Veränderungen bestimmen den Unternehmensalltag. Die versammelten Experten zeigten daher die Flexibilität moderner ERP-Systeme, neue Möglichkeiten mit mobilen Anwendungen oder KI-gestützten Analysen und erklärten die Balance zwischen Standard und Individualität. Von Michaela Ortis.

Foto: Screenshot Herbert Brauneis, Head of Sales Manufacturing bei msg Plaut, Moderatorin Michaela Ortis, Alexander Krempl, Senior Sales Manager bei Asseco Solutions, und Oliver Hoffmann, Geschäftsführer von KUMAVISION (von links oben im Uhrzeigersinn) Markt und Krisen stellen permanent neue Anforderungen an Unternehmen – wie kann das ERP-System als Träger der zentralen Geschäftsprozesse dabei mithalten? So hatte die Pandemie es plötzlich notwendig gemacht, dass die Belegschaft, sofern möglich, im Home-Office arbeitet. Das Home-Office hat sich bewährt und wird bleiben, zumindest in hybrider Form, und die mobilen Arbeitskräfte wollen auf ihr ERP-System von überall sicher zugreifen können. Die Pandemie hat auch die Bedeutung von Lieferketten hervorgehoben, das Just-In-Time Prinzip hat nicht mehr funktioniert. Wie können ERP-Systeme Unternehmen unterstützen, in Krisen besser zu planen? Last but not least verlangt die Klimakrise Konzepte, um nachhaltig zu wirtschaften. Nachhaltigkeit betrifft viele Prozesse wie Einkauf, Produktion, Verpackung, Lieferung oder Kreislaufwirtschaft – und das sind alles wieder Prozesse, die vom ERP-System gesteuert werden. 

Effizient und mobil arbeiten

 „Ich sehe drei wesentliche Punkte, um ERP-Systeme nach neuen Anforderungen zu gestalten, nämlich Flexibilität, Geschwindigkeit und Kosteneffizienz in der Abwicklung. Mit modernen ERP-Systemen wie S/4 HANA in der Cloud ist die Einführung flexibler geworden. Statt mehrjähriger Projekte mit einem 500 Seiten Konzept setzen wir auf agile Einführung, um rasch die Benutzer abzuholen“, begann Herbert Brauneis, Head of Sales Manufacturing bei msg Plaut, einem SAP-Goldpartner. Auf die Frage zum Zugriff auf ERP-Systeme via Smartphone, was laut einer Bitkom-Studie etwa 50% der Unternehmen nutzen, antwortete Brauneis: „Das ist für mich ein großer Prozentsatz. Es wird immer Prozesse geben, die ich besser am Desktop mache, wie die Auftragserfassung. Aber viele Prozesse eignen sich für das Smartphone, wie Bestellbestätigungen oder Lieferfreigaben.“ Mit der sogenannten Digitalen Spange schaffe msg Plaut eine Verbindung, sodass Anwender im gewohnten Microsoft Front-End direkt auf die Daten in der SAP-Anwendung zugreifen und ohne Medienbruch arbeiten können. Beispielsweise sei die Zeiterfassung mit Microsoft-Mitteln eleganter und laufe gleichzeitig integriert in SAP, so Brauneis weiter: „In vielen Unternehmen sind das noch getrennte Silos, aber Office-Welt und ERP-System sind die stärksten Organisationswerkzeuge.“

Um Effizienz und Stabilität im Betrieb sicherzustellen, sah Brauneis einen klaren Trend der Kunden zur Cloud: „Dabei muss man zwischen Public und Private Cloud unterscheiden. Private ist ein Hosting Modell, ich delegiere den Betrieb, aber habe alle Flexibilität, die ich auch mit On Premise habe. Bei Public habe ich weniger Freiheitsgrade, aber geringere Kosten bei der Implementierung. Beides muss man abwägen, viele Unternehmen sagen, sie hätten spezifische Prozesse und möchten die Individualität behalten. Aber der Trend, den Betrieb zu delegieren, ist klar erkennbar.“ Große Anbieter könnten bessere Absicherungsmaßnahmen setzen, während Unternehmen dieses Sicherheitsniveau nie für sich selbst realisieren könnten.

