Gastbeitrag: Über die Herausforderungen einer zuverlässigen Tape-Archivierung berichtet Christian Prella

Unternehmensdaten auf Magnetbändern zu archivieren, bedeutet mehr, als sie einfach nur per Backup-Lösung zu sichern und dann ins Archiv zu legen. Dies zeigen zahlreiche Unternehmensbeispiele, bei denen entweder auf archivierte Daten im Bedarfsfall nicht mehr zugegriffen werden konnte oder sie nach der Entsorgung aufgrund unzureichender Datenlöschung in die falschen Hände gelangt sind.
Egal ob es nun um Verträge, Kundendaten oder Fertigungs- und Konstruktionspläne geht – Unternehmensdaten besitzen eine deutlich längere Halbwertszeit als die kurzlebigen IT-Systeme, auf denen sie abgespeichert sind. Berücksichtigt man darüber hinaus noch die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, ist es kein Wunder, dass Unternehmen für ihre Datenarchivierung eine zuverlässige und sichere Lösung suchen. Über Jahrzehnte hinweg hat sich hierbei die Tape-Archivierung als Mittel der Wahl bewährt. Doch hier lauern für Unternehmen einige Herausforderungen und Stolperfallen, die es zu beachten gilt.

Archivieren statt speichern.

Die wichtigste Grundregel bei der Datenarchivierung lautet: Daten dürfen nicht einfach nur abgespeichert werden, sondern müssen langfristig so erhalten werden, dass bei Bedarf darauf zugegriffen werden kann. Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren und mehr stellen Unternehmen hierbei immer wieder vor Probleme, wie Beispiele aus dem Arbeitsalltag von Kroll Ontrack zeigen. So verlangte beispielsweise die Wirtschaftsprüfung von einer Bank die Vorlage von 35.000 Buchungssätzen aus den 1980er Jahren. Da diese Bank ihre Archivierungspflichten sehr ernst nimmt, lagen die Daten zwar auf Tape-Medien vor, allerdings war die passende Hard- und Software schon seit Jahren nicht mehr einsatzfähig.
In einem anderen Unternehmen ordnete die Innenrevision die Wiederherstellung aller Lotus Notes-Postfächer aus einem AS/400-System an. Allerdings existierte die damals eingesetzte Hardware im Unternehmen mittlerweile nicht mehr – somit fehlte die Möglichkeit, die benötigten Daten auszulesen. Glücklicherweise konnten in beiden Fällen die archivierten Daten im Labor von Kroll Ontrack wiederhergestellt und auf aktuelle Medienformate migriert werden.

Archivierung – aber sicher.

Zum sicheren Management von Langzeitarchiven gehört jedoch weit mehr als die regelmäßige Umwandlung auf aktuelle Formate. So müssen die Daten vor der Archivierung klassifiziert werden, damit die Verantwortlichen festlegen können, welche Daten wie lange aufbewahrt werden müssen. So gilt für kaufmännische Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Diese Zeit wird normalerweise mit der Lebenszeit eines Archivsystems abgedeckt. Fraglicher wird dies schon bei Finanzunterlagen, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Dokumente mit längeren Fristen oder Dauerwert, wie z.B. Forschungsunterlagen, Konstruktionspläne oder Rechtsurteile erfordern hingegen besondere Vorkehrungen für die Archivierung.
Außerdem müssen IT-Verantwortliche sich immer wieder bewusst machen, dass Systeme versagen können – egal ob nun wegen menschlicher oder technischer Fehler. Wer sich blind auf das Archivsystem verlässt, riskiert den Verlust unternehmenswichtiger Daten. Daher sollten die zuständigen Mitarbeiter nicht nur auf die automatische Erkennung von Schreibfehlern beim Archivieren vertrauen, sondern die ins Archivsystem kopierten Daten zumindest stichprobenartig auf Lesbarkeit überprüfen.

Auch Löschen will gelernt sein.

Werden Backup-Tapes nicht mehr benötigt, stellt sich die Frage der richtigen und vor allem zuverlässigen Löschung. Denn oftmals sind die auf den Bändern enthaltenen Daten unternehmenskritisch oder zumindest vertraulich. Daher sollten Unternehmen bei der Entsorgung immer auf Nummer Sicher gehen und die Speichermedien per Degausser entmagnetisieren. Bei dieser Methode werden mit einem leistungsstarken Elektromagneten alle Magnetstrukturen auf dem Tape zerstört. Nur so sind die darauf enthaltenen Daten tatsächlich unwiderruflich vernichtet.
Es zeigt sich also, dass zu einer sicheren und zuverlässigen Tape-Archivierung mehr gehört, als die Daten nur auf Band abzuspeichern. Verantwortliche müssen immer Aufbewahrungsfristen und mögliche Löschungen berücksichtigen. Außerdem erfordert auch die Archivierung wie alle Unternehmensprozesse klare Verantwortlichkeiten und eine aktive Steuerung.
Der Autor Christian Prella ist Key Account Manager bei Kroll Ontrack