Der Anlagenbauer Vitrocell arbeitet seit knapp einem Jahr mit Sivas.ERP. Patricia Hebestreit, Quality & Process Management Officer, erklärt im Gespräch, welche Faktoren zur erfolgreichen Implementierung des ERP-Systems beigetragen haben und wie die Lösung die Digitalisierung in ihrem Unternehmen vorantreibt.

Foto: Vitrocell Patricia Hebestreit, Vitrocell: „Die zunehmende Komplexität unseres Produktprogramms und das weitere Wachstum wären ohne Sivas.ERP nicht zu meistern.“ Ein ERP-System, das genau zu den Anforderungen des Unternehmens passt und die Prozesse so steuert, automatisiert und überwacht, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausschließlich auf das Kernbusiness konzentrieren können – so lauteten die Anforderung, die Vitrocell Systems, ein Anlagenbauer im Bereich Medizin- und Umwelttechnik mit Sitz in Baden-Württemberg, für seine neue Business-Plattform formulierte. Fündig wurde Vitrocell beim Softwarehaus Schrempp EDV und seiner Lösung Sivas.ERP. Zehn Monate nach dem Go-Live sprach it&t business mit der Projektleiterin Patricia Hebestreit darüber, wie sich Sivas.ERP bisher in der Praxis bewährte.

it&t business: Frau Hebestreit, das Vitrocell-Team hat Sivas.ERP in nur sechs Monaten von der ersten Schulung bis zum Echtstart eingeführt. Wie war die zusätzliche Arbeitslast zu bewerkstelligen und wie stark wurde das Tagesgeschäft belastet?

Patricia Hebestreit: Vorweg muss ich sagen, dass wir es zu Beginn für sehr optimistisch gehalten haben, in dieser kurzen Zeit, bei parallel guter Auftragslage und voller Mitarbeiterauslastung, ein neues ERP-System einzuführen. Wir haben jedoch schnell gemerkt, dass seitens Schrempp ein gutes Implementierungsmanagement bereitgestellt wird, sodass wir während des gesamten Prozesses den roten Faden sahen. Unsere Teilprojektleiter waren sehr motiviert, haben sich auf die Workshops gezielt vorbereitet und sich mit den konkreten Aufgaben sehr verantwortungsvoll auseinandersetzt. Die Mehrarbeit an den Workshoptagen war nicht unerheblich, aber durch das gute Management durch Schrempp planbar und so mit der täglichen Arbeit abstimmbar.

Während der Einführungsphase haben sich über einige Wochen die betrieblichen Prozesse verlangsamt, da unsere Mitarbeiter mit oberster Priorität und großem Engagement an der Einführung gearbeitet haben. Trotzdem haben alle zu dieser Zeit eingelasteten Kundenaufträge fristgerecht unser Haus verlassen. Auch nach dem Echtstart konnten wir, dank der guten Vorbereitung während der sechsmonatigen Einführungsphase, fast fließend mit dem neuen System weiterarbeiten und alle Kundenaufträge nahtlos bedienen.

Rückblickend können wir sagen, dass es für alle sehr anstrengende und arbeitsreiche Monate mit langen Workshoptagen waren. Aber es hat sich in vielerlei Hinsicht gelohnt, nicht zuletzt, dass unser Unternehmen durch die Projektarbeit und die enge Verzahnung im Sivas.ERP noch mehr zusammengewachsen ist.

it&t business: Inwieweit konnten sie von den vordefinierten Prozessen in Sivas.ERP profitieren?

Patricia Hebestreit: Als Variantenfertiger in einem Nischenbereich mit komplexen Anlagen für ebenso komplexe Anforderungen von internationalen Kunden haben wir es nicht für möglich gehalten, dass vordefinierte Prozesse zu uns passen könnten. Erstaunlicherweise haben wir uns sehr gut in den Standardprozessen wiedergefunden. Die bis dahin gelebten Prozesse waren gewachsene Abläufe, teilweise entstanden in der Start-up Phase vor fast 20 Jahren und sind trotz des starken Wachstums nicht umfangreich genug angepasst worden. Die Standardprozesse haben uns zum Nach- und Umdenken angeregt. Heute profitieren wir von den Erfahrungen, die Schrempp mit anderen Varianten- und Einzelfertigern gemacht hat. Die Anpassung unserer Prozesse an die Standardprozesse war für uns eine der schwierigsten Aufgaben, die auch nach dem Echtstart noch einen erhöhten Bearbeitungsaufwand nach sich zog, nicht zuletzt aufgrund der Umsetzung in der gesamten Belegschaft. Die ersten Auftragsdurchläufe waren noch mit Mehraufwand verbunden, bis sich die neuen, klar definierten Abläufe im Unternehmen eingespielt hatten. Heute, wenige Monate nach dem Echtstart, können wir bereits die ersten Früchte ernten und sind uns sicher, dass wir die zunehmende Komplexität unseres Produktprogramms und das weitere Wachstum ohne die Einführung von Sivas.ERP nicht in diesem Umfang meistern könnten.