Als Spezialist für internationale SAP-Rollouts erklärte Herbert Brauneis das agile Projektvorgehen: „Früher hätte man gesagt, ERP ist der Motor im Unternehmen, heute müsste man sagen, es ist die Batterie. Jedenfalls ist ERP das zentrale Organisationswerkzeug, darum macht es Sinn, Energie zu investieren, damit es meinen Anforderungen entspricht, um effizient arbeiten zu können – und das auch international.“ Die Informationsbedürfnisse einer Zentrale müssten mit den flexiblen spezifischen Bedürfnissen einer Landesgesellschaft verbunden werden. Darauf habe sich msg Plaut spezialisiert, denn um weltweit durchgängige Prozesse zu schaffen, ginge es stückweit auch um Mentalität, um die Belegschaft auf Kundenseite abzuholen: „Es gibt die Kernprozesse, dann muss man in den Landesgesellschaften schauen, was sich im Standard abdecken lässt und was spezifisch lokal benötigt wird. Mit Application Management Services wird darüber hinaus die Kundenorganisation bei Changes und Incidents entlastet.“

Foto: KUMAVISION Oliver Hoffmann, KUMAVISION: „ERP funktioniert On Premise auch, aber der Weg zur Cloud ist klar absehbar“ Trend zur Cloud

Dass ERP-Systeme heute viel mehr können müssen, beobachtete auch Oliver Hoffmann, Geschäftsführer und gleichzeitig Consultant bei KUMAVISION: „Früher waren die Anforderungen simpel, wie Lagerbestand tracken oder den Lieferschein herausbekommen. Heute sind sie komplex und es hängen viele Systeme am ERP, etwa das CRM. Unternehmen wollen auch IoT angehen, um Maschinendaten effizient zu nutzen. Ein ERP-System muss da mitspielen können.“ Die ERP-Lösungen von KUMAVISION basieren auf Microsoft und werden für die Kunden branchenspezifisch umgesetzt. Die Entscheidung für oder gegen die Cloud sah Hoffmann herstellergetrieben: „ERP funktioniert On Premise auch, aber der Weg zur Cloud ist klar absehbar. Microsoft hat die Schiene Cloud, und als Partner ist das für uns der richtige Trend.“ Cloud unterstütze die Mobilität, gleichzeitig machen sich viele Unternehmen Gedanken über die Sicherheit ihrer unternehmenskritischen Daten, auch in Zusammenhang mit der DSGVO, dazu Hoffmann: „Sicherheit ist vor allem bei jenen Unternehmen großgeschrieben, die schon Lehrgeld gezahlt haben. Es gibt auch jene, die dem Internet nicht trauen und den Server lieber im Keller stehen haben. Aber viele Kunden sagen, wenn ich in der Cloud bin, dann bin ich frei und habe das ERP immer mit dabei, auf dem Notebook, Tablet oder Smartphone.“

Mobile Anwendungen im Vormarsch.

Den Trend zum flexiblen Arbeiten bestätigte Alexander Krempl, Senior Sales Manager bei Asseco Solutions: „Wir haben in fast jedem Kundenprojekt mobile Anwendungen für Service, CRM, Lager oder Vertrieb. Unsere ERP-Lösung APplus ist browserbasiert und daher immer extern erreichbar, ich brauche nur eine stabile Internetverbindung und einen gesicherten Zugang zum Netz. Eine Anwendung wie die Fertigungsplanung macht mobil keinen Sinn, aber jedem Servicetechniker ist effizient geholfen, wenn er mobil seinen Servicebericht mit Diktierfunktion schreiben und vor Ort gegenzeichnen lassen kann.“ Die Tendenz Richtung Cloud sei merkbar, doch seine Erfahrungen seien anders als die bis jetzt im Round Table geäußerten und man wolle eine Cloud-Entscheidung als Hersteller nicht vorgeben, führte Krempl aus: „Unsere Kunden sollen entscheiden, ob sie ihr ERP-System komplett cloudbasiert betreiben wollen oder nur Teile davon, wie unsere KI-Produkte. Es ist eine strategische Entscheidung, ob und wie ein Unternehmen die Hoheit über seine Daten haben will. 75% unserer Kunden wollen eine On Premise Lösung, die Private Cloud kommt auch in Frage, aber bei Public Cloud verwehren sich die allermeisten.“

Krempl betonte ebenfalls das flexible Vorgehen bei der Einführung von ERP: „Früher haben wir einen großen Blueprint gemacht: So ist das ERP-Projekt, so ist die Landschaft und so rollen wir das aus. Aufgrund der Komplexität macht das heute keinen Sinn mehr. Gerade haben wir ein großes Projekt mit 15 Niederlassungen in Betrieb genommen und da hat jeder Standort eigene Anforderungen gehabt.“ Dabei brauchen ERP-Anbieter eine starke Mannschaft, um in der geforderten Geschwindigkeit auch liefern zu können, sagte Krempl: „Wir versuchen nah am Standard einzuführen und über Modellierungen in der zweiten Phase das System auf den Kunden auszurichten. Das ERP-System ist heute kein starres System mehr, es muss sich permanent an Geschäftsprozesse anpassen, und zwar an jene des Unternehmens und der Endkunden.“

