Flexible, umfangreiche Planung, Reporting und Analyse mit Basiskenntnissen. Gastbeitrag von Alexander Springer

Foto: Prevero Von Self-Service-BI profitieren sämtliche Stakeholder Foto: Prevero Der Autor Alexander Springer ist CEO und Mitbegründer der Prevero Group Bislang waren die Rollen klar verteilt: Die IT-Abteilung erstellt nicht nur die betriebswirtschaftliche Logik, sondern auch die Reports und Planungsmasken gemäß den Anforderungen aus dem Fachbereich. Endanwender gaben anschließend die Zahlen ein oder analysierten sie. Mit Self-Service-BI ist dies nun Vergangenheit. Damit kann jeder Fachanwender mit Excel-Basiskenntnissen Planungsmasken, Berichte, Dashboards und Ad-hoc-Analysen selbst erzeugen und durchführen.
Ziel jedes Business-Intelligence-Systems ist es, auf Basis der gelieferten Informationen schnellere und bessere Entscheidungen treffen zu können. Heute stehen bereits einfache und nutzerfreundliche BI-Lösungen zur Verfügung, die „Self-Service-BI“ ermöglichen. Darunter versteht man Software, Datenarchitekturen und organisatorische Rahmenbedingungen, die einem agilen Ansatz für BI entsprechen und den Anwendern aus den Fachbereichen mehr Freiheitsgrade für die Nutzung der BI-Tools einräumen. Bei der Informationserzeugung und Ableitung von Erkenntnissen können sie freier agieren, die IT-Abteilung wird gleichzeitig entlastet.

Vorteile für alle Seiten.

Von Self-Service-BI profitieren sämtliche Stakeholder. Unternehmen sind quasi in Echtzeit aussagefähig, da sich durch weitgehende Automatisierung die Effizienz der Prozesse deutlich erhöht. Planungen, Ad-hoc-Analysen, Reports und Dashboards lassen sich wesentlich schneller und zielgerichteter erstellen. Gleichzeitig sind die Mitarbeiter deutlich flexibler, da sie nicht mehr auf die IT-Abteilung angewiesen sind: Lästige Wartezeiten werden somit vermieden oder entfallen ganz. Das Unternehmen reduziert daher mit einer anpassungsfähigen, erweiterbaren Lösung wesentlich den Zeit- und Kostenaufwand für BI-Prozesse auf mehreren Ebenen.
Das Controlling wird bei der Planung, dem Berichtswesen und teilweise auch bei der Budgetierung entlastet. Die Anwendung übernimmt die Ist-Zahlen meist automatisch direkt aus den Vor-Systemen wie SAP, so dass Übertragungsfehler oder nicht berücksichtigte Zahlen vermieden werden. Viele entscheidungsrelevante Reports und Analysen führen die Fachabteilungen bereits eigenständig durch. Dies entlastet sowohl Power User als auch die IT-Abteilung, da sie nur noch für Fragen oder Hilfestellungen kontaktiert werden und keine Routineaufgaben mehr erledigen müssen.
Gleichzeitig sind die Fachanwender stärker motiviert, da sie selbstständig und meist ohne fremde Hilfe die Anpassungen mit wenigen Handgriffen und nach ihren eigenen Wünschen durchführen können. Self-Service-BI unterstützt etwa die individuelle Modifikation von Berichten und Dashboards sowie das Filtern nach eigenen Kennzahlen. Der CFO schließlich profitiert von Self-Service-BI, indem Daten so schnell verfügbar sind, dass Controllinggespräche teils live am System stattfinden. Zudem kann er jederzeit einfach auf die aktuellen Ist- und Plandaten zugreifen.

Anforderungen an die BI-Software.

Anwender sollten darauf achten, dass die BI-Plattform ihrer Wahl gewisse Anforderungen erfüllt (siehe Kasten), so dass sie jeder Nutzer mit etwas Excel-Erfahrung intuitiv bedienen kann. Damit entfallen aufwändige Schulungen und die Einbindung spezialisierter Fachkräfte aus der IT-Abteilung. Wichtig ist, dass die komfortable, hochflexible Art der Modellierung, die aus Excel bekannt ist, mit den Vorteilen einer datenbankbasierten Lösung verknüpft wird. Dazu zählen zum Beispiel eine In-Memory-Datenverdichtung, strenge Benutzerrechte, Mehrbenutzerfähigkeit oder Loggingfunktionen. Auch Benutzer, die Self-Service-BI erstmals verwenden, sollten nach kurzer Zeit bereits Ad-hoc-Analysen oder individuelle Berichte allein erstellen können – und das von überall und auf jedem Gerät.

Prevero
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Gemäß BARC sollte ein Tool für Self-Service-BI folgende Kriterien erfüllen:

• Eine dem jeweiligen Anwender-Know-how entsprechende einfache Nutzung der Software
• Die Bereitstellung rollenspezifischer Funktionen wie solche zur Veränderung und Neuerstellung von Berichten, zur Datenintegration sowie zur Anpassung von Datenmodellen
• Schnelle Antwortzeiten des Systems
• Ansprechendes Design der Nutzerschnittstelle und Oberflächen, basierend auf gewohnten Bedienkonzepten
• Suchoptionen für Inhalte, Berichte und Metadaten
• Einen IT-unabhängigen Zugriff auf verschiedene Datenquellen
• Auswahloptionen für die Visualisierung
• Einfache Mechanismen, mit denen sich Berichte und Analysen kommentieren lassen
• Die Möglichkeit, Berichte und möglichst auch Berichtsinhalte hinsichtlich ihrer Nutzungshäufigkeit und Verwendung überwachen zu können
• Die Verfügbarkeit beschreibender Daten