Gastbeitrag von Christian Bamert, Digital Workplace Coach, Trivadis.

Foto: Trivadis Der Autor Christian Bamert ist Digital Workplace Coach beim IT-Dienstleister Trivadis Bei Investitionen in Digitalisierungsprojekte ist es mit der Einführung eines digitalen Produkts, Services oder Prozesses nicht getan. Zahlreiche Faktoren sind für den nachhaltigen Erfolg ausschlaggebend. Das gilt auch für die Einführung des Digital Workplace, kurz DWP. Der von überall und auf allen Endgeräten zugängliche digitale Arbeitsplatz vereint Informationen, Werkzeuge, Organisation auf einer Oberfläche. Mitarbeiter können damit effizienter, schneller sowie Abteilungs- und Standort-übergreifend zusammenarbeiten; dem Management wird die Kommunikation erleichtert.

Aus der Erfahrung von Trivadis mit DWP-Projekten lassen sich zehn Erfolgsfaktoren für die Einführung eines Digital Workplace ableiten, die neben den technologischen Voraussetzungen ebenso wichtig sind.

Foto: pixabay Der Digital Workplace kann Eckpfeiler einer umfassenden Transformationsstrategie sein 1. Der Digital Workplace muss Chefsache sein

Der Digital Workplace kann Eckpfeiler einer umfassenden Transformationsstrategie sein. Die Transformation muss aber aus dem Management unterstützt werden, damit sie von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Nur wenn auch den Mitarbeitern klar ist, dass es sich um ein strategisches Projekt handelt, das über alle Hierarchien hinweg Rückhalt findet, werden sie es auch mittragen.

2. Think Big, Start Small

Gemäß den Paradigmen des agilen Entwickelns sollte möglichst schnell ein Minimum Viable Product, also ein erster funktionsfähiger Prototyp mit minimalen Funktionsumfang, bereitgestellt werden. Daran lässt sich abschätzen, ob die tatsächlichen Möglichkeiten den erwarteten Chancen entsprechen. Außerdem lassen sich die kalkulierten Aufwände realistischer beurteilen. Ein MVP ist nicht nur für DWP-Projekte ein entscheidender Baustein in agil geführten Entwicklungsprojekten.

Foto: pixabay Ein Digital Workplace sieht für jedes Unternehmen anders aus 3. Eine gute Reiseplanung ist unerlässlich

Ein Digital Workplace sieht für jedes Unternehmen anders aus. Deshalb muss vor Beginn klar sein, in welche Richtung die Reise gehen und was alles mitgenommen werden soll. Ein umfangreicher Fragenkatalog, der vor der konkreten Planung beantwortet werden muss, leuchtet die vier wesentlichen Säulen aus: Budget, Strategie, Wissen und Kultur.

4. Kontinuierlich für Akzeptanz sorgen

Hinter dem sperrigen Begriff Business Adoption verbergen sich Aktivitäten, die dafür sorgen, dass der neue Digital Workplace im Tagesgeschäft auch von den Mitarbeitern angenommen wird. Dafür sorgen unter anderem: User-Experience, Change-Management, Training, Governance, Requirements-Engineering. Aus Mitarbeitersicht lassen sich dabei die vier Phasen Finding, Boarding, Travel, Enjoy unterscheiden, bis der Digital Workplace nicht nur zum gewohnten, sondern auch zum beliebten und damit effizienten Werkzeug geworden ist.

5. Governance als Hilfestellung und Leitplanken

Ein hinterlegtes Regelwerk sorgt dafür, dass bei der Arbeit mit dem Digital Workplace alle geforderten Vorschriften und Regeln eingehalten werden. Das gilt von internen Richtlinien, etwa zur Dateiablage und Archivierung, bis hin zur Sicherstellung, dass die DSGVO eingehalten wird. Für den Mitarbeiter soll die Konformität mit den Regeln einfach sein, er darf sie nicht als Verbote empfinden. Für die Unternehmensführung lässt sich durch Audits die Einhaltung der Regeln dokumentieren und nachweisen.

