Victorinox integriert Dokumenten- und Zoll-Management für papierlose Prozesse.

Foto: Victorinox Victorinox setzt auf Software von Kendox und SISA Die verbindliche Einführung der elektronischen Veranlagungsverfügung (eVV) Import ab März 2018 ist eine Herausforderung für international tätige Unternehmen wie das Schweizer Familienunternehmen Victorinox. Denn das neue Regelwerk sieht unter anderem elektronische Zolldokumente vor, weswegen alle importierenden Unternehmen mit eigenem Zollkonto endgültig von papierbasierten auf digitale Abläufe umstellen müssen. Für Victorinox war dies der Anlass, mit Unterstützung des DMS-Spezialisten Kendox und des Softwarehauses SISA ein integriertes Dokumenten- und Zoll-Management aufzubauen.

Ziel für Victorinox war es, im Rahmen eines übergreifenden Enterprise Content Managements alle Abläufe durchgängig zu digitalisieren. Teil davon war die Einführung einer einheitlichen Archiv-/DMS-Plattform, basierend auf Kendox InfoShare inklusive der Anbindung an das Comarch ERP-System. Dabei sollten zunächst kunden- bzw. lieferantenbezogene Dokumente rechtskonform archiviert werden, um so die Verkaufs- und Beschaffungsprozesse optimal zu unterstützen. Zudem sollten auch die Belege aus dem elektronischen Zollkontomanagement archiviert und gleichzeitig den jeweiligen Geschäftsfällen zugeordnet werden.

ERP-Integration.

InfoShare unterstützt Abläufe für die Ablage von Dokumenten, welche im DMS-System auch unter Compliance-Gesichtspunkten archiviert und mit bestehenden Geschäftsprozessen integriert werden können. Diverse im ERP und anderen Quellen erzeugten Dokumente werden an InfoShare übergeben und dort abgelegt. Die unterschiedlichen Belege werden dann automatisch einer Kunden- oder Lieferantenakte zugewiesen. Somit stehen dem Sachbearbeiter die Dokumente je nach Geschäftsprozess und Anwendungsfall jeder Zeit über die Client-Anwendung oder die webbasierte Oberfläche zur Verfügung. Die rechtskonforme Ablage bleibt dabei gewährleistet.

Benutzerfreundlich und schnell eingeführt.

Die Benutzerfreundlichkeit war für Victorinox ein wichtiger Faktor. Die Mitarbeiter sollten im täglichen Umgang mit dem System nicht nur effizient, sondern vor allem auch gerne arbeiten. Die internen Stellen, welche InfoShare betreuen, können aber auch eigenständig Anpassungen vornehmen, was eine gewisse Unabhängigkeit garantiert. Die Anforderungen von Victorinox an die Rollendefinition und Berechtigungen waren komplexer als herkömmlich und stellten daher eine Herausforderung an die Berechtigungssteuerung dar. Mit einem Zusatz-Layer konnte Kendox diese Vorgaben jedoch abbilden. „Die Standardlösung ist ausgesprochen flexibel, somit konnten unsere Anforderungen von Kendox schnell umgesetzt werden“, sagt Thomas Meier, Projektmanager PPM. „Von der Entscheidung für Kendox bis zur Übernahme der ersten Dokumente aus diversen Systemen in InfoShare vergingen lediglich zwei bis drei Monate, was für ein Projekt in dieser Größe erstaunlich kurz ist.“

Optimale Zollabwicklung.

In Sachen Zollmanagement entschied sich Victorinox für die Softwarelösung von SISA, einem Partner von Kendox. Die modularen Applikationen ermöglichen es, insbesondere die Geschäftsprozesse international tätiger Firmen zu optimieren. Neben einer Integration mit InfoShare verfügt die Lösung ebenfalls über eine Schnittstelle zu Comarch und konnte so vollständig in die Unternehmensabläufe integriert werden. Zudem erfüllt die Cloud-Lösung die regulatorischen Aspekte wie die verbindliche Einführung der elektronischen Veranlagungsverfügung (eVV) Import.

Die Zolldokumente werden nun von SISA über das jeweilige Zollkonto abgeholt und von der entsprechenden internen Stelle geprüft. Danach werden die Dokumente automatisch in InfoShare abgelegt. Alle Informationen sind jetzt tagesaktuell im System und auch im Archiv wiederzufinden. Die digitalen Zolldaten erlauben zudem einfache und schnelle Auswertungen in Echtzeit.