Foto: Asseco Alexander Krempl, Asseco Solutions: „Das ERP-System ist heute kein starres System mehr, es muss sich permanent an Geschäftsprozesse anpassen.“ Lieferfähigkeit sicherstellen

Die Fertigungsindustrie mit Anlagenbau, Serienfertigern oder der Textilbranche ist Spezialgebiet von Oliver Hoffmann, dabei haben Lieferketten eine zentrale Rolle: „Zuerst entscheidet ein Unternehmen strategisch, wie es Lagerhaltung und Lieferfähigkeit handhaben möchte. Wenn man auf Just in Time setzt, wie in der Automobilindustrie, wo viertelstundengenau aufs Band geliefert wird, so muss das vom ERP-System unterstützt werden. Andere sagen, ich muss lieferfähig sein, auch wenn meine Lieferanten nicht liefern können – da haben einige in der Pandemie viel Geld verdient, weil sie Vorrat gehalten hatten.“ Unternehmen haben in der Pandemie versucht, nicht nur auf einen Lieferanten zu setzen, für sie sei wichtig gewesen, die erforderlichen Daten schnell parat zu haben, so Hoffmann weiter: „Wo bekomme ich meine Ware noch her, kann ich das auch selber produzieren oder muss ich das weiter einkaufen? Das ERP-System muss flexibel sein, um auf Änderungen zu reagieren. Dazu gehört auch das Forecasting: Wie schauen jetzt meine Beschaffungs- oder Produktionsmethoden aus? Ist das, was ich vor drei Monaten gemacht habe noch gültig?“ Um rasch auf Veränderungen in Lieferketten reagieren zu können, müsse ein ERP-System auf weltweite Trenddaten aus dem Internet zugreifen und in die Planung einfließen lassen können.

Klimaschutz und nachhaltiges Wirtschaften stellen ebenfalls neue Anforderungen, meinte Hoffmann: „Die meisten Unternehmen schauen bereits darauf, zum Beispiel bei der Abfallvermeidung. Ein ERP-System kann dabei nur das unterstützen, was der Mensch an Vorgaben einträgt, etwa die Ausschussquoten verringern. Das kann ich dann nachvollziehen und Zweite Wahl Chargen an neue Absatzmärkte günstiger verkaufen.“ Weil Rohstoffe noch teurer werden, würde das Bewusstsein steigen, dass man von der Wegwerfproduktion weg muss. Thema sei auch, mit wieviel Energieaufwand produziert wird, machte Hoffmann aufmerksam: „Dazu haben wir mit dem Fraunhofer Institut zusammengearbeitet: Wie kann ich die Produktionsplanung nicht nur an Hand der Ressourcen Material, Mensch und Maschinenkapazität berechnen, sondern auch an Hand der verfügbaren Energie, wie Atom- oder grüner Strom. Der Faktor Energie wird ein Trend bei ERP-Systemen: Wo bekomme ich meine Energie her, um das Produkt dementsprechend später verkaufen zu können.“

Aus Daten lernen

 Den Maschinenbau aus Anwendersicht kennt Alexander Krempl vom Beginn seiner Karriere und er bestätigte die Ausführungen von Hoffmann zu Lieferketten: „Ich kann möglichst viel auf Lager haben, um lieferfähig zu sein, aber das ist auch ein Kostentreiber. Diese Gratwanderung zu betreiben ist die große Herausforderung und das geht nur noch KI gestützt. Unsere ERP-Lösung bietet die Möglichkeit, eine Lagerbestandsoptimierung auf Basis von Vergangenheitswerten und von künftigen Absatz- und Fertigungsplänen, die im System vorhanden sind, zu machen.“ Daraus entstünden Handlungsempfehlungen und dabei würden nicht nur Bestände automatisiert, sondern auch Geschäftsprozesse, erklärte Krempl: „Einer unserer Kunden hat mit KI-gestützter Prozessautomatisierung 30 Prozent der Bestellungen automatisiert. Hier kann ich relativ schnell und einfach über Algorithmen das System entscheiden lassen, was macht Sinn, jetzt zu bestellen und was später.“ Aus Daten, die aus dem ERP-System erzeugt werden, solle gelernt werden und es sei die Kernkompetenz einer KI, Daten zu analysieren und schnell Handlungsempfehlungen abzuleiten. Bei diesen Empfehlungen gehe es nicht nur um Material-, sondern auch um Personalressourcen, und die seien heute ebenfalls ein Engpass, mit dem man schonend umgehen muss: „Da sind wir beim Thema Nachhaltigkeit – wie will ich mit Materialressourcen schonend umgehen und wie in weiterer Folge auch mit Personalressourcen. Wie kann ich zum Beispiel Mitarbeiter mit hoher Qualifikation von Standardtätigkeiten entbinden.“