6. Der Digital Workplace als Kommunikationszentrale

Das Internet als Informationsquelle ist heutzutage omnipräsent. Noch besser ist es, wenn man regelmäßig benötigte Informationsquellen nicht extra im Browser aufsuchen muss, sondern aktuelle Nachrichten direkt angezeigt werden. Der DWP lässt sich von jedem Mitarbeiter mit Feeds aus den wichtigen Social Networks ergänzen. Informationen von Webseiten, die per RSS angeboten werden, lassen sich einfach einbinden. Auch interne Informationsquellen können angezeigt werden. Dabei kann das Unternehmen entscheiden, ob es Feeds festlegt, die obligatorisch angezeigt werden. Das zeitintensive Ansurfen von Informationen in Intranets oder auf externen Webseiten kann damit reduziert werden.

7. Spielerisch zum Erfolg des DWP

Unter dem Stichwort „Gamification“ lässt sich der DWP mit spielerischen Elementen, bekannt aus Online-Spielen, ergänzen. Damit wird die Motivation der Mitarbeiter, den DWP zu nutzen, erhöht. Mit Punkten wird belohnt, wer sich aktiv im DWP engagiert, beispielsweise Diskussionen fortführt oder Vorschläge bzw. Dokumente kommentiert. Um Mitarbeiter anzuregen, spezifische „Aufgaben“ zu erfüllen, können die Spiele Bot-gesteuert werden. „Belohnungen“ gibt es etwa auch für ein vollständig ausgefülltes Profil.

8. Attraktiv für die junge Generation

Nicht zu unterschätzen ist die Bedeutung eines DWP für die junge Generation. Arbeitskräfte, die mit der unbegrenzten Verfügbarkeit des Internet groß geworden sind, erwarten beim Arbeitgeber eine entsprechende Arbeitsumgebung. Zu den Konzepten der New Work gehören flexible Arbeitszeiten- und Orte. Mit einem DWP ist der gewohnte und benötigte Arbeitsplatz überall und auf jedem Endgerät verfügbar, Sicherheit eingeschlossen. Langweilige Büroumgebungen gehören der Vergangenheit an, mit dem DWP wird das Konzept auf den Computerarbeitsplatz übertragen.

9. Alles an einem Platz

Der DWP ersetzt nicht nur die Desktop-Oberfläche, er sorgt darüber hinaus auch für die Unterstützung vieler weiterer Prozesse, die über das digitale Endgerät angestoßen werden. Damit wird der DWP zum zentralen Tool für die Mitarbeiter, was seine Akzeptanz weiter steigert. Unified-Messaging-Systeme lassen sich ergänzen, so dass E-Mail, Chat und Telefonie direkt aus dem DWP gestartet werden können. Wenn die entsprechenden Voraussetzungen geschaffen werden, lässt sich auch eine Enterprise Search integrieren. Der Zugang zu Applikationen, die nicht im DWP integriert werden können, lässt sich über Single-Sign-On-Prozesse vom DWP aus einfach gestalten.

10. Support und Weiterentwicklung sicherstellen

Nur wenn es ein Gremium gibt, das nicht nur die Einführung, sondern auch die Weiterentwicklung des DWP vorantreibt, wird der DWP zum Erfolgsmodell. Mitarbeiter müssen Ansprechpartner erhalten, die ihnen bei der individuellen Einrichtung und täglichen Anforderungen des DWP zur Seite stehen. Prozesse müssen laufend optimiert werden und der DWP muss gemäß Mitarbeiterfeedback angepasst werden. Der Digital Workplace unterliegt damit auch, wie alle anderen digitalen Prozesse, einem stetigen Wandel; nur wenn der Wandel mitgegangen wird, kann auch der DWP nachhaltig erfolgreich sein.

Nähere Informationen unter https://www.trivadis.com/de/digital-workplace