Von SAP S/4HANA bleibt auch die Steuerabteilung nicht unberührt. Bestehende Add-ons und Anpassungen für die indirekte Steuerermittlung können aus vorhergehenden SAP-Versionen nicht einfach übernommen werden. Jetzt gilt es zu entscheiden: Alles nativ neu aufsetzen oder eine Tax Engine für indirekte Steuern integrieren? Gastbeitrag von Roger Lindelauf.

Foto: iStock/gorodenkoff Je komplexer und umsatzträchtiger das internationale Geschäft ausgerichtet ist, umso aufwendiger ist die Umsatzsteuer-Ermittlung und deren Abbildung im SAP-System. Mit SAP S/4HANA transformieren Unternehmen ihre Finanzorganisation für durchgängig digitalisierte Prozesse – Standardisierung sowie ein hoher Automatisierungsgrad sind die Ziele. Dies erfordert eine ebensolche Umsatzsteuerfindung, verbunden mit einem modernen Management der indirekten Steuern. Da bestehende Funktionen aus SAP-Altsystemen nicht einfach in SAP S/4HANA kopiert werden können, ist zwischen zwei Alternativen abzuwägen: Neu-Programmierung der nötigen Steuerlogik nativ in SAP S/4HANA oder die Implementierung einer externen Tax Engine?

Native Steuerfunktionen oder integrierte Tax Engine

Grundsätzlich dienen Tax Engines als zentral integrierte Lösungen der automatisierten Umsatzsteuerfindung und können an unterschiedliche Transaktionssysteme angebunden werden. Die dafür nötigen weltweiten Steuerregeln hält der Tax Engine-Anbieter auf dem neuesten Stand.

Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einer Tax Engine wird bestimmt vom eigenen Geschäftsmodell, den Kapazitäten der IT- und Steuer-Teams sowie von künftigen Anforderungen gegenüber den Steuerbehörden. Pauschal gilt: Bis zu einer gehobenen mittelständischen Unternehmensgröße mit einer überschaubaren internationalen Ausrichtung sollten die Basisfunktionen in SAP S/4HANA verbunden mit Add-Ons und Anpassungen genügen.

Allerdings: Je komplexer und umsatzträchtiger das internationale Geschäft ausgerichtet ist, umso aufwendiger ist die Umsatzsteuer-Ermittlung und deren Abbildung im SAP-System – umso schneller rechnen sich die Lizenzkosten für eine Tax Engine im Vergleich zu nativen Steuerfunktionen. Hinzu kommen weitere Aspekte für eine ROI-Betrachtung:

• EU-Umsatzsteuerreform: Weltweit setzen viele Länder sowie auch die EU mit der Umsatzsteuerreform (VAT in the Digital Age, ViDA) auf verpflichtendes e-Invoicing und Echtzeit-Reporting. Damit sind Handelspartner gefordert, ihre Umsatzsteuer-Rechnungsdaten elektronisch in (nahezu) Echtzeit an die Steuerbehörden zu übermitteln. Korrekturen im Nachhinein sind nicht mehr möglich.
• Heterogene Systemlandschaften: Werden unterschiedliche Transaktionssysteme im Unternehmen betrieben, sind sie zumeist nicht nahtlos integriert. Dennoch müssen sie mit dem gleichen steuerlichen Regelwerk versorgt werden, was für die IT- und Steuerteams zusätzlichen Aufwand bedeutet.
• Änderungen von Steuerrichtlinien: Bei den weltweiten Umsatzsteuerregelungen gibt es beinahe täglich Änderungen, häufig kurzfristig und teilweise nur für einen expliziten Gültigkeitszeitraum. Dem kommen die Steuerteams in international ausgerichteten Unternehmen mit eigenen Steuerrecherchen kaum hinterher, gleiches gilt für die IT: Fehlt eine externe Tax Engine, müssen sie kontinuierlich die steuerlichen Änderungen in allen relevanten Systemen abbilden.
• USA-Geschäft: Unternehmen mit Geschäftstätigkeit in den USA setzen in der Regel eine Tax Engine ein, da ansonsten die Ermittlung der Sales & Use Tax in den über 10.000 Steuerbezirken nicht zu bewerkstelligen wäre. Der Einsatz derselben Tax Engine für indirekte Steuern in Europa oder Asien senkt die Kosten für die Ermittlung der globalen indirekten Steuern insgesamt.

Fazit

Indirekte Steuern – was faktisch alle geschäftlichen Transaktionen betrifft – bedeuten für Unternehmen eine komplexe technische und steuerrechtliche Herausforderung. So zeigt eine Studie von Vertex für die DACH-Region: Der Grund für die Schwierigkeiten ist ein Zusammenspiel aus vielen Faktoren: Fehlende Kompetenzen (41 Prozent) sowie mangelnde technologische Unterstützung (36 Prozent) und Datenqualität (35 Prozent) treffen auf ständige Änderungen der Steuervorschriften (33 Prozent) und unzureichende Digitalisierung im Unternehmen (33 Prozent). Es ist daher zu empfehlen, dass im Zuge einer SAP S/4HANA-Implementierung die IT- und die Finanz- bzw. Steuerabteilung gemeinsam analysieren, wie eine zukunftsorientierte und wirtschaftliche Lösung für die indirekte Steuerfindung gestaltet werden kann.

Der Autor Roger Lindelauf ist Director of Professional Services bei Vertex, einem Anbieter von Steuer-Compliance-Software und -Dienstleistungen.