Nachhaltiges ERP-System

 Das Stichwort Nachhaltigkeit nahm Brauneis auf: „Es ist gesellschaftlich und betriebswirtschaftlich relevant, Nachhaltigkeit wird in Zukunft noch stärker gewinnen und muss integriert im ERP-System mitgedacht werden, denn wir müssen den Klimawandel adressieren. Wir haben mit Profitability Analysis and Performance Management ein Produkt für SAP für die Optimierung von Szenarien, das auch Sustainability adressiert.“ ERP-Systeme selbst müssen ebenfalls nachhaltig werden im Sinne der Green IT und das führte Brauneis wieder zum Thema Cloud: „Rechner brauchen Energie und Klimatisierung. Im Cloud-Rechenzentrum kann ich Energieeffizienz mit einem ganz anderen Skalierungseffekt betreiben, als im kleinen individuellen Rechenzentrum.“

Foto: msg Plaut Herbert Brauneis, msg Plaut: „Lassen Sie sich ein auf Innovation, in den heutigen modernen ERP-Systemen steckt eine Menge an Innovationskraft.“ Offen für Innovation

 In der Schlussrunde waren Tipps der Experten gefragt, um Unternehmen Orientierung zu geben. „Unsere Empfehlung lautet: Versuchen Sie Ihre Prozesse möglichst genau zu beschreiben und eine Idee zu haben, wo Ihre Anforderungen liegen. Aber versuchen Sie nicht, die Geschäftsprozesse bis ins kleinste Detail zu definieren. Denn genaue Definition heißt: Ich will genauso den Prozess haben. Denken Sie eher daran, einen Standard einzuführen und die Optimierungen oder Abweichungen in den folgenden Projektphasen zu machen. Versuchen Sie, möglichst viele Daten zu sammeln und abzuleiten, was Sie mit diesen Daten machen können, etwa für Prozessoptimierung“, empfahl Alexander Krempl.

Diesen Ansatz unterstrich auch Oliver Hoffmann: „Offen sein, nicht zu festgesetzt sein in Prozessen, das heißt Grundprozesse definieren und alles andere mit dem Projektpartner evaluieren. Es gibt viele Branchenlösungen, die die Kunden unterstützen. Die gleiche Industrie hat nicht immer die gleichen Prozesse, dennoch sollten Unternehmen trachten, im Standard zu bleiben. Dabei gilt: Nicht in Programmen, sondern in Prozessen denken, d.h. ich muss andere Tools wie ein DMS anbinden können, damit der Endanwender sich nicht auf unterschiedliche Programme konzentrieren muss, sondern auf seinen Prozess. Im Hintergrund laufen die Programme. Unternehmen sollen an ihre Prozesse denken und wir Anbieter schauen, dass das alles möglichst in einem Standard umgesetzt werden kann.“

Abschließend sagte Herbert Brauneis: „Wenn ich einen Aufruf machen müsste, würde ich folgendes empfehlen: Lassen Sie sich ein auf Innovation, in den heutigen modernen ERP-Systemen steckt eine Menge an Innovationskraft. Lassen Sie sich ein auf den Standard und investieren Sie dort Zeit. Zeit ist ein kritischer Faktor in Unternehmen, viele sagen, ich habe so viel Aufwand mit meinen Bestandsystemen und schaffe es nicht, an Innovationen zu denken. Hier haben wir eine Antwort, indem wir das bestehende System weiterentwickeln, damit unsere Kunden Zeit freibekommen. Ein weiteres aktuelles Thema ist Losgröße 1, Variantenkonfiguration, die vom Fachbereich konfiguriert werden kann, ist hier der Lösungsansatz. Unternehmen müssen sich die Zeit nehmen, Innovation zu realisieren und Potenziale zu heben.“

Die Sprecher beim ERP Round Table

• Herbert Brauneis ist bei msg Plaut Head of Sales Manufacturing und Spezialist für internationale SAP-Rollouts. Mehr als 20 Jahre ist er auf die Implementierung von ERP-Systemen mit Schwerpunkt SAP spezialisiert, mit S/4 HANA Einführung, weltweiten Rollouts, Application Management Services.
• Oliver Hoffmann ist bereits 18 Jahre bei KUMAVISION und seit vorigem Jahr Geschäftsführer, gleichzeitig ist er auch als Consultant tätig. Erfahrungen bringt er aus Beratung und Entwicklung mit, sein Spezialgebiet ist die Fertigungsindustrie.
• Alexander Krempl ist als Senior Sales Manager bei Asseco Solutions für die vertrieblichen Aktivitäten in Österreich zuständig. Begonnen hat er auf Kundenseite im Maschinen- und Anlagenbau, mit 25 Jahren ERP-Erfahrung kennt er die Perspektiven von Kunden und Herstellern.