Die Schweizer Inventar-Software Timly sorgt beim österreichischen Gebäudetechnikunternehmen Elin und dem Kühltechnik-Spezialisten Hauser aus Linz für Effizienzsteigerungen.

Foto: Timly Die Cloud-basierte Inventar-Software Timly kann dank ihres generischen Ansatzes in unterschiedlichsten Branchen eingesetzt werden. Der administrative Aufwand in modernen Unternehmen ist bekanntermaßen enorm. Zur üblichen Buchhaltung, Personal- und Auftragsverwaltung kommen noch eine Menge weitere Verpflichtungen, etwa Inventur oder Sicherheitsüberprüfungen für verwendete Geräte, Werkzeuge und Maschinen. Der nachhaltige Umgang mit Inventar aller Art spart nicht nur Geld, er ist in Zeiten knapper Rohstoffe und unkalkulierbarer Lieferzeiten nahezu alternativlos. Unterstützen können dabei softwarebasierte Helfer wie automatisierte Wartungsplaner.

Inventar im Zuge der Neuanschaffung digital zu erfassen, ist keine besondere Herausforderung. Alle Aspekte unterschiedlicher Assets, vom Bürostuhl über IT-Gerätschaften bis hin zur komplexen Baumaschine mit einer Software-Lösung zu inventarisieren, ist schon schwieriger. Spätestens, wenn dynamische Ereignisse wie Standorte, Verantwortliche und Prüftermine verwaltet werden sollen, dürften Excel & Co. an ihre Grenzen stoßen.

Funktionierende Abläufe in Unternehmen hängen an Details. Nicht verfügbare oder nicht einsatzbereite Geräte bringen Abläufe durcheinander. Das verursacht unnötige Kosten und die Planung gestaltet sich bedeutend schwieriger. Daher macht es in vielen Einsatzbereichen Sinn, Software zu verwenden. Eine digitale Inventarverwaltung dürfte in vielen Unternehmen das Potential für Effizienzsteigerungen bieten.

Foto: Timly Die Funktionen von Timly gehen über eine rein statische Inventarisierung hinaus. So sind beispielsweise ein Wartungsplaner und ein spezieller Inventurmodus integriert. Feedback aus der Praxis

Das österreichische Gebäudetechnikunternehmen Elin setzt seit diesem Jahr auf die Cloud-basierte Inventar-Software Timly. Erfasst wird im ersten Schritt der umfangreiche Fuhrpark (unter anderem Pkw, Lkw, Anhänger und Spezialmaschinen). Später planen die Verantwortlichen, auch die Werkzeuge des Montagepersonals zu inventarisieren. In einem ersten Feedback loben die Elin-Mitarbeiter Timly für die intuitive Handhabung. Als eines der Hauptvorteile nennen sie die bessere Nachvollziehbarkeit von Standorten der Fahrzeuge und Maschinen.

Effizienzsteigerung durch Digitalisierung

Die Lösung des Schweizer Start-ups ist für die Erfassung unterschiedlichster Arbeitsmittel geeignet. Die Funktionen gehen über eine rein statische Inventarisierung hinaus: So sind beispielsweise ein Wartungsplaner und ein spezieller Inventurmodus integriert.

Die Inventarverwaltung von Timly basiert auf zwei Säulen. Diese sind die zentrale, sichere Speicherung aller Daten in der Cloud und die Zugriffsmöglichkeit per Smartphone-App (via QR-Code-Scan). Egal ob im Büro, im Lager oder auf Baustellen, ein Zugriff auf den Datenbestand ist von überall aus möglich. Hierdurch lässt sich gewährleisten, dass Geräte vor Ort übergeben werden können und der hinterlegte Verantwortliche in Echtzeit geändert wird.

Der Wartungsplaner als Instrument für die Disposition

Für die Planung und Verwaltung stehen Filter- und Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. So können Disponenten im Wartungsplaner nachsehen, wann ein Gerät nicht zur Verfügung steht. Gerade für Unternehmen, die eine große Anzahl an unterschiedlichen Geräten und Maschinen haben, stellt der zentrale Wartungsplaner eine enorme Erleichterung dar. Die Einhaltung von Service-Terminen ist essenziell für deren Langlebigkeit. Gleichermaßen können verpasste Prüftermine zu unnötigen Schwierigkeiten führen. Steht beispielsweise ein E-Check im Büro an, so lassen sich die zu testenden Geräte per Knopfdruck im Wartungsplaner anzeigen.

Vielfältige Anwendungsfälle

Der generische Ansatz sorgt dafür, dass Timly in unterschiedlichen Branchen eingesetzt werden kann. Neben Elin gehört auch der Kühltechnik-Spezialist Hauser aus Linz zu den Timly-Anwendern. Hauser erfasst etwa 5.500 Objekte mit der Software, vor allem IT-Ressourcen, Werkzeuge und Geräte. In einem Kurzinterview meldeten Verantwortliche des Unternehmens, dass es bisher „keinerlei Probleme“ bei der Einführung gab. Mitarbeiter berichten von einer selbsterklärenden Handhabung der digitalen Inventarverwaltung. Das Unternehmen erhofft sich, reparaturanfälliges Inventar schneller identifizieren und das Wartungs- und Service Management automatisieren zu können.