Frosta setzte sein Modern Work-Konzept um und punktet nun bei seinen Mitarbeiter:innen mit innovativen mobilen Arbeitsprozessen.
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Tiefkühlexperte Frosta nutzt die SAP Mobile Start App, um die Arbeitsprozesse seiner Mitarbeiter:innen zu mobilisieren.
Homeoffice, flexible Arbeitszeiten und neue Formen der Zusammenarbeit: All das ist spätestens seit der Corona-Pandemie für viele Erwerbstätige an der Tagesordnung. Und das ist auch gut so, findet die Mehrheit von ihnen: Einer aktuellen Studie des deutschen Digitalverbands Bitkom zufolge plädieren fast drei Viertel der Arbeitnehmer:innen (71 Prozent) dafür, mobiles Arbeiten weiter auszubauen.
Die Möglichkeit, jederzeit und von überall mit Systemen und Daten interagieren zu können, war für den Tiefkühlkost-Anbieter Frosta bereits vor Ausbruch der Pandemie ein wichtiger Teil seiner Strategie. „Das Smartphone ist heute für viele von uns ein ständiger Begleiter“, sagt Fabian von Thun, Innovation Manager bei dem Unternehmen mit Sitz in Bremerhaven. „Entsprechend nah liegt der Gedanke, es nicht nur zum Telefonieren, sondern als zentrales Arbeitswerkzeug zu nutzen.“ Dementsprechend startete von Thun und sein Team ein Projekt, um jeder:m Mitarbeiter:in – von der Buchhaltung bis zur Produktion – ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen sowie papiergebundene, stationäre Arbeitsprozesse zu mobilisieren.
Dazu ersetzten die Tiefkühlexperten zunächst sämtliche Desktop-PCs durch mobile Geräte und verlagerten mithilfe von Rise with SAP S/4HANA Cloud sämtliche ERP-Kernprozesse in die Private Cloud. Ein wichtiger Schritt, der dennoch Luft nach oben ließ: Denn einerseits waren einige Softwarelösungen weiterhin nur innerhalb des Unternehmensnetzwerks oder via VPN nutzbar. Andererseits gestaltete sich der mobile Zugriff auf Unternehmensressourcen relativ kompliziert. Unterschiedliche Launchpads versperrten die Sicht, zentralisierte Workflows waren die Ausnahme, nicht die Regel. „Viele Kolleg:innen fühlten sich dadurch ausgebremst und waren entsprechend frustriert“, erzählt Lucas Dreger, Solution Architect bei Frosta. Was fehlte, war ein zentraler mobiler Zugangspunkt, über den sich benötigte Informationen auch von unterwegs schnell und unkompliziert bereitstellen lassen.
Um dieses Ziel zu erreichen, führte Frosta im Rahmen des SAP Early Adopter Care Programs (EAC) als weltweit erstes Unternehmen SAP Mobile Start App ein. „Diese Entscheidung haben wir nicht einen Moment lang bereut“, blickt von Thun zurück. „ SAP Mobile Start App war das fehlende Puzzleteil in unserer mobilen Strategie – dementsprechend wollten wir so schnell wie möglich davon profitieren.“ Im Rahmen des Ramp Up-Programms waren die Tiefkühlexperten in ständigem Kontakt zu SAP und konnten auftauchende Fragen auf dem kurzen Dienstweg klären.
Die native App setzt auf dem SAP Launchpad Service der SAP Business Technology Platform (BTP) auf und zeichnet sich vor allem durch hohe Benutzerfreundlichkeit aus. Sie bietet einen zentralen Einstiegspunkt zu sämtlichen Frosta-Diensten und lässt sich zudem individuell an unterschiedliche Rollen anpassen. Bedeutet: Jede:r Mitarbeiter:in hat genau die Geschäftsinformationen und Apps am Start, die für ihn relevant sind – und zwar unabhängig davon, ob diese mit SAP-Systemen oder Apps von Drittanbietern verknüpft sind. Damit behalten Benutzer wichtige Informationen jederzeit im Blick und greifen mit einem Fingerstreich darauf zu. Zugleich sorgen Push-Nachrichten und individualisierte News-Feeds dafür, dass nichts auf der Strecke bleibt und Arbeitsaufträge zeitnah erledigt werden.
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Mit der neuen Mobile Work-Strategie konnte Frosta die Prozessdurchlaufzeiten teilweise drastisch reduzieren.
Zufriedene Belegschaft, beschleunigte Workflows„Mit der SAP Mobile Start App haben wir unseren Mitarbeiter:innen ein zentrales Launchpad zur Verfügung gestellt, das den Zugriff auf unsere IT-Geschäftsressourcen zentralisiert und allen Geschäftsbereichen ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht“, unterstreicht Dreger. So können beispielsweise technische Fehler der Produktionssysteme per Smartphone dokumentiert, entsprechende Reparaturarbeiten mobil beauftragt werden. Der Vertrieb kann tagesaktuelle Informationen zu Listung und Performance der unterschiedlichen Frosta-Produkte direkt beim Händler vor Ort abrufen, Führungskräfte Bestellanforderungen oder Stellenausschreibungen in Echtzeit freigeben – und zwar auch, wenn sie gar nicht am Schreibtisch sitzen.
Das trägt nicht nur zu mehr Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei, sondern erhöht auch die Produktivität: „Wir haben die Zeit für die Erstellung von Instandhaltungsaufträgen um 90 Prozent verkürzt und den Aufwand für die Verwaltung von Bestellanforderungsmeldungen und Genehmigungen um 40 Prozent reduziert“, bringt Dreger messbare Mehrwerte auf den Punkt.
Frosta sucht aktuell nach Möglichkeiten, das mobile Arbeiten noch unkomplizierter zu machen – zum Beispiel über den SAP Task Center Service für die Bearbeitung von Genehmigungsanfragen, der seit Jahresbeginn auch in der SAP Mobile Start App integriert ist. Die Anwendung bündelt sämtliche To Dos und beschleunigt so die Bearbeitung zugewiesener Aufgaben weiter. „Was heute noch Minuten dauert, ist über den SAP Task Center Service innerhalb weniger Sekunden erledigt“, schwärmt Frosta-Head of Accounting Fabian von Thun. Zugleich erleichtert die Entwicklungsumgebung SAP AppGuiver die Erstellung individueller No-Code-Lösungen, die sich ebenfalls in das zentrale Launchpad und damit SAP Mobile Start integrieren lassen.