Foto: Killian/Vitrocell Vitrocell Systems entwickelt, produziert und vertreibt schlüsselfertige Anlagen und Komponenten für In-Vitro-Expositionssysteme für die Medizin- und Umwelttechnik it&t business: Die Stücklisten für ihre Geräte werden aus ihrem PLM-System über eine Schnittstelle in Sivas.ERP importiert. Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Patricia Hebestreit: Eines der größten Arbeitspakete war für uns die Materialwirtschaft mit der Disposition. Dank der PLM-Schnittstelle werden nun reguläre sowie individuelle Bauteile bis hin zu ganzen Stücklisten aus hunderten von Teilen vom Konstrukteur mit einem Mausklick in den Teilestamm übertragen und angelegt. Durch die Teilautomatisierung wird der Übergang von der Konstruktion zur Beschaffung eindeutiger, denn klare und dokumentierte Information führt zur Verminderung von Doubletten, Fehlproduktionen oder fehlenden Teilen. Gleichzeitig werden alle produktionsrelevanten Dokumente bereitgestellt

Unserem Einkauf liegen mit der PLM-Schnittstelle gleich alle notwendigen Informationen vor und er kann mit viel weniger Aufwand gezielt Bestellungen auslösen. Damit hat sich der Beschaffungsprozess enorm verkürzt. Je nach Auftrag verzeichnen wir Zeiteinsparungen von bis zu 80 Prozent. Mit der frei gewordenen Kapazität konnten wir das Aufgabenfeld des Einkaufs erweitern. Die Kolleginnen und Kollegen können sich nun intensiver ihren administrativen Aufgaben wie Stammdatenpflege, Lieferterminüberwachung, Preispflege und Recherche widmen.

Neben der Zeitersparnis profitieren wir auch von der bedarfsorientierten Zulieferung. Durch diese gelenkte Beschaffung haben wir aktiv Einfluss auf das optimale Lagervolumen bei gleichzeitiger Inanspruchnahme von Staffelpreisen und Vermeidung von Mindermengenzuschlägen.

it&t business: Welche weiteren Bereiche haben sie mit Sivas.ERP digitalisiert?

Patricia Hebestreit: Bei den Workshops haben wir gemerkt, dass wir beim Thema Materialwirtschaft unnötig viele Ressourcen verbraucht haben. Daher haben wir im Zuge der Einführung die Materialwirtschaft komplett neu aufgebaut. Die Neugestaltung des Lagers war hier eine wesentliche Komponente. Ziel war es, die Vorgänge so weit möglich zu digitalisieren. Auf die digitalen Informationen aus der Materialwirtschaft greift aber nicht nur die Lagerlogistik, der Einkauf und die Rechnungsprüfung zurück, sondern auch die Projektleiter und Monteure, die damit ihre Tätigkeiten in Sivas.ERP planen und überwachen. Hier sieht man, dass durch die enge Vernetzung der Abteilungen neben der Warenwirtschaft auch die Projektierung, Personalplanung, Aufgabenverteilung bis hin zur Projekt- und Produktkalkulation ebenfalls im Sivas.ERP abgebildet werden. Bisher manuell durchgeführte Abläufe werden nun in digitaler Form erledigt – das Handling von Papierdokumentationen hat sich deutlich reduziert. Zudem vereinfacht uns der neue Workflow auch den Nachweis der lückenlosen Dokumentation bei einem Qualitätsaudit.

it&t business: Sie arbeiten mit 3D-Druckern zur Herstellung spezieller Teile für ihre Anlagen. Welche Vorteile bringt die Einsatzplanung des 3D-Druckers mit Sivas.ERP für die Auftragsabwicklung?

Patricia Hebestreit: Zurzeit haben wir zwei 3D-Drucker in Betrieb. Diese werden wie Mitarbeiter auf einer eigenen Kostenstelle geführt und können somit kapazitiv eingeplant werden. Bedarfe an gedruckten Teilen werden als Arbeitsgänge bei den Konstrukteuren eingespielt. Anhand der Bedarfstermine können die Teile auf die 3D-Drucker eingeplant werden. Eilige Teile können vorgezogen oder große Bauteile mit langer Druckzeit auf die Nacht oder das Wochenende eingeplant werden. Das war zwar vor der Einsatzplanung mit Sivas.ERP auch möglich, jedoch hat die manuelle Planung immer wieder zu Engpässen geführt. Besonders bei zeitkritischen Kundenaufträgen haben wir mit Sivas.ERP Flexibilität gewonnen.

it&t business: Gibt es schon konkrete Pläne für neue Projekte mit Sivas.ERP?

Patricia Hebestreit: Die ERP-Einführung war für uns von Anfang an ein Zukunftsprojekt. Zuerst sollten die alltäglichen Geschäftsprozesse laufen: Auftrag, Beschaffung, Produktion, Auslieferung, Fakturierung. Das haben wir geschafft. Als nächstes wollen wir die umfangreichen Funktionen von Sivas.ERP weiter ausschöpfen und nach und nach mehr Module implementieren. Wir sehen Sivas.ERP als Basis für unsere digitale Zukunft.

Ein Beispiel ist der Servicebereich, der zukünftig einen immer größeren Stellenwert einnehmen wird. Dabei wollen wir die Tools der Digitalisierung, wie Handy und Tablet, in der Akquise und im Aftersales nutzen. Die Verknüpfung mit Sivas.ERP und die integrierte REST API Schnittstelle bieten hierzu eine solide Basis für die Ausweitung des Geschäftes, parallel und fortlaufend zu jeder verkauften Anlage.

Links: 

• www.schrempp-edv.de
• www.vitrocell.com