Frank Gießler, Leiter Projektierung bei schrempp, erklärt im Gespräch, welche Bedeutung gut aufbereiteten und gepflegten Daten bei der ERP-Einführung, der täglichen Arbeit und bei der Anbindung bestehender Systeme zukommt.

Foto: schrempp Frank Gießler übernahm vor 12 Jahren die Leitung der Projektierung bei schrempp, dem Anbieter der ERP-Lösung SIVAS. Er koordiniert sämtliche Vorprojekte und SIVAS-Einführungen inkl. Datenübernahme it&t business: Welche Rolle spielen die zu übernehmenden Daten bei einem ERP-Projekt?

Frank Gießler: Die Daten sind das „Futter“ für die ERP-Lösung, d.h. das ERP braucht nutzbare Daten, um zu funktionieren. Jedes ERP-System ist nur so gut wie die Daten, mit denen es arbeiten kann. Provokativ kann man sagen „Shit in – shit out“, aber wir möchten für und mit unseren Kunden natürlich das Gegenteil erreichen: saubere, belastbare Daten, die eine solide Basis bilden für eine maximale Wertschöpfung durch das ERP-System. Neben den richtigen Werkzeugen und einer maßgeschneiderten Strategie sind hier vor allem Sorgfalt und Disziplin erforderlich.

Bereits im Vorfeld einer ERP-Einführung sollte ein Unternehmen gemeinsam mit dem ERP-Anbieter festlegen, welche Daten die neue ERP-Lösung braucht und welche Stamm- und Bewegungsdaten evtl. aus einem Altsystem bzw. Drittsystemen zu übernehmen sind.

it&t business: Was können Unternehmen im Vorfeld tun, um die Datenübernahme zu vereinfachen?

Gießler: Teilweise ist es sinnvoll, bereits im Altsystem eine Vorauswahl durchzuführen. Darauf aufbauend führen wir mit unserem Know-how und unserer Erfahrung gemeinsam mit dem Kunden Analysen durch. Mit bestimmten Techniken lassen sich z.B. Dubletten erkennen und eliminieren bzw. lassen sich Klassifikationsmerkmale für Stammdaten ermitteln. In manchen Fällen ist es auch hilfreich, die Daten in Zwischentabellen zu übernehmen, um eine Prüfung auf Inkonsistenzen, Unvollständigkeit und Fehlerhaftigkeit durchzuführen. In diesem Zusammenhang ist es sehr wichtig, dass das ERP-Team sämtliche Fachabteilungen, die mit den Daten arbeiten, involviert und mit in die Verantwortung nimmt. Saubere Daten bekommt man nicht geschenkt. Da steckt viel Arbeit drin, die sich jedoch im Nachhinein dauerhaft auszahlt.

it&t business: Wie unterstützen wir von schrempp unsere Kunden bei der Bereitstellung von Daten aus Alt- bzw. Drittsystemen?

Gießler: Auf der Basis unserer langjährigen Erfahrung haben wir vordefinierte Datentabellen bzw. Satzstrukturen für unser SIVAS.ERP entwickelt, welche genau die Informationen abdecken, die für einen sauberen Start mit dem neuen ERP notwendig sind. Das erspart eine aufwändige Abstimmung und Anpassung nach der Übernahme. Um eine erfolgreiche Datenübernahme zu gewährleisten, bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, die Bestandsdaten in genau diesen vorgegebenen Tabellen und Satzstrukturen bereitzustellen. Sollte diese technische Möglichkeit nicht gegeben sein, können wir auch mit CSV-Dateien arbeiten, was jedoch aufwändiger und fehleranfälliger ist. Darüber hinaus stellen wir für einfache Fälle ein von uns entwickeltes Importprogramm für ausgewählte Stammdaten zur Verfügung.

Nach der Übernahme können wir – falls dies gewünscht und erforderlich ist - die Daten in unserem Business Intelligence Tool zur weiteren detaillierteren Analyse aufbereiten.

it&t business: Wie lässt sich die Datenübernahme in ein ERP-Projekt integrieren?

Gießler: Für die Datenübernahme gibt es im Rahmen des Einführungsprozesses einen exakten Zeitplan mit bestimmten Meilensteinen, die wir bereits vor dem Projekt-Kick-Off mit unserem Datenübernahmebeauftragten, unserem Projektleiter, dem Projektleiter unseres Kunden sowie – falls erforderlich – externen Partnern auf Kundenseite festlegen. Wir definieren dabei, in welcher Satzstruktur die Daten bereitzustellen sind (Felder, Feldbenennung, Feldlänge, etc.) und zu welchem Zeitpunkt (z.B. Kick-off, Schulungen, etc.) die jeweiligen Daten benötigt werden. Hier ist es wichtig, ausreichend Zeit einzuplanen für mehrere Korrekturschleifen. Erfahrungsgemäß handelt es sich um einen iterativen Prozess, bei dem die Übernahmedaten mehrmals geprüft und bereinigt werden. Wir richten unserem Kunden dazu eine spezielle Schulungsdatenbank ein. Erst dann, wenn die benötigte Datenqualität erreicht ist, erfolgt die Übernahme auf die Produktivdatenbank.

it&t business: Welche Vorteile bringen saubere Daten im ERP-Alltag?

Gießler: Saubere Daten sind eine Investition in die Zukunft, da sie sich auf sämtliche Unternehmensbereiche auswirken. Wenn die Konstruktion und der Einkauf mit aktuellen und vollständigen Daten arbeiten, ersparen sie sich aufwändiges Recherchieren, Nachfragen und Abstimmen. Auch die Materialwirtschaft profitiert beispielsweise von einer reduzierten Teilevielfalt. Eine hohe Datenqualität führt dazu, dass das Unternehmen Zeit und Kosten spart. Dies ist auch der Fall, wenn es darum geht, das ERP-System an bestehende oder geplante Systeme, wie z.B. Kunden- /Lieferantenportale, Webshops, PZE-, PLM- oder Finanzsysteme, anzubinden. Darüber hinaus liegt es nahe, dass Geschäftsanalysen und eine datenbasierte strategische Vorausschau, wie z.B. bei der Absatz- bzw. Umsatzplanung nur mit konsistenten Daten, aussagekräftig und zielführend sind.

it&t business: Wie kann man „Clean Data“ zur unternehmensweiten Aufgabe machen?

Gießler: Besonders wichtig ist es, dass Bewusstsein für die Wichtigkeit der permanenten Datenpflege bei allen Mitarbeitern aufzubauen und zu fördern. Ihnen muss klar sein, dass Datenpflege keine unnötige zusätzliche Aufgabe darstellt, sondern die eigene Arbeit mittel- und langfristig erleichtert.

Systemseitig können Daten in SIVAS.ERP von unserem Normierungswerkzeug bereits bei der Eingabe geprüft werden. Unser sogenanntes technisches Ordnungssystem zur Klassifizierung und Normierung erkennt Dubletten und fehlerhafte bzw. nicht zulässige Eingaben und lässt den Anwender erst zum nächsten Schritt gehen, wenn die Angaben korrekt sind.

Generell empfehlen wir unseren Kunden, ihre Daten auf Basis der gegebenen technischen Möglichkeiten in SIVAS.ERP und durch geeignete Organisationsabläufe permanent aktuell zu halten. Natürlich lassen wir hier unsere Prozesserfahrung mit einfließen.