehmen auf durchschnittlich 15 Stunden. Neben dem Verlust an Arbeitszeit rücken auch Fehleranfälligkeit sowie Daten- und Compliance-Risiken in den Fokus.
Quelle: Ricoh
Administrativer Aufwand gehört in vielen Unternehmen zum Alltag – doch sein Umfang scheint größer zu sein, als es die betriebliche Organisation oft widerspiegelt. Eine aktuelle Studie von Ricoh Europe beschreibt in diesem Zusammenhang eine Diskrepanz: Führungskräfte würden zwar erkennen, dass hohe Verwaltungsanteile die Produktivität bremsen und manuelle Prozesse Risiken erzeugen, zugleich berichten Mitarbeitende aber weiterhin, dass sie durch administrative Tätigkeiten an wertschöpfender Arbeit gehindert werden.
Die Ergebnisse deuten auf ein strukturelles Problem hin, das nicht nur Arbeitszeit bindet, sondern auch Fehler begünstigt. Besonders relevant ist dabei die Frage, wie Unternehmen Prozesse gestalten und welche Rolle Automatisierung tatsächlich spielt – oder spielen könnte.
In den befragten europäischen Ländern sind unproduktive Tätigkeiten demnach ein wiederkehrender Belastungsfaktor. 28 Prozent der Entscheidungsträger gehen davon aus, dass Mitarbeitende den größten Teil des Arbeitstags mit Verwaltungsaufgaben außerhalb der eigentlichen Tätigkeit verbringen. 26 Prozent der Arbeitnehmer stimmen dem zu.
Konkret beziffert die Studie den Aufwand für fünf Kernaufgaben auf durchschnittlich etwa 15 Stunden pro Woche: Dokumenten- und Dateiverwaltung, manuelle Prozessabläufe, Einholen von Freigaben, Informationssuche und Posteingangsverwaltung. Das entspreche etwa zwei verlorenen Arbeitstagen für Routinetätigkeiten. Gleichzeitig gibt weniger als die Hälfte (43 Prozent) der Beschäftigten an, den Großteil des Arbeitstags mit wertschöpfender Arbeit zu verbringen.
Über die reine Produktivitätsfrage hinaus verweist Ricoh auf Risiken im operativen Betrieb. So hätten mehr als die Hälfte der Entscheidungsträger (60 Prozent) sowie 44 Prozent der Büroangestellten in den vergangenen fünf Jahren erlebt, dass jemand aufgrund veralteter oder falscher Informationen, die durch ineffiziente Systeme oder Prozesse verursacht wurden, einen schwerwiegenden Fehler begangen oder beinahe begangen hätte. Zudem geben 62 Prozent der Entscheidungsträger an, dass ihr Unternehmen im gleichen Zeitraum einen Daten- oder Compliance-Verstoß im Zusammenhang mit schlecht verwalteten oder fehlenden Dokumenten erlebt oder knapp vermieden habe.
Als typische Reibungsverluste im Arbeitsalltag werden unter anderem die wiederholte Eingabe identischer Informationen in mehrere Systeme (35 Prozent), überfüllte Posteingänge (33 Prozent), die Suche nach Dateien in mehreren Systemen oder auf gemeinsamen Laufwerken (32 Prozent) sowie manuelle Report-Aktualisierung (26 Prozent) genannt.
Die Folgen seien konkret messbar: 23 Prozent der Befragten geben an, dass der Verwaltungsaufwand ihre Produktivität einschränkt, 19 Prozent nennen Einschränkungen der Kreativität. Umgekehrt erwarten Mitarbeitende positive Effekte durch Entlastung, etwa mehr Freude an der Arbeit durch kreativere Aufgaben (29 Prozent), erhöhte Wertschöpfung (27 Prozent) sowie schnellere Projektdurchführung und fundiertere strategische Entscheidungen (21 Prozent).
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Ingo Wittrock, Regional Marketing Director Ricoh Central Europe
Gleichzeitig wird eine Umsetzungslücke beschrieben. 25 Prozent der Beschäftigten sind der Meinung, Entscheidungsträger unterschätzten den Zeitverlust durch Verwaltungsarbeit; 23 Prozent empfinden die Arbeitsbelastung in der Verwaltung als ungerecht verteilt. Nur 18 Prozent glauben, dass der Arbeitgeber sich aktiv um die Reduzierung ihres Verwaltungsaufwands kümmert. Auf Führungsebene stimmen hingegen 61 Prozent der Aussage zu, dass neue Tools und Systeme Abläufe vereinfacht und Verwaltungsaufwand reduziert hätten. 44 Prozent glauben, dass Automatisierungstools, die wiederholende manuelle Aufgaben beseitigen, den größten Einfluss auf ihr Unternehmen hätten.
Ingo Wittrock, Regional Marketing Director Ricoh Central Europe, fasst die Diagnose so zusammen:
„In europäischen Unternehmen klafft eine spürbare Lücke zwischen Wahrnehmung und Handeln. Mitarbeitende verlieren nach wie vor viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Zwar erkennen Entscheidungsträger den Nutzen von Automatisierung, doch die anhaltende Zeitverschwendung zeigt, dass zu wenig umgesetzt wird. Die Verwaltungsbelastung bleibt somit ein strukturelles Problem und ein erheblicher Produktivitätsfresser. Unternehmen müssen jetzt handeln. Automatisierung verbessert nicht nur die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, sondern schafft auch Freiräume für wertschöpfende Arbeit und reduziert Compliance-Risiken. Selbst einfache Schritte wie die Automatisierung des Dokumentenmanagements wären ein schneller und wirkungsvoller Gewinn.